淺析衛(wèi)生和計劃生育檔案工作

文/胡登先，山西省孝義市衛(wèi)生和計劃生育局

淺析衛(wèi)生和計劃生育檔案工作

文/胡登先，山西省孝義市衛(wèi)生和計劃生育局

衛(wèi)生和計劃生育檔案是衛(wèi)生和計劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實歷史記錄，是制定衛(wèi)生和計劃生育政策的重要資料記錄，也是搞好衛(wèi)生和計劃生育工作的基礎。衛(wèi)生和計生檔案工作，不僅是當前衛(wèi)計工作的需要，也是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個不可缺少的方面。做好衛(wèi)計工作各項資料的日常積累，才能為日后開展好衛(wèi)計工作奠定良好基礎。

檔案；衛(wèi)生和計劃生育

衛(wèi)生和計劃生育工作日趨制度化、規(guī)范化、法制化，衛(wèi)生和計劃生育檔案工作也有了更新、更嚴、更清晰的要求。摸索新形勢下衛(wèi)生和計生檔案工作的新思路、新方法，進一步提高衛(wèi)生和計生檔案工作水平，對更好地開展新時期衛(wèi)生和計生工作，有著很多積極作用。

1 衛(wèi)生和計劃生育檔案工作的現(xiàn)狀

衛(wèi)生和計生檔案案卷數(shù)量眾多，分類明確，內(nèi)容繁雜，時間跨度廣，但目前的管理工作基本還處在以保管好不丟失為目的的初級階段。再加上對檔案工作認識不高、整理檔案的標準不一，形成基礎普遍較低的現(xiàn)狀。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：一是案卷標題不規(guī)范，導致不能夠快速準確地查閱；二是部分檔案缺少卷內(nèi)目錄，致使沒有被目錄包涵的內(nèi)容永遠得不到利用；三是保管不統(tǒng)一，仍有各科室分散亂放現(xiàn)象。

2 衛(wèi)生和計劃生育檔案工作中存在的問題

2.1 缺乏檔案管理意識。人們?nèi)狈πl(wèi)計檔案工作重要性的認識，特別是一些領導不夠重視基層的檔案管理工作，沒有把檔案工作提到議事日程上來。比如：尚未將檔案工作納入工作的考核體系中，在人員配備上兼職多，專職少，缺乏資金投入，疏于用制度管檔，從而影響了衛(wèi)計檔案管理事業(yè)的正常發(fā)展。

2.2 檔案人員素質(zhì)偏低。單位檔案管理人員由老、弱、病的女同志承擔，文化素質(zhì)不高、檔案專業(yè)知識缺乏、實際操作能力差等現(xiàn)象普遍，工作上被動，影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動多，也造成了檔案資料的散失。

2.3 檔案管理不到位。基層衛(wèi)計便民服務中心無專職檔案管理人員，更沒有資金設立專用的檔案室，文件分散存放、分散管理，材料不全，許多文件沒有歸檔，甚至隨意銷毀；有檔案室的也設施簡陋，無保護措施，不符合檔案存放條件，基層衛(wèi)計便民服務中心普遍存在不能按照檔案管理規(guī)范化要求去操作，管理水平亟待提高；村級衛(wèi)計檔案受各方面等因素影響，更是管理混亂、殘缺不全。

2.4 檔案管理人員不穩(wěn)定。基層從事衛(wèi)計工作人員多為兼職，頻繁的人員變動，使得檔案交接不完全、清理不徹底。造成檔案資料的散失，影響檔案的完整統(tǒng)一。

2.5 管理制度不健全，措施不得力。對建立衛(wèi)計檔案沒有統(tǒng)一要求，不能按照檔案的立卷原則規(guī)范衛(wèi)生和計劃生育資料的收集，管理水平亟待提高。

2.6 檔案整理不規(guī)范。目前衛(wèi)計檔案管理大多是室藏，衛(wèi)計檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。

