大數據時代檔案管理模式的轉換與創新

倪小勤

摘 要：隨著社會的飛速發展和信息技術的不斷進步，我國已經進入了大數據時代。大數據時代的到來對人們的生活方式與管理模式都產生了巨大的沖擊。同樣，在檔案管理方面，大數據時代的到來也對其管理方式及管理效率的提升提出了創新性的路徑，本文筆者主要從檔案管理模式的轉換入手，簡要分析在大數據時代浪潮的沖擊下，檔案管理機制提升效率的創新性方法。

關鍵字：大數據時代；檔案管理模式；變革；轉換；創新

繼云計算、云存儲、物聯網等新型技術應用后，信息技術產業又迎來了大數據時代，大數據時代的到來深刻影響著人們的生活習慣，行為方式和思維方式，大數據時代是一個擁有海量信息的時代，這些數據以其的龐雜性著稱，數據之間相互關聯，不斷交互，在檔案管理方面也是如此。新時代下大數據的浪潮必將影響檔案管理機構的管理方法與管理模式，同時也有利于保護各類檔案信息，優化業務流程，從而建立起更加健全的檔案資源管理體系。

1 檔案管理的大數據特征

在《大數據時代》中，維克托·邁爾-舍恩伯格及肯尼斯·庫克曾指出大數據的5V特點：大量、高速、多樣、低價值密度以及真實性。而檔案管理過程中，其所要解決的基本問題就是將檔案的分散、龐雜、量大等問題轉換為社會需要的集中、優質、系統之間的矛盾。所以在檔案管理的過程中，檔案管理者可以實現在其工作中樹立大數據的基本思維，實現檔案管理工作效率的不斷提升。而在傳統的檔案管理中，往往由于人、財、物等資源問題，會將不太重要的檔案信息進行摒棄，從而節省空間和人力財力，將注意力轉換到更有價值的檔案資料中，然而從長遠來看，這種方式也許會將許多不太起眼但很重要的數據丟失，所以利用大數據時代的技術，將這些龐雜、分散的數據進行整合，可能會起到一些想象不到的宏觀效應。由于檔案資源與大數據相仿，都擁有低價值密度與數量種類龐多的特點，所以工作人員很難在短時間內對檔案資源進行統計、查詢，而利用大數據技術，可以將檔案信息進行快速查詢和深入挖掘，從而提升工作效率，將檔案資源進行聚類分析，可以提供更加個性化和專業化的服務。所以檔案管理人員應該意識到檔案管理中的大數據特征，充分利用所管理的龐大檔案信息庫，深入調查用戶需求，收集、整理和預測用戶所需要的檔案資源，從而提供更加高效的管理和更加人性化的服務。

2 大數據時代下檔案管理面臨的問題

2.1 技術問題存在瓶頸

雖然大數據方案的提出可以有效地提升檔案管理部門的工作的效率，一定條件下解決檔案管理部門的庫房存儲等問題，但大數據方案同時在應用上也存在著許多挑戰，例如：大數據方案雖然能解決檔案存儲的庫房瓶頸問題，但是在這種數據的遷徙、轉換過程中，如何能將大數據方案與傳統檔案管理的數據資源進行銜接，這對檔案管理人員來說是當前面臨的最大挑戰。所以，這就需要進行合理的頂層設計，對檔案信息進行有序歸類，當然還需要有成熟的檔案遷徙，信息整合技術作為基礎。

2.2 職能義務的轉變

在大數據時代下，檔案管理部門所需要承擔的責任不僅僅只是將有限的檔案信息進行保存，更加重要的是需要將有限的信息資源進行整合和有效利用，從而產出更多有利于社會和國家的效益性信息，在大數據時代下，檔案管理不在只是傳統的將檔案資源進行管理，而是正在朝著更加多元化的方向發展，包括知識管理、向社會提供信息服務等，如何在保障國家安全，不透露個人隱私和保護知識產權的的情況下，將現有的檔案資源實現向全社會公開，實現檔案資源的有效利用，滿足全社會對信息資源的需求，充分發揮檔案管理部門的職能作用，這是檔案管理在大數據時代下面臨的又一大挑戰。

