機關事業單位文書檔案管理效率的提高分析

葉秀霞

摘 要：眾所周知，文書檔案的管理是機關事業單位檔案管理工作中十分重要的一個環節，機關事業單位的文書檔案記錄了機關事業單位的整個發展歷程，對機關事業單位的未來發展有著十分重要的作用，然而，到目前為止，我國大部分的機關事業單位并沒有對自身文書檔案管理工作予以足夠的重視，在文書檔案的管理力度上也較為松散，由此可見，尋找一種高效的機關事業單位文書檔案管理的方法已迫在眉睫。

關鍵詞：機關事業單位；文書檔案；管理；效率提高；分析

隨著科學技術的飛速發展，我國綜合國力顯著提升，很多機關事業型單位也如雨后春筍般紛紛成立。文書檔案管理工作是機關事業單位檔案管理體系的重要組成成分，由于目前我國絕大多數機關事業單位對內部的文檔管理工作較為松散，這一現象極為限制了機關事業型單位的未來發展，為了盡可能拓寬機關事業型單位的未來發展道路，本位作者以目前我國機關事業型單位文書檔案管理工作的現狀為研究基礎，探究了提高機關事業單位文書檔案管理的方法，旨在為我國機關事業單位的文書檔案管理工作提供相應的理論依據。

1 文書檔案概述

文書檔案是企業單位（機關事業單位）以及機關團體在進行相關的行政管理活動的過程中產生的，究其本質是由文書轉化而形成的檔案，是一種對這種轉化檔案的慣用稱呼[1]。文書檔案的涵蓋范圍十分廣泛，有：請示、決議、信件、通知、公告、記錄、總結以及命令等多種形式。在機關事業單位中，其文檔管理則是指將形成的具體活動，以及需要處理歸檔的文書，按照某一特定的要求及規則，利用各種科學方法，系統地對其進行分類和排列，然后標明保管年限、并對其進行組卷等操作。

2 我國機關事業單位文書檔案管理中顯存問題

2.1 對文書檔案管理工作的認識程度不足

到目前為止，我國大多數機關事業單位都沒與對內部的文書檔案管理工作予以足夠的重視，沒有建立起專門的文書檔案管理部門。在日常的文書檔案管理工作中，通常是由技術部、工程部以及財務部等部門自我進行檔案管理。這些相關的文書檔案管理人員缺乏專業的管理知識，而且由于身兼數職，不但不能很好的完成部門內部的文書檔案管理工作，還可能會對自身的主職工作造成不小的影響[2]。除此之外，這部分檔案管理人員普遍存在著管理責任感差，管理意識不強的問題，這就使得在文書檔案的管理工作停止不前，一直停留在初級階段，導致機關事業單位文書檔案管理工作效率低下，這對機關事業單位的未來發展十分不利。

2.2 文書檔案管理觀念過于落后

從根本上講，文書檔案管理工作絕不是普通的歸類整理，機關事業單位的文書檔案管理指的是在某一特定的規章和要求下，對相關文書進行分類、整合、編目、入庫等工序，以為后期的資料查詢和信息提取等工作提供便利的過程。在文書檔案管理的前期，對相關文書的整理工作是十分復雜且枯燥的，由于需要處理的數據的龐大性，所以在處理的過程中一定要嚴格遵守相關的要求和標準，充分利用各種科學方法，對整體工作進行系統的設計，從而保證后續工作的正常展開。與此同時，由于很多機關事業單位的文書檔案管理中都存在著一定的輕視問題，所以文書檔案的大部分價值還沒有被發掘出來，這需要相關管理人員的不斷努力。

2.3 文書檔案管理的電子化程度過低

到目前為止，我國絕大數機關事業單位的文書檔案管理工作還停留在初級階段，文書檔案管理的電子化程度比較低，這就使得文書檔案的收集、整理等工作更為復雜、繁瑣，在無形中也增加了相關文書檔案管理人員的工作負擔。在以互聯網為基礎的高新技術快速發展的當今社會，計算機等高新技術已被應用到越來越多的領域，過低程度的電子化管理不但會對機關事業單位的未來發展造成嚴重阻礙，而且還會阻礙文書檔案全部價值的充分發揮。