2.7 檔案保管條件差。檔案保管沒有專室，不具備最基本的保管檔案的條件要求，檔案材料隨處撒放，造成極大隱患，工作人員不負責任，檔案丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。

只有認真解決好這些問題，才能把衛(wèi)計檔案工作提高到一個新的水平。

3 加強人口和衛(wèi)計檔案管理的措施

3.1 提高對衛(wèi)生和計劃生育檔案工作的認識

衛(wèi)生和計劃生育檔案是衛(wèi)計工作過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實歷史記錄，是制定衛(wèi)生和計劃生育政策的重要資料記錄，是搞好衛(wèi)生和計劃生育工作的基礎。要提高衛(wèi)生與計生檔案管理水平，就必須對衛(wèi)生和計劃生育檔案的作用有一個充分的認識，只有認識到位了，思想重視了，才能把檔案工作搞好。衛(wèi)計檔案工作，不僅是當前衛(wèi)計工作的需要，也是黨和國家事業(yè)發(fā)展一個不可缺少的方面。衛(wèi)計工作各項資料的積累也有賴于良好的衛(wèi)計檔案工作。

3.1.1 衛(wèi)生和計劃生育檔案可為領導決策提供依據(jù)

衛(wèi)生和計劃生育檔案資料是許多衛(wèi)生和計生統(tǒng)計數(shù)字的來源。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，其結果可用于統(tǒng)籌計劃，明確工作重點，量化衛(wèi)生和計生工作目標，可為衛(wèi)計工作決策提供依據(jù)。

3.1.2 衛(wèi)生和計劃生育檔案可為廣大辦事群眾提供優(yōu)質(zhì)服務

通過從計算機檔案資料中提取和申請領取相關資料，為廣大辦事群眾享受政策和辦理業(yè)務提供方便。有效利用衛(wèi)生和計劃生育檔案，掌握人口動向，及時了解人口的婚育信息，可以滿足衛(wèi)生和計劃生育與生殖健康工作的需求。

3.1.3 利用群眾需求信息檔案，促使衛(wèi)計工作方法進一步改進

讓群眾提出自己在衛(wèi)生服務、計劃生育、避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問、意見及建議，通過信息采集記錄簿收集整理，形成群眾需求信息檔案。衛(wèi)計部門根據(jù)群眾的這些需求，不斷改進工作方式、方法，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，解決群眾的實際困難，不斷提高群眾的滿意度。

3.2 加強人口和衛(wèi)計檔案工作的措施

3.2.1 加強學習培訓，提高思想認識。要采取多種形式，通過開展檔案管理法規(guī)的宣傳教育，全面提高衛(wèi)計檔案工作人員特別是領導干部的思想認識和檔案法治意識，增強對衛(wèi)計檔案管理工作重要性的認識，衛(wèi)計檔案管理工作要列入黨委政府的重要議事日程，在人、財、物等方面給予保證。加強檔案工作人員的理論業(yè)務學習，尤其是要掌握計算機知識，以便管理檔案。同時，檔案工作人員要有責任心，要愛崗敬業(yè)、腳踏實地、敢于開拓創(chuàng)新，科學地保管好檔案。

3.2.2 建立有效機制，規(guī)范管理制度。衛(wèi)計檔案工作是一個系統(tǒng)工作，要建立健全適合衛(wèi)計檔案管理特點的管理制度，讓衛(wèi)計檔案管理工作有章可循；要把檔案管理工作列入衛(wèi)計干部年度目標責任制，與日常工作同步檢查、同步考核，建立起衛(wèi)計檔案管理的長效機制，形成一個相互配套的規(guī)章制度和政策，促進衛(wèi)計檔案管理規(guī)范化、制度化建設。

