高校檔案機構職能延伸的困境與出路分析

高校想要愈加理想化地將檔案應用價值和院校發展前景聯系起來，就必須針對既有的檔案機構職能進行適當程度地延伸處理。不過在該類工作布置交接過程中，必然會因為各類主客體因素的碰撞而出現相應地的困境。筆者的任務，就是在理清這部分困境基礎上，結合實際探討日后妥善化的發展出路，希望能夠為相關工作人員所參考。

前言：自從我國實施全新課改方針之后，高校教育職能在客觀層面上發生了系統性的變化結果。須知檔案機構一直是院校的核心結構單元，更是發揮其職能效應過程中十分重要的一環。所以說，作為高校檔案管理工作人員，全面承擔起所屬機構職能的拓展責任，顯得尤為緊要。至于有關詳細的發展出路等內容將具體如后續所闡述。

一、當前高校檔案機構進行職能延伸過程中遭遇的困境

（一）主體因素方面

限制高校檔案機構職能延伸效應的主體因素，主要包括三類，分別是檔案的應用權限、被動使用狀況、檔案宣傳推廣工作的滯后現象等。

首先，須知現階段高校檔案服務的核心對象，主要包括院校職工、學生，主要就是為他們提供所需的檔案資料并促進他們愈加理想化的發展。在此期間，高校通常會設置檔案的應用權限，即要求特定群體只能檢索查詢特定范疇的信息，盡管如此大幅度提升檔案實際的應用效率、迎合保密性控制需求，不過卻令檔案自身應用范疇和應用率擴張趨勢遭受深刻限制。

其次，事實上目前許多高校檔案服務都存在一定的被動性，無法保證全方位發揮出檔案的最大效用。

最后，因為前期宣傳和推廣工作處理不到位，使得高校檔案的影響范疇難以得到實時性擴張。

（二）客體因素方面

如今影響最為深刻的客體因素，主要就是高校檔案內容和形式的單一現象。如許多高校檔案內容都無法保證實時性革新，加上檔案形式和內容的匱乏性，和未做到全面信息和電子化等狀況交織化影響，使得檔案機構的延伸潛力和價值，無法做到最大限度地發揮。再就是還有部分院校開展檔案保密活動，使得這部分檔案使用頻率遭受約束。

二、現代高校檔案機構進行職能延伸的合理化出路

（一）更為積極主動地介入到校史館等建設項目之中

校史館等建設項目，能夠較為清晰化地映射出所屬院校改革發展歷程和一系列教學研究成果，經過適當程度地觀察學習，不單單能夠強化師生對本校歷史的認知力度，同時能夠激發出他們更深層次的自豪感官效應，為日后他們真正知校、愛校、榮校等目標貫徹，提供保障。再就是高校校史館亦是院校對外開放與交流的主流適應平臺，在其支持作用下，高校才能聚集更多的校友、社會人士參觀校史館并逐步提升院校整體的知名度。在此類背景下，該類高校務必要持續加大對校史館建設工程的重視力度基礎上，利用校慶、教學評估等活動作為契機，創建不同規模的校史館修建工程。而在此期間，高校檔案機構發揮的支持效用往往是不可小覷的，畢竟其實校史信息的主流供應渠道，所以說，今后高校完全有必要在校史館建設并投入應用之后，及時地將其劃入到檔案機構具體的管轄范疇之中。

另外，高校檔案機構也應該愈加積極自主地介入到校史館建設實踐項目之中，在確保實時性提供必須的校史資料的基礎上，獲取更多參與校史館建設與管理的權利。這樣，在校史館建設和管理水平持續提升的過程中，高校檔案機構可以憑借校史館這類支持媒介，進行自身職能切實有效的延伸拓展。

（二）加快檔案機構辦公自動化進程的同時，結合重大事件開展建檔活動

現階段，許多高校在自身的教學、科研、學籍、人事，以及財務管理工作中，都已然完成了信息技術化的改革使命，其間計算機得到了前所未有的推廣沿用。特別是在電子文件全面涌入過程中，涉及計算機辦公自動化水平大幅度提升，包括辦公效率和質量等變得更加理想化，一時間加快了紙質檔案向電子檔案形式的革新轉變進程。這樣一來，不單單能夠貫徹落實對復雜文檔資料的自動化整理、歸檔、檢索應用功能，進而規避重復性勞動狀況的衍生，同時更可以有效地克制紙質檔案輕易損壞等消極狀況。所以，想要愈加可靠性地完成高校檔案機構職能延伸任務，就不得輕易忽視辦公自動化。唯獨在辦公自動化改革進程持續加快的條件下，檔案機構職能延伸過程中才能擁有更加鮮活的生命力，對應的檔案信息化建設實效也會變得更為理想一些。

另外，針對高校內部發生的一系列重大事件進行建檔處理，不單單可以確保實時性豐富完善既有的檔案內容，同時可以保證進一步強化院校整體的影響力。所以，面對院校參與的各類重大或是包含紀念意義的活動，如政治、經濟、文化、體育，以及科學類設計項目，都需要進行全方位調查并將搜集到的信息轉化為檔案，進一步凸顯出高校自身的特色。如此一來，便可以真正實現高校檔案機構職能的延伸目標之余，推動高校檔案管理工作更加理想化地進步與發展進程。

綜上所述，現階段高校改革活動得以全面化布置延展，而檔案機構作為高校的關鍵性職能機構，其職能合理程度地改革與延伸，也是高校改革工程之中十分重要的一環。因此，作為現代專業化的高校檔案機構，目前要做的，就是確保全面貫徹辦公自動化改革目標基礎上，實時性更新既有的檔案管理技術模式并延伸到具體的學習管理事務層面上。相信長期堅持下去，便會更加可靠地完成高校檔案機構職能的延伸使命。

（作者單位：湖南交通職業技術學院）