大數據時代背景下的檔案管理探討

一、大數據時代背景給檔案管理帶來的挑戰

大數據是數據形式多樣、數據容量超大的數據。其具有規模大、運轉快、數據價值高密度低的特點，面對這樣的情況，大數據給檔案管理工作帶來的挑戰是多個層面的：

第一，大數據和傳統檔案管理的理念和流程之間存在著沖突。傳統檔案管理模式中，檔案管理員將收集到的檔案資料按照門類進行歸檔和標記，為今后的檔案查詢做好準備工作和基礎工作。但是大數據時代下，檔案信息量是傳統檔案管理模式所不能比擬的，很多檔案信息都是交叉存在的，如果教條地使用傳統檔案管理模式進行保存，那么如此大量的數據是很難分類歸納的，而且一部分大數據信息是難以通過傳統檔案管理模式保存的。

第二，大數據對檔案保存形式提出了新的挑戰。傳統檔案管理模式只能保存紙質模式檔案，而大數據時代下很多信息是圖片、音頻、視頻和電子形式存在的，傳統檔案保存形式無法勝任大數據時代的檔案保存需求。新時期，檔案保存形式必須走向多樣化道路，能夠容納各種形式信息的保存需求，找到數據保存關鍵詞，方便今后檔案查找尋求。

第三，大數據需要檔案管理人員具備更高的專業素質。大數據時代最為明顯的特征就是多樣化的信息呈現方式和復雜性的信息處理方式。傳統檔案管理模式下，管理人員只需要懂得檔案管理基本流程和基本理念即可。新時期檔案管理人員需要掌握多種技術以適應大數據的要求，需要熟知檔案分類、檔案查詢、軟件應用、數據閱讀等工作技巧，因此，大數據時代下，檔案管理人員需要具備更加專業的管理素質和專業技能。

二、大數據給檔案管理工作帶來的優勢

第一，大數據可以提升檔案管理效率。大數據技術能夠在很短的時間內處理大量數據，數據處理能力得到跨越式提升，在處理檔案工作上具有較為明顯的優勢。新時期，社會各行各業、各個單位積累的檔案數量都呈現出幾何式增長態勢。傳統紙質檔案的保存需要較高的成本和較大的空間，大數據能夠將海量的數據保存在云端和信息庫之中，大幅度地降低了材料成本和時間成本。

第二，大數據對提升檔案管理質量大有裨益。傳統紙質檔案遭受風險的可能性價較高，當檔案保存地出現火災、水災之后，紙質檔案基本上會遭受毀滅式的破壞。紙質檔案在保存較長時間后，紙質檔案容易出現老化、字跡模糊的問題，大數據時代下上述問題都可以避免，少量的儲存空間就可以保存大量的檔案數據。

三、大數據時代提升檔案管理工作的對策

信息時代以大數據為最為明顯的特征，檔案管理工作當前最為迫切的任務就是采取妥善的措施應對大數據給檔案管理工作的帶來的挑戰。為此，筆者提出如下策略：

第一，培養能夠勝任大數據檔案管理需求的高端人才。任何工作都以人才為根本，大數據時代的檔案管理工作也是如此。傳統檔案管理人員對大數據知識和專業能力了解不足，如果各單位僅僅是進行了設備更新和技術更新，而不培養專業的高端人才，那么大數據下的檔案管理系統基本會流于形式，檔案管理工作效率難以提升。首先，政府應該鼓勵高校進行跨專業復合型人才的培養，比如進行檔案管理和信息化的交叉教學；其次，各個單位可以從國外引進高端檔案管理人才，利用高端人才來幫助我國組織渡過檔案管理工作的過渡時期；再次，各個單位應該投入足夠的資金進行大數據檔案管理人才培養，花費足夠的時間和精力給人才成長的機會。

第二，提升檔案管理能力。大數據雖然能夠為檔案管理提供更為詳盡的信息和完善的制度，但是信息安全依然是不可忽視的一個重要問題。很多單位至今難以實現信息的橫向共享，這導致了檔案資源信息化受到了一定的限制，為了提升數據的可用性并有效地改善這一跡象，筆者認為需要在檔案管理系統中增加更為高級的防護程序，有效地對數據進行保護，探索檔案管理技術升級的途徑和渠道。大數據時代，檔案都被保存在內存卡之中，但是數據丟失的風險依然存在，當內存卡被損壞或者遭受到電腦病毒的時候，大數據就面臨著被損毀的風險，信息安全性保護因此顯得至關重要，各單位應該做好數據備份工作，購買良好的病毒預防軟件和防火墻軟件，避免遭受到病毒的侵蝕。

第三，完善檔案管理制度。大數據一方面給檔案管理帶來了更為廣闊的前景和空間，但是與此同時也給工作人員工作規范和信息安全管理帶來一定的困擾。任何管理模式的運行都需要制度予以保障，正所謂無規矩不成方圓。單位在今后的檔案管理工作中可以建立信息準入制度、監督管理制度等等，這樣檔案管理人員能夠充分地了解信息是否可用、是否重要，在無形中減少檔案管理人員的事務性工作壓力，而監督管理制度的實施也對數據的保護具有至關重要的作用，能夠在潛移默化中提升員工的工作責任心，我國政府部門也應該提升大數據背景下對檔案管理工作的重視程度。

總而言之，大數據給檔案管理工作帶來的不僅僅有機遇，還有挑戰。檔案管理工作應該及時地抓住機遇、應對挑戰，實現檔案管理工作的突破，使得檔案管理工作能夠融入到大數據潮流之中去，引導檔案管理走向盡善盡美之路。

（作者單位：濰坊市公路交通量調查站）