2.3 法律規范的不完善

在大數據方案下的檔案管理，一定是資源共享的檔案管理，將檔案信息存儲在虛擬的空間內，確實可以一定程度上保證檔案的隱私性，但從當前的情況來看，現今市場還沒有明確的市場準入制度和明確的法律法規文件，這也將是檔案管理過程中的一大挑戰。

3 大數據時代下檔案管理模式創新

3.1 深化大數據思維

在檔案管理的過程中，檔案管理人員首先要摒棄固有的保守心態，以積極開放的心態來充分利用大數據時代浪潮所帶來的機遇。其次，管理人員要將大數據思維深入落實到工作中，大數據時代下的檔案管理，不是簡單的將檔案信息進行歸類，存儲到網絡上的檔案管理模式，而是將網絡上的檔案資源充分利用，以互聯網技術為工具，現有的檔案資源進行集中管理。不僅是將檔案數字化，而是將檔案上的信息數據化，利用現有的網絡信息技術，可以充分挖掘檔案資源中有用信息，同時，將可以公開的檔案信息向全社會公開，真正實現檔案資源的信息共享。

3.2 創新管理制度，建設規范標準體系

在任何情況下，都是要建立起完善的規范標準體系，才能保證資源的有效利用，是實現有效資源共享的基礎。在大數據時代下，各個檔案館和社會之間要實現資源互通共享，更是要創新出其適用的管理制度，建立起一個以數字資源為基礎，以共同開發、數據共享為原則的規范標準體系。與此同時，應當根據不同的業務流程，對不同的檔案資源從創建、存儲、組織管理到應用分別制定針對性的規范，只有建立規范化的標準體系，才能更好的進行檔案管理工作的服務轉型，創造出更多的社會效益。

3.3 構架智慧檔案管理平臺

提高檔案管理技術，構架智慧檔案館云平臺是提升檔案管理效率的有效性方式，在大數據時代下，積極提升檔案管理工作中的技術手段，構架一個以數字資源為基礎的智慧檔案管理平臺顯得尤為重要。在智慧檔案平臺構建的設計過程中，第一層應該是整個智慧檔案平臺的基礎層，在底層將所有檔案資源信息進行綜合，從而實現檔案信息的整合與分類，形成一個檔案信息數據庫，將所有數據信息通過傳輸網絡傳送個智慧檔案管理平臺進行應用。第二層是將數據信息與用戶應用連接起來的銜接平臺層，用戶不能在平臺層進行設置等操作，但是管理者能夠在平臺層控制用戶應用層的應用程序。第三層是應用層，在應用層實現可以向用戶提供的各種信息服務，例如檔案資料查詢服務、檔案身份查詢等一系列智慧檔案管理平臺可以支持用戶進行的操作。第四層是終端用戶層，該層向用戶提供便捷舒適友好的用戶體驗，通過設計出適合用戶需求的終端用戶層，使用戶在使用平臺的過程中滿足需求，才能更加有利于檔案管理人員服務水平和能力的提升，同時加快檔案管理模式的轉變。

4 總結

總而言之，在大數據時代的沖擊下，檔案管理人員應當轉換思維，用大數據的技術、方法來解決檔案管理中面臨各種問題，將大數據的時代思維與檔案管理工作充分結合，積極配合大數據開發人員工作，提升檔案管理工作效率，在當今中國全面深化改革的情況下，檔案管理部門更應該抓住機會，善于利用大數據時代所帶來的發展機會，利用新技術新知識充分結合檔案信息資源，讓檔案信息成為充分發揮能動作用，檔案管理人員也應該提升素養，學習專業管理知識和技術，為社會提供更加有價值同時能夠創造更多社會效益的檔案資源。

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