流動人員人事檔案數字化加工技術

袁園

摘 要：隨著社會主義市場經濟的發展，我國人口流動量越來越大，這使公共就業和人才服務機構人事檔案管理難度增大。為了提高流動人員人事檔案數字化管理，本文對流動人員人事檔案數字化加工技術的研究，以本人所在的公共就業和人才服務機構為例，從目前流動人員檔案管理呈現的現狀入手，進一步提出優化流動人員人事檔案數字信息化管理對策，為公共就業和人才服務機構檔案數字化管理提供一定的幫助，對服務流動人員與城市發展具有重要的現實意義。

關鍵詞：流動人員人事檔案；檔案管理；數字化

《檔學詞典》對人事檔案的解釋為：人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞資關系等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位整理、集中保存。主要有干部檔案、工人檔案、學生檔案三種。1996年，隨著流動人員異軍突起，國家中組部、人事部根據這一情況頒布了《流動人員人事檔案暫行條例》，并對流動人員的概念作出了明確的規定。隨著網絡信息技術的發展，流動人員人事檔案管理打破傳統的人工管理，開始向數字化、信息化、電子化檔案管理階段轉變。由于流動人員人事檔案可反映流動人員參與社會的真實情況，但如今，城市流動人員數量的增加，利用流動人員人事檔案依法維護自身的權益人員相應增多，這就需要我們有效解決流動人員人事檔案管理，完善其數字化加工技術，從而加強流動人員人事檔案管理建設，進而提高管理水平。

1 流動人員人事檔案管理呈現的現狀

（一）管理體機制落后

人社部[2014]90號文件規定：健全流動人員人事檔案管理體制。流動人員人事檔案管理實行集中統一、歸口管理的管理體制，主管部門政府人力資源社會保障部門，接受同級黨委組織部門的監督和指導。流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案。嚴禁個人保管本人或他人檔案。跨地區流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現工作單位所在地的公共就業和人才服務機構管理。但根據相關的調查，流動人員人事檔案管理體制仍然存在不少問題。一是多頭管理嚴重。由于歷史和體制的原因，現在很多部門都在公開或私下管理人事檔案。二是管理內容和方式陳舊。人事檔案管理主要針對人事檔案內容和材料的管理。在傳統的人事檔案中材料包括履歷、自傳、鑒定考核材料、學歷、黨團材料、政審材料、就業等材料。但隨著時代的發展，檔案材料的收集并不那么及時、規范和完整，檔案內的這些材料遠遠不能反映個人發展經歷，也不能滿足企業對人才的評判。三是管理對象長期處于被動狀態。在計劃經濟時代，人事檔案對個人保密，絕大多數人一輩子都無法看到檔案內容。信息不對稱對個人來說極為不利。

（二）硬件與軟件不達標

現階段，省市級人力資源公共服務中介機構已基本具備人事檔案數字化管理，但大多數區縣（市）級的公共就業和人才服務機構，缺乏數字化檔案管理設備，流動人員人事檔案管理不規范，一些公共就業和人才服務機構沒有對應的防潮、防盜等管理對策，甚至有些服務中心檔案室存在堆積物的現象，使流動人員人事檔案數字化管理與現實使用嚴重脫節。

（三）數字化管理標準缺乏

俗話說“沒有規矩不成方圓”，這句話應用到數字化管理中就是標準，標準是對重復性事物和概念所做的統一規定。在信息化社會，數字化管理的標準是實現互聯互通，資源共享、業務協同的基石。由于信息化管理人事檔案的手段并未完全普及，對于流動人員人事檔案檢索，目前處于手工檢索階段，還沒有全部實現自動化檢索，這在一定程度上增加了管理人員的檔案查閱工作量，影響了流動人員人事檔案信息系統檢索的準確率與速度，大大降低了流動人員人事檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于在各個單位所儲存的信息不一，這給人事檔案管理人員在信息錄入時，帶來不必要的困擾與麻煩。另外，有些公共就業和人才服務機構雖然有自身的人事檔案信息管理系統，但是低運行速度，無法滿足新時期流動人員人事檔案管理。

（四）檔案管理人員綜合素質問題

人社部[2014]90號通知要求公共就業和人才服務機構要加強流動人員人事檔案管理服務人員隊伍建設，選配政治可靠、作風正派、責任心強、業務素質好的中共黨員從事檔案管理工作。但大部分的公共就業和人才服務機構對人事檔案管理人員缺乏業務培訓，很多員工沒有經過培訓直接上任的情況也不乏存在。

2 流動人員人事檔案數字化管理對策

人事檔案數字化管理是指對人事檔案應用系統的管理，包括電子檔案轉換系統、人事檔案管理信息系統、數據庫系統、安全保障系統等。

（一）確立人事檔案數字化管理的建設模式。樹立全國一盤棋的思想，從全國數字化管理思路出發。加強各級人事檔案公共就業好人才服務機構的信息互通互動，處理好局部和整體之間的數據聯系，防止各自為政的局面。

（二）創建數字化檔案管理信息系統

隨著網絡信息技術的發展，社會各方面對數字化技術的應用，使流動人員人事檔案管理提供了條件。對于加強流動人員人事檔案數字化信息管理，其牽涉的內容比較多，因此，這就需要相關服務機構，根據市場人員流動的實際情況，結合自身管理優勢，創建數字化檔案管理信息系統，堅持“標準開放、安全可靠”的原則，檔案數字化的目的是實現信息資源的共享，而共享是以標準化為前提的，在開放式的網絡體系中建立標準化。

（三）提高檔案管理效率

1、提升檔案管理能力

對于數字化檔案管理信息，我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，以此升級檔案管理進系統。另外通過增加系統內部的儲存量，充分發揮其優勢，從而提高流動人員人事單位電子信息化檔案管理的質量和效率。另外，還可以通過增加系統內部的儲存量，從而對流動人員人事資源的信息補充創造空間。

2、強化檔案管理的可靠性

對檔案管理的可靠性強化，這需要嚴格要求數字化流動人員人事檔案系統的設計，依據嚴格的標準，這增強了數字化流動人員人事檔案系統管理效率。另外，加強保護數字化流動人員人事檔案信息級別，這對流動人員人事檔案相關使用者提供了方便，而保障系統功能，可使流動人員數字化檔案管理信息數據更加安全。

3、檔案管理使用性能提升

流動人員人事檔案數字化管理，需選擇使用光纖磁盤的陣列產品，這對系統性能的維護具有優勢，可以使系統呈現開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，從而使流動人員人事檔案信息具有更強大的發揮空間，這有利于人事資源的高效利用。

（四）提升人才隊伍的建設

歷史和現實證明，人員是技術的掌握者和運用者。流動人員人事檔案數字化管理，除了設備更新與系統升級，還需要不斷提升人才隊伍的建設，這對檔案管理工作的質量具有一定的影響。首先，采用多元化的管理方式，提升流動人員人事檔案管理人員的綜合素質。通過加強老員工學習流動人員人事檔案管理內容，提升他們的工作技能。

3 結束語

綜上所述，本文對流動人員人事檔案數字化加工技術的研究，了解了流動人員人事檔案管理呈現的問題，對流動人員人事檔案數字化管理，提出了提高管理人員的保密與管理意識、創建電子信息化的數字檔案管理系統、提高電子信息化的管理效率及提升人事檔案管理人員的素質的對策，為公共就業和人才服務機構檔案數字化管理提供幫助，這對服務流動人員與城市發展具有重要的現實意義。

參考文獻

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