3.2.3 適應形勢需要，創(chuàng)新管理模式。衛(wèi)計檔案管理要適應新形勢發(fā)展的需要，必須與時俱進，用創(chuàng)新的思維對待衛(wèi)計檔案管理工作，逐步樹立起縝密思想，建立衛(wèi)計檔案室，配備專職人員，實現(xiàn)衛(wèi)計檔案統(tǒng)一管理。要嚴格要求，加大檢查力度，推動其業(yè)務工作的開展，使檔案管理與衛(wèi)計業(yè)務良性互動，收到實效，不斷提高管理水平。

3.2.4 加大經(jīng)費投入，改善保管條件。在財力上要給予大力支持，把衛(wèi)計檔案管理經(jīng)費作為衛(wèi)計事業(yè)發(fā)展的基礎性投入，列入財政預算，以便改善基層衛(wèi)計檔案室的保管條件，檔案室窗戶要掛窗簾，室內(nèi)應安裝瓦數(shù)適宜的白熾燈泡，以便更好的保護檔案資料。有防潮措施，安裝排風扇，購買溫濕度計，有條件的最好安裝空調(diào)、去濕機等，盡可能用計算機管理檔案。

3.2.5 強化服務觀念，拓寬服務渠道。要對衛(wèi)計檔案實行動態(tài)管理，注意材料積累，及時收集材料歸檔，建立完整準確的衛(wèi)計檔案，善于利用檔案材料為各項工作服務，為衛(wèi)計檔案的信息化管理打下堅實基礎。衛(wèi)計檔案管理人員要用發(fā)展的眼光積極拓寬服務領域和范圍，靠優(yōu)質(zhì)高效的服務，爭得理解和支持，求得發(fā)展的空間。在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)檔案的重要程度進行排隊，將那些利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理，提高衛(wèi)計檔案的利用率。

3.2.6 提高檔案管理人員素質(zhì)及檔案管理水平。 檔案工作者掌握知識和技能的水平，直接影響到檔案管理水平，必須做好檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，努力提高檔案管理的水平。

（1）重視信息化檔案人才的培養(yǎng)

信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應該是既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力，只有掌握合理的知識結構，掌握現(xiàn)代信息技術的高素質(zhì)人才，才能夠更好的為檔案管理工作而效力。為此，檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作應該著重提高檔案人員的管理信息化技術能力、創(chuàng)新能力和吸納、整合能力。

（2）重視檔案人員的培訓學習

提高檔案工作人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務培訓和新技術的學習，在培訓過程中要突出針對性和實用性，在培訓內(nèi)容上要做好需求調(diào)研，將培訓內(nèi)容與實際工作相結合，針對不同崗位人員的工作職責和不同要求，制定相應的培訓方案，加大計算機知識的比例，強化與相關工作的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡知識的運用，并適當設立檔案專業(yè)的課時，傳授檔案的新知識、新技術、新技能，使檔案工作人員及時了解檔案界的新方法，檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術在檔案工作中的運用，進一步拓展學習領域，更新知識結構，更好的為現(xiàn)有工作服務。

（3）積極支持、鼓勵檔案人員不斷學習，注重知識積累

很多檔案人員雖然已認識到提高自身素質(zhì)的必要性，但往往過于倚重各類培訓而忽視自身的學習和積累。事實上，自學也是提高素質(zhì)的重要途徑。檔案人員應積極主動學習信息技術、現(xiàn)代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網(wǎng)絡技術的能力，注重學習過程中的積累與探索，把理論與實踐有機結合起來。各級檔案部門要為檔案人員提高自身素質(zhì)營造支持的工作環(huán)境，為他們學習、使用新技術提供條件，激發(fā)檔案人員兢兢業(yè)業(yè)的專業(yè)態(tài)度。

（4）合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結構

將不同專業(yè)、學歷、年齡、職稱的檔案人員進行科學整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，形成合理的人才結構。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發(fā)揮。

[1]《新時期計劃生育局檔案建設與標準化管理實務全書》.才智.2007年12月.

[2]《中國檔案分類法》.《中國檔案分類法》編委會.1997年12月.

[3]《衛(wèi)生和計劃生育》.馬力 11-3148/C.