檔案管理的安全保密及信息化檔案管理研究

孟莉

摘 要：在網絡時代，信息具有很高的價值，可以轉化為資產，甚至在某些產業中信息可以作為唯一的產品和資產，所以信息安全也成為重中之重，檔案信息也不例外。我們目前所采取的各種防范措施，還無法從根本上解決檔案信息的安全問題。因此，如何保證檔案信息傳播安全也就成為我們當前面臨的新的信息倫理難題。基于此，本文就加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理進行了系統闡述和分析，并提出了一些保證檔案管理安全性的的有效措施。

關鍵詞：檔案管理；安全保密；信息化

檔案信息在流動傳播過程中，由于網絡的不安全性及信息系統自身的漏洞，給黑客的人侵、病毒傳染、信息的非法竊取等提供了可乘之機，使得網絡檔案信息安全睦極端脆弱，也給國家安全和人民的利益帶來了極大的損失。檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術、計算機技術以及網絡技術，其主要是以檔案資源為對象，以管理檔案的有關理論為指導，依托管理，結合國家檔案管理以及信息社部門的相關要求，而展開的收集、整理、開發、保管以及利用檔案的工作。

1 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

1.1 管理技術、人才缺乏

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術缺乏，專業信息技術人才缺乏，管理經驗以及管理意識缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關的信息技術以及管理知識，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現了各種各樣的問題。同時由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應用和推廣，加之相關管理工作缺乏一定的統一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規范性的標準，使得檔案管理行業的發展也面臨較大的挑戰。同時在實現信息化檔案管理的過程中，信息技術以及管理知識的相對缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進大量的檔案管理專業人才，同時不斷增加專業信息技術人才，才能促使信息化檔案管理能夠達到較高的水平。

1.2 檔案管理性質理解不正確

檔案管理工作不僅僅是簡單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時它也是領導考察工作的重要憑證和制定決策的基礎依據，甚至還是基礎設施建設以及科學研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領域中，相應的管理人才非常少，主要原因有兩點：一是針對檔案管理的工作內容，很多人的理解都不正確，這就使得開發和利用檔案資源方面出現了一定的缺陷。二是針對檔案管理工作的性質，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務，且對象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業務等不斷在拓寬，且檔案保密、開發、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。

1.3 信息化檔案管理理念缺乏

目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術落后、管理模式陳舊，未能順應時代發展，采用先進的信息技術以及網絡技術管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國內各大行業，如銷售、設計、餐飲，甚至是快遞行業，都逐漸應用到了信息化技術，但是在檔案管理領域中，信息化發展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進，則需要相關工作人員堅持不懈地進行建設，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。

2 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

2.1 增強管理人員的專業素質

針對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關部門需要采取一定的措施，不斷增強管理人員的綜合素質以及專業素質，即組織其進行定期的管理技術教育和培訓，不斷增強其檔案管理責任意識，使管理人員能夠形成一個具有嚴明紀律的工作隊伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務。而在對管理人員開展教育培訓的過程中，需要不斷增強其檔案管理安全保密意識，并對信息化檔案管理加強建設，同時根據我國檔案管理的相關規定，制定出嚴格的檔案管理安全保密制度，并對安全保密人員加強實踐和教育，從而增強其應用水平，以便達到信息化檔案管理的基本要求。

2.2 樹立信息化檔案管理意識

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機構、工作人員以及相關機構需要對該項工作的發展前景進行明確，并且要對檔案管理工作的具體性質進行正確的認識和解讀，特別是針對檔案管理的安全保密工作，必須對管理人員加強安全保密意識的培養，避免不法分子通過各種途徑對檔案信息進行非法竊取，從而避免給社會帶來嚴重的經濟損失。同時在加快建設信息化檔案管理的過程中，還需要科學地規劃檔案信息管理工作，增強檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應有的價值。例如企業在對檔案信息管理進行推進的過程中，不能對信息技術人才進行大量的招攬，同時也不能招攬一些不具備檔案信息管理經驗和技術的人才，因為這些人才往往缺乏相應的檔案管理素質，而已經招攬的人才，則必須對其進行集中培訓和教育，不斷增強其信息化檔案管理的意識，增強其檔案管理安全保密意識。

2.3 加快實現信息化檔案管理

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，相關的管理結構必須具有較為長遠的發展目光，且對于檔案管理行業的競爭規律以及發展趨勢具有較為清晰的認識。同時既要加強研究檔案管理安全保密的技術性，也要對傳統檔案管理制度以及技術進行不斷的創新和改革，以確保檔案管理的絕對保密性。同時要將檔案管理信息軟件與檔案管理的實際內容進行有效的匹配，不斷增強信息化檔案管理的效率。另外要將信息化檔案管理工作進行有效的落實，不斷制定出先進的檔案管理信息化制度，以便快速推進我國檔案管理事業發展的進程。例如，由于當前信息化檔案管理的相關軟件相對較少，因此在實現檔案管理信息化的過程中，其面臨著較大的阻礙。因此必須對信息化檔案管理的標準加以明確，以確保真正意義上實現信息化的檔案管理。

3 結語

伴隨檔案信息化的深入發展，特別是檔案信息向網絡環境的遷移，檔案信息的組織管理、公布、傳遞、開發利用等活動正在進行著一場迅速而深刻的革命，由此也帶來了諸如信息安全、侵權與犯罪、新型的信息倫理等問題。如何保障信息化尤其是電子政務快速發展背景下的檔案信息活動，引導人們正確利用現代檔案技術、規范檔案信息傳播中的倫理性行為已成為當前檔案界必須面對的問題。管理人員要樹立全心全意為人民服務的思想，正確處理好檔案保密與利用的關系，不怕細瑣麻煩，要嘴勤、眼勤、手勤，既使利用者及時查考，又能妥善保管檔案，使歷史的檔案成為活的資料，準確完整地直接為經濟建設和社會各項事業服務。這樣既可以充分檔案在經濟建設中的時效作用，又可以發揮其在社會主義現代化建設中的歷史憑證作用，為國家積累寶貴的文化財富。

參考文獻

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