3 提高我國機關事業單位文書檔案管理效率的建議

3.1 努力提升全體工作人員的檔案管理意識

眾所周知，文書檔案是機關事業單位檔案管理中十分重要的一個環節，文書檔案記錄了機關事業單位的整個發展歷程，對機關事業單位的未來發展有著十分重要的意義。為了盡可能拓寬機關事業單位的發展道路，機關事業單位不但應該努力增大宣傳力度，強調文書檔案管理工作的重要性，提高全體工作人員的檔案管理意識，而且還應該將文書檔案管理工作納入年終考核當中，使文書檔案管理工作落到實處，形成明確的責任機制，控制整個檔案管理局面，從而推進單位更好、更快發展[3]。

3.2 努力增強文書檔案的集中管理

由于當前我國機關事業單位的文書檔案管理十分松散，所以必須在單位內部建立健全完善的文書檔案管理機制，并招收高素質的管理人才，組建專門的文書檔案管理部門，從而對文書檔案進行統一化、系統化的管理。與此同時，機關事業單位內的各個部門，要以自身的實際情況出發，建立起適宜的分類制度，將各種文書檔案分類整理，提高文書檔案的管理效率。除此之外，各單位內的各個部門（除特殊部門和特殊崗位外），應該將本部門的全部檔案都送到相關的檔案室進行統一管理，絕不允許個人、科室私自保留部門檔案。同時，不但應該加強對紙質檔案的收集、保護力度，而且還應該加強對視頻、音頻等的收集力度，規范文書檔案的管理標準，不斷改進文書檔案的管理方法，盡一切可能提升文書檔案的管理效率。

3.3 推進機關事業單位文書檔案管理的信息化建設

隨著以互聯網為基礎的高新技術的飛速發展，社會發展的信息化水平也越來越高，信息全球化已成為世界發展的又一主題。為了順應時代發展，在日益積累的市場經濟中占有一席之地，機關事業單位一定要充分理解時代發展的主題，抓住機遇，建立健全信息化的文書檔案管理體系。在現階段，由于我國的文書檔案管理普遍落后，正處于一種標準不健全、管理力度不夠、管理人員素質水平低下的狀態，所以我國機關事業單位的文書檔案管理也不受重視，管理水平普遍較低。面對這一情況，相關的機關事業單位一定要正視自身問題，根據自身發展特點及發展實情，合理地將計算機等高新管理技術引入到日常的文書檔案管理工作當中，分析各管理極端可能實現的信息化程度，推進文書檔案管理信息化進一步落實。總而言之，文書檔案信息化建設是一個長遠的建設過程，也是一個系統的過程，通過建立健全信息化的文書檔案管理系統，機關事業單位可以顯著提升全體員工的檔案管理意識，增強全體員工的工作責任感，然后通過電子化處理，最終實現檔案信息的共享化，充分發揮文書檔案的潛在價值。

3.4 優化文書檔案的整理環節

在文書檔案的管理過程中，所謂的檔案收集絕不是埋頭苦干就可以實現的。如果相關的檔案管理部門只是一味地埋頭苦干，不注重與其他部門之間的合作，那么文書檔案的管理工作將很難展開。為了盡可能提高機關事業單位文書檔案的管理效率，調動一切有利因素，提升單位的經濟效益，相關的檔案管理部門就必須和其他部門保持緊密的聯系，與其他部門協同工作，共同做好單位的文書檔案管理工作。

4 結語

綜上所述，隨著社會的快速發展，我國經濟水平也到極大提升，各種科學技術的應用也越來越廣泛，在科學技術不斷更新、進步的同時，我國機關事業的單位的文書檔案的管理工作迎來了前所未有的機遇和挑戰。基于此，相關的機關事業單位文書檔案管理人員必須要從公司的實際情況出發，立足于根本，以實事求是為宗旨，努力提升自身對文書檔案管理工作的認識，全面建立信息化的文書檔案管理工作，調動一切因素提升文書檔案管理工作的效率，只有這樣，才可能充分發揮出文書檔案在機關事業單位中的作用，從而為機關事業單位創造更大的效益。

參考文獻

[1]吳韞.淺析機關事業單位文書檔案管理及發展趨勢[J].辦公室業務，2014，（21）：90-91.

[2]陳美珍.基于新形勢下機關事業單位文書檔案管理工作研究[J].城建檔案，2015，（04）：66-68.

[3]張聰.試論文書檔案管理中存在的問題及對策[J].現代交際，2015，（07）：109.endprint