探究如何建立數字化檔案管理體系

宋偉 南京市六合區人才服務中心

探究如何建立數字化檔案管理體系

宋偉 南京市六合區人才服務中心

目前的檔案管理系統當中廣泛的使用了互聯網和多媒體技術，逐步產生了當代資訊管理的技術及理論相互融合的現代化的管理檔案系統，即所謂的檔案管理系統的數字化。這一體系立足于現代信息技術之上，其重點針對的就是檔案信息，憑借高速、方便、先進的開發技術力量，針對多標準、多層次的用戶開發出安全、有效、標準化的檔案資訊管理體系。如下就如何建立數字化檔案管理體系進行探究。

數字化 檔案管理 體系

綜合性的檔案資訊管理，以及互聯網資訊共享這兩方面內容構成了數字形式的檔案管理系統。綜合性的檔案資訊管理體系包括了數據庫管理、檔案信息管理、數字化處理和信息服務等子管理體系；互聯網資訊共享體系則包括了Web網頁管理系統以及資訊信息發布系統這兩個子系統。

1 檔案管理系統進行數字化建設的原因

原因之一，是為了適應當前檔案管理工作的信息化發展方向的需要。在檔案管理工作中采用了數字化方式之后，能夠允許所有使用人員自由選擇時間和地點來訪問檔案管理程序，翻閱感興趣的檔案資料，從而擺脫了過去空間及時間上的限制，能夠有效增強管理檔案的效率，促使管理檔案的工作環境快速步入一個全新狀態，使得檔案管理的工作內容變得更加簡單、高效，資料信息歸檔及時、整理檔案快速、便捷。

原因之二，想要改善檔案管理工作、共享資源就需要進行檔案管理的數字化改造。檔案管理系統進行數字化之后能夠大幅提升管理檔案的工作效率，能夠更好的共享檔案信息資源。所以，各機構構建起自動化的辦公體系，開展檔案資訊管理系統數字化的工作成為重點工作內容。

原因之三，當前檔案管理部門要求強化檔案管理的數字化建設。國內大量的管理檔案的機構都組建了網絡，并把所建的網絡同相關的其他部門網絡以及互聯網進行了對接，使得檔案管理系統有了極其廣闊的發展和使用空間。例如：南京市通過專用網絡使得各區縣人才檔案管理系統和市里系統無縫對接，信息資源實時共享，用戶可以網上申請異地調檔、異地閱檔，極大地方便了管理者和用戶。

2 目前數字化檔案管理系統存在的問題

中國的數字化管理檔案系統因為發展時間短，現在還屬于初級水平，還廣泛的具有下列問題：第一方面，有效的領導不足。今天的科技水平快速進步，但在有效管理數字化的手段上依舊擺脫不了初級階段的水平限制，眾多的知識技術還需要嘗試摸索，不能有效的、系統的領導數字化管理檔案系統的建設和發展，在檔案管理上缺乏規范化、科學化、數字化的工作體系。第二方面，保障性不足。其一是實行管理檔案工作的數字化，必需有懂得數字化管理的人才參與其中，但是目前這方面的人才嚴重缺乏，專業人才的數量少、知識結構缺乏合理性的問題非常明顯，尤其是專業素質高、專業技能高、掌握知識廣泛、具有創新意識的綜合能力強的人才非常缺乏，同時吸納及培養專業的數字化管理人才的水平也嚴重不足。這些問題都嚴重的影響了數字化管理檔案系統的科學性和有效性。其二，軟件和硬件建設條件不充分。檔案存放處缺乏先進的軟硬件設施，常常無法適應時代發展需求以及檔案管理發展的需求，使用的軟件不夠健全、功能簡單，無法滿足管理檔案系統的數字化發展要求。第三方面，網絡依舊具有很高的風險。科技在進步，同時網絡上各種病毒等風險也在加劇，各種網絡安全問題層出不窮，嚴重地威脅到用戶的安全，許多用戶受到過病毒攻擊，導致嚴重的損失。所以，建設數字化檔案管理系統必須加強互聯網安全問題的管理。

3 提高管理檔案系統的數字化建設的措施

3.1 構建起科學的領導管理形式

領導必須對自身所承擔的責任明確，有效地領導檔案管理系統的數字化建設工作，構建起科學有效的管理檔案的規章制度，將檔案采取數字化綜合管理作為前提，構建起管理檔案的數字化信息網，促使全部體系環環相扣、緊密聯系，使領導作用得到實質性的加強。

3.2 構建起管理檔案系統數字化建設的保障制度

這就要求加強參加檔案數字化管理人員的工作能力和專業素質，要求適當地加大資金投入，從而促使管理檔案的服務性作用得到很好地體現和發揮。要做好管理檔案人員專業知識的培訓，使管理檔案的力量得到充實。在組織培訓時，人員不同需求也會有差異，素質層次也不同，培訓要有針對性，要組建起專業的培訓部門。不定期進行有關管理檔案系統數字化的講座，對相關人員進行專業培訓，使他們學習到真正實用的檔案管理數字化知識。

3.3 在互聯網安全性方面要強化管理

有關網絡的安全問題主要包括資料保存及傳送的安全問題、提高操作系統的安全性及可靠性、病毒處理、阻止惡意攻擊、電腦故障時的數據恢復及備份等。在防治病毒方面上，需要根據檔案機構的實際狀況，在網站上、文件服務器、工作站等方面安裝防火墻及殺毒程序，實施多道攔截層層防御。

3.4 政府的檔案管理部門可以合理引入第三方軟件服務機構

根據部門實際情況開發更合理更符合區域實際情況的檔案管理系統，用專業化的技術和服務讓工作更高效、便捷。

4 結束語

隨著科技水平的發展和進步，管理檔案的工作方式從傳統模式轉變成電腦網絡化管理，從人為經驗管理方式轉化成了程序自動的科學化管理方式，數字化檔案管理體系的建立能夠更好地滿足現代檔案管理工作的實際需求。

[1]李慧權;運用數字多媒體技術促進干部檔案管理工作[J];黑龍江檔案;2015年04期

[2]吳國君;淺談電子文件的管理[J];中小企業管理與科技(下旬刊);2015年01期

[3]田曉海;淺談檔案信息化及檔案信息化建設[J];現代農業;2014年02期