檔案數字化的質量和安全保密控制探討

吳偉麗

[摘要]隨著當代計算機科學快速發展，計算機技術已經完全滲入所有檔案整理的日常工作中。檔案整理工作應該趨向于實現“一體化、全程化”的信息管理平臺。通過形成“全程化、一體化”信息管理平臺可實現信息的快速查詢與同步信息更改，從而有效的保證檔案的真實性和可靠性。

[關鍵詞]檔案 數字化 安全保密

檔案管理在社會信息系統中占據著很關鍵的位置，通過檔案管理將系統的信息得到匯總和整合，對進一步工作的開展有很重要的作用。在現今的信息化時代，傳統的檔案管理手段可能面臨著新的挑戰，以順應歷史發展的潮流。目前，新時期下數字信息化已經滲透到社會保險檔案管理工作的方方面面。檔案的信息化管理是互聯網時代發展過程中的必由之路，更是促進社會保險信息進一步發揮作用，產生新信息的前提條件。在社會保險工作中，檔案管理發展的互聯網信息化能夠使信息管理獲得最大化效率，符合我國新時代發展，是實現我國社會現代化建設的關鍵一招。

檔案數字化是在21世紀全面進入飛速發張的階段，最初只是進行的對案卷目錄，文件卷內目錄的錄入中計算機起輔助作用，現在很多檔案館都開展了信息化的電子管理，實現了檔案信息的電子信息化，很多檔案可以供查閱者進行遠程電子查閱，這樣方便與檔案信息的遠程化交流與共享，可以有效的提高檔案資源的交流與共享，使檔案工作更加的精細化和合理化。

一、檔案管理的價值和意義

在工作中，人員的信息記錄非常重要，它是人事管理、工作安排的重要部分，其工作信息量比較大，涉及的面較廣，并且對資源管理工作的開展有著很重要的參考價值。如在社會保險的檔案管理工作中，其需要全面記錄社會保障工作者的相關資料，并據此提供相應的幫助。

（一）使管理工作更為有序

通過對檔案的管理，能夠將人員的管理工作更加有序。比如在辦理一些手續或業務時，信息化的檔案管理可以為其提供一個較為完善的數據信息資料。并且還可以將以往的記錄登記在冊，有不良記錄或優秀記錄都可以有明確的標識，將功和過都有記錄之后，會為今后的工作開展提供很大的便利，也使得工作更加有序。

（二）使得信息更加真實可靠

通過對檔案的管理，能夠將更多真實可靠的信息得到整合，為各方面工作的開展調動等提供非常有用的參考價值。比如，信息對象的個人經歷包括學習經歷、工作態度、思想水平、個人特長等方面的情況，在一定程度上會對人員信息的真實性、可靠性有一定的保證。同時也可以通過對檔案資源的整合，做出更加公正、全面、客觀的對策。

二、控制檔案數字化質量

信息化平臺的逐步建立，使得各種自動化辦公出現并迅速遍及各個領域。信息化平臺的利用在檔案管理工作方面也有著不小的影響，整體水平有不小的提高。但原始的工作方式還是存在于日常生活辦公中，資料堆積，閱檔室分工不夠明確等問題還是存在的。

為了達到檔案管理工作共數字化檔案質量要求，所以在檔案工作數字化中所采取的作業技術是很關鍵的，為了監督質量形成的過程，消除在質量環節上可能存在的一些弊端，所以數字化檔案工作中一定要嚴格把握質量控制。

（一）質量控制的內容

一定要選擇合理有效的數字化方案，檔案數字化方案中要包括所運用的檔案數字化原則和詳細的技術支持，流程操作和具體方法步驟。要選用合適有效的數字化軟件，現有的數字化軟件種類繁多，各具特色，檔案館工作人員在徐澤數字化管理軟件是要結合管內自身的特點和管內所收藏的檔案選擇最優選的數字化管理軟件，只有合適的數字化管理軟件才能起到事半功倍的效果。其次，數字化管理工作的人員徐澤和培訓也是很關鍵的因素，在數字化管理工作共要選擇擁有一定計算機背景知識和檔案管理知識的人員，這些人員應該具備一定的責任心，工作態度要端正，同時也要培訓相關人員做到對數字化檔案管理工作相關規定制度的學習，并且培訓工作人員能熟練的掌握有關電子設備和軟件的使用。

（二）做好檔案質量控制的措施

（1）分工合理，職責明確。檔案管理工作相較于其他具體事務來說比較復雜繁瑣，工作量比較大。而其又相對來說比較重要，檔案管理工作的好壞直接影響著單位的整體管理水平。所以，針對現今許多單位都有的分工不夠明確，檔案管理工作混亂的現象，有以下的解決辦法：合理分配檔案管理工作，將具體事務落實到每位員工身上，使其明確知道自己的職責所在及工作目標，提高工作效率。

（2）提高檔案管理人員素質。想做好優化檔案管理，首先要做好優化相關管理人員的素質。例如我作為一名社會保險所的檔案管理員，除了需具備專業的檔案管理知識之外，還需要了解國家的方針政策等等。故在選擇相關人員時要嚴肅選拔制度，精心篩選，同時對于篩選到的專業人員，也應該進行崗前技能及心態培訓，增強其工作能力和良好的心態。同時檔案管理人員在日常生活中需多與人溝通交流，不斷學習，及時充電。

（三）檔案安全工作系統建設

檔案館必須要嚴格落實安全保密制度，要在人員意識上提高安全防范，不能在平時工作中忽視存在的人和安全隱患問題。在此過程中檔案館要克服檔案人員的錯誤認識，嚴查細究，要做到責任到位制度，對于人為的泄密問題要按照規章制度嚴格處理，使檔案館安全保密工作受到應有的重視。同樣，也要做好檔案館安全系統的建設，強化各種安全防范技術手段和防護措施與設備，例如：監控系統，紅外報警器，滅火器等等，確保實體與數字化檔案的安全性是檔案工作的重中之重。

總之，目前我國檔案管理工作的信息化中仍存在不少的問題，針對這種情況本文做出了相關的研究，分工明確、重視員工素質、健全管理制度可能對此有一定的積極作用，對建立一個健康有序的檔案管理工作做出貢獻。