Excel實用操作技巧

文/茍瀚文

Excel實用操作技巧

文/茍瀚文

Excel是一個功能非常豐富的表格處理軟件，對軟件應用人員來說，唯有更詳細的掌握當中的應用方式與操縱技巧，才可以最大水平的提高Excel軟件的工作解決效率，本文主要通過長時間積累的學習經驗，總結了該軟件的應用技巧。

Excel表格 操作技巧研究

Excel表格處理軟件的功能非常豐富，同樣也成為軟件操作人員生活和工作中不可缺少的重要組成部分，掌握好Excel表格處理運用的操縱技巧跟應用方法對于軟件操作人員進行數據解析有著非常重要的意義，本文從以下幾個方面來說明Excel的操作技巧。

1 輸入技巧

在Excel單元格中，一般使用兩種基礎的數據格式，分別是常數跟公式。常數通常指的是文字、數字、日期跟時間等數據，還能包含邏輯值跟錯誤值，每一種數據都有它自己的格式跟輸入方式，下面就介紹幾種輸入方式。

1.1 數字串的輸入

在常規格式下，Excel對輸入超出十一位的數字就會用科學計數的形式表現出來，例如在單元格中輸入123456789012345678的時候就會顯示成1.23457E+17這種就是科學計數的表現形式，意思就是1.23457乘以10的17次方。所以輸入長數字串之前需要對單元格的格式進行設置，設置方法有以下兩種：

（1）選中要輸入數字串的單元格，鼠標右鍵選擇設置單元格格式（或者是點“格式”然后選擇“單元格”或按Ctrl+1，就會出現單元格格式對話框）點擊數字-文本，然后點擊確定就可以了。

（2）在單元格輸入數字串的時候，先輸入一個 ' 號(半角的單引號)，如：'123456789123456789，這樣單元格會默認存入的是文本格式的數字。

1.2 分數的輸入

分數是軟件操作人員在表格處理過程中會常常運用到的，但是假使直接在單元格中輸入分數，通常都會出現差錯。例如在使用人員直接輸入1/3之后，會出現系統把數據歸成日期類型并且會顯現成“1月3日”。所以輸入分數的技巧就是先輸入一個“0”，也就是在輸入1/3的時候，要改成“0 1/3”，所顯現出來的結果就會是通過分數處理之后的1/3了。

1.3 同一個內容輸入在不同的單元格中

當使用人員要在Excel表格中的數個單元格中輸入一樣數據的時候，一遍遍的反復錄入是比較浪費時間和精力的，于是使用人員只要在一個單元格中錄入一次就能對其余表格實現自動錄入功能了。詳細的操縱技巧是錄入完單元格中的數據之后，選中要錄入同樣內容的區域，經過按鍵盤上的Ctrl+enter組合就可以完成了。

2 快捷技巧

Excel用它便捷、方便操作的優勢成為了人們工作中重要的辦公軟件，大多數的員工一般都會運用Excel表格，怎樣快捷的使用Excel表格，不僅僅能節省大量的時間，還可以提升工作效率，當中快捷鍵就是Excel表格展現成效和快速的重點。

2.1 Alt+回車鍵

Alt+回車鍵是單元格中的換行的快捷鍵。在輸入單元格中數據的時候，軟件操作人員常常要錄入兩行或者多行，要是用回車鍵來實行切換的話，那樣光標就會直接移動到下一行單元格的地方。所以為了可以完成單元格中的換行，就必須要運用鍵盤中Alt+回車鍵的組合。

2.2 shift+鼠標拖動

Shift+鼠標是Excel表格當中行列的轉變快捷鍵。在處理Excel表格的時候，使用人員需要常常對表格中的數據跟訊息實行多行列的處理，運用這個快捷鍵，工作人員在對行和列進行轉換的時候就方便多了。

3 對數據保護技巧

數據保護是Excel表格中比較常用的功能，它的用處就是保障表格中的數據只可以進行閱讀的操作，但是不可以進行編寫、刪改等操作，保護表格中的數據。

3.1 保護整體工作表格

如果要完成對整體表格中數據保護的操作，操縱過程中只要選擇菜單項中的工具，點擊保護，然后點擊保護工作表，當中要輸入一定的密碼，用這種操作方法就可以保護整個工作表了。如果要復原編輯功能的時候，同樣輸入保護密碼就行了。

3.2 保護工作表中的部分區域

在處理表格的時候，常常要對一部分區域的內容進行編寫，而對其他部分區域的數據實行保護，在這種情況下就需要這樣操作：

（1）單擊菜單項中的“工具-保護-允許用戶編輯區域”，在相對應的窗口中點擊“新建”這個時候使用人員就能經過鼠標選擇相對應的能夠進行編寫的區域了。這個時候會發現一個系統特定的能夠進行數據編寫的區域，在這個區域中是能夠編寫跟刪改的。

（2）有時候需要編寫的區域是分開的，這個時候軟件操作人員就要在使用的經過中按照現實要求經過“新建”選項來選取進行編寫的區域。

3.3 編寫刪改跟區域保護

用鼠標點擊菜單項中“工具-保護-保護工作表”輸入撤銷保護時候所用的密碼，并且確定退出了這樣的一個工作表中，就可以完成編寫刪改跟區域保護，達到客戶的需求了。

4 圖表格式的快速設置

想要快速的設置好Excel圖表格式，軟件操作人員可以運用圖表工具欄快速設置圖表，一般情況下，操作人員都會運用“圖表”菜單中的命令對圖表來實行合適的設置。實際上，軟件操作人員可以使用鼠標右鍵點擊工具欄中隨意的一個位置，在出現的快捷菜單中點擊“圖表”，這樣就成功啟動了圖表工具欄，軟件操作人員可以看見當中包含了“圖表對象”、“圖表區格式”、“圖表類型”、“圖例”、“數據表”、“按行”“按列”、“順時針斜排”跟“逆時針斜排”等按鍵，當然了，軟件操作人員也能夠通過自定義的方式把“默認圖表”等其余可以制作圖表的工具按鍵拉到圖表工具欄里。運用圖表工具欄跟運用“圖表”菜單來比，會更便捷，而且速度也會更快。

5 結語

Excel表格處理軟件現在在軟件操作人員的日常生活和工作中擔任著非常重要的角色，把握好Excel表格處理所使用的操縱技巧跟應對方法對軟件操作人員實行數據解析處理有著非常重要的意義，可以協助軟件操作人員快速的完成工作，起到事半功倍的效果。本文的研究僅僅是Excel表格應用技巧的一少部分，還有更多的內容需要軟件操作人員深入探究。

[1]朱雙云.淺談Excel實用操作技巧[J].辦公自動化,2008(10)：39-40.

[2]于瑤瑤.Excel實用操作技巧[J].科技信息(科學教研),2008(10)：49.

[3]郭旭平.Excel實用操作技巧[J].科技資訊,2007(11)：157.

作者單位 南山中學 四川省綿陽市 621000

茍瀚文（2000-），男，四川省綿陽市人。學生。研究方向為計算機。