探析公務接待標準化管理的思路

◎王瑜

探析公務接待標準化管理的思路

◎王瑜

在企業中，高標準完成接待工作是公務活動順利開展的保障，是展現企業精神風貌的窗口，是企業文化與后勤保障融合的體現，是辦公室工作者面臨公務活動時孜孜追求的目標。公司接待的標準化管理直接決定了接待工作的成效，所以，作為辦公室管理者然將公務接待標準化管理放在十分重要的位置。本文將如何開展公務接待標準化管理進行探析，形成標準化管理的思路，為進一步提升公務活動接待水平提供借鑒意義。

樹立標準化工作理念

一是樹立接待工作“事預則立”的標準化理念，在工作開展前精心組織，悉心安排，每個環節考前準備，按照合理高效的標準化模式開展，將高標準的接待活動謀劃好、策劃精；二是樹立“接待工作無小事”的標準化理念，在工作實施中從細節入手，逐步細化接待工作要求，不留接待工作“死角”，不斷提升標準化服務水準；三是樹立“創新接待”的標準化理念，保持積極的創新思維解決接待中隨時面臨的困難和問題，杜絕墨守成規、固步自封的標準，建立能與企業發展緊密結合、與社會進步密切聯系的標準。尤其是中央八項規定等相關要求出臺后，務必嚴格落實各項要求，接待工作從全局戰略高度出發，完善相應接待標準化舉措，大處著眼，小處著手，反應迅速，應對積極。

制定標準化工作程序

公司要注重工作實踐，提煉工作方法，整合接待工作思路，將接待工作中靈活機動的接待方式與高標準嚴要求的接待原則統一，形成標準垂范、務實實用的工作程序。程序涵蓋了接待管理、費用管理、會議管理、公關紀念品管理、接待車輛管理等活動中的每一項內容，梳理迎接、就餐、會議、交流、送行的各個重要環節，明確接待內容、時間、地點、人員、聯系方式、場地布置、保障需求和職責分工等注意事項，規范接待指南、接待策劃、會議就餐桌簽、介紹材料、會議用紙、會議紙抽等備品備件模板，明確接待細節中接待通知、會議議程、會議記錄紀要、講解材料、座位排序、車輛安排、會務檢查卡、行動項分解等接待工作中的所有標準。在中央八項規定出臺以后，在細節標準上認真與中央和上級單位規定對照，嚴格制定相關工作，完善接待制度，建全接待費用臺賬；有標準的定標準、能量化的就量化，該減就減、該壓就壓，防止規定過于彈性、模糊或界限不清，切實做到落實不變形、不走樣。

完成標準化工作流程

接待工作的流程是具體接待的時間，尤其在重要公務活動中，接待凸顯出規格高、任務重、對公共資源建立要求高的特點。企業應以標準化工作程序為指導，精簡務實、注重實效，扎實推進標準化工作流程，高質量完成好每一項接待任務。

一是本著勇于協調、敢于協調的態度，與主管部門、業內同行和社會公眾及媒體保持良好、長效的溝通渠道及交流協作的標準機制。從日常工作交流、重大活動邀請、重要工作匯報等多方面工作方法入手，堅持外圓內方的方法打造健康、有效的公共關系資源平臺，為公司建設發展營造良好外部環境。

二是發揚精益求精的精神，高標準、高要求、高起點地應對接待工作的每一個環節和每一種情況。落實接待工作責任制要求，細化分解接待任務重的具體工作，實現事事按要求有人負責，事事按標準有人檢查。對照接待標準中百余項要求，逐一落實完成，避免接待中出現漏洞。發揚“任何風險都是可以避免”的精神，綜合全局考慮接待工作中隨時出現的突發情況，制定多重保障措施，制定高標準應急預案。

三是堅持“策劃、實施、檢查、總結”標準的全過程閉環管理方法，切忌虎頭蛇尾，接待任務結束后，加強對重大接待任務的資料記錄，及時進行經驗總結，查找不足，探索接待工作的規律。每次大型接待活動結束后公司均應召開總結會肯定成績的同時及時查漏補缺，發現不足和問題，形成書面報告進行經驗反饋學習；日常接待工作也形成經驗反饋機制，任何一條細小的合理建議也會及時被公司采納；公司接待工作經驗和標準才能日臻完善。

強調人員素質的標準化培養

接待人員素質的高低是接待工作水平高低的決定條件，接待人員的標準化素養是接待工作標準化外現的關鍵因素。企業應重視接待人員的標準化培訓工作。一是學習制度標注化，建立定期學習機制，公司為員工盡可能地提供學習時間、學習材料和良好的學習環境氛圍，促使人員為接待工作的不斷改革和創新提活力；二是學習內容標準化，涵蓋禮儀、交通、宴請、會議、住宿、文秘、外事、等接待工作的方方面面，及時更新接待中的經驗反饋信息和新形勢下接待工作的要求標準，潛移默化地幫助接待人員提高業務水平；三是訓練和考核方式標準化，嘗試打破傳統意義的培訓，通過環境模擬、知識問題、技能比武等多種方式，調動員工積極參與；四是發揚“請進來、走出去”戰略，邀請行業專家為員工傳授接待工作經驗，開展接待業務交流工作，督促員工借鑒經驗和精華，不斷進步和發展，為企業接待工作貢獻自己的力量，服務企業大局發展。

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