分析房產檔案的數字化管理

文/張瑛，宜興市住房保障和房產管理局

分析房產檔案的數字化管理

文/張瑛，宜興市住房保障和房產管理局

數字化管理是房產檔案工作發展的重點內容，以現階段房產檔案工作發展情況為基礎，結合近年來數字化管理應用的特點，分析房產檔案工作中應用數字化管理的內容和方案。

房產檔案；數字化；管理；方案

二十一世紀是一個經濟發展速度非常迅猛的時代，也是一個信息數量不斷增加的時代。在這一背景下，各行各業都充斥著大量的信息資源，房地產行業也是如此。為了可以正確管理這些信息資源，為房地產行業提供更為有效的服務，就需要應用現代化的管理技術，從而達到房地產檔案的數字化管理。本文主要是從檔案管理的特點以及數字化管理理念的應用等情況進行分析，以此提出正確的應用方案。

1 房產檔案管理的特點

在出現房產行業之后，就出現了房產檔案。房產檔案與人們的現實生活存在緊密的關聯，其真實展現了社會群體的生活狀態。特別是在現階段，房產問題更是受到了大范圍的關注，這樣促使房地產檔案管理工作中出現新的挑戰和機遇。

其主要分為幾點內容：第一，在房產檔案管理工作中，因為現階段所處的社會背景是信息技術不斷優化的時代，這樣促使房產檔案管理工作開始向著信息化管理的理念發展，也就是管理工作者在整合、轉移、歸檔信息的過程中，不再完全依據手工進行整合，而是可以應用網絡技術完成這一工作，以此有效提升檔案管理工作的效率和質量。并且，這一管理形式也在引導房地產檔案管理工作向著數字化的方向發展，其中與檔案管理工作相關的設施、信息系統、軟件等產品也被正確應用到房地產檔案管理工作中。第二，在房地產檔案管理工作中，網絡的推廣也為檔案信息資源共享化的發展提供了依據，以此促使房產檔案服務應用現代化的社會服務效率得到了有效的提升，應用者只要依據網絡就可以正確依據檔案網絡查詢相關信息。并且，也為房產檔案服務的多樣化發展提供了便捷，房地產單位可以設計相關的網站，與應用者進行信息的溝通，以此為應用者提供更為便利的服務。

2 房產檔案數字化管理的應用

2.1 實現房產檔案信息的多樣化查閱

例如在電子圖中找到一個房屋，就可以知道這一座房屋的層次、面積、構成等相關信息，同時也可以獲取這一棟房屋的產權人信息、多少面積、分戶圖等內容。相反，也可以結合房屋所處位置、產權人等相應信息的查閱明確其所在的電子位置和周邊設施。同時也可以依據商品房預售證明、商品房備案合同編號獲取其所在位置和銷售的相關信息等。

2.2 優化圖上查閱統計功能

例如在基礎地形圖中劃分相關范圍，就可以獲取這一區域中整體房產信息的綜合查詢、統一打印最終結果，同時也可以進行圖形輸出打印和制圖制作和輸出。結合這一特點可以對一個物業小區中的房屋特點進行整合分析，并且以此為基礎對房屋實施物業管理、拆遷管理等工作。

2.3 展現數字檔案和檔案元件彼此管理的特點

系統可以依據計算機數碼成像技術，構建三維虛擬檔案庫房檔案系統，從而對數字化方案和檔案元件實施相對的管理。在電腦虛擬系統中，隨意打開一個檔案架，就可以動態展現檔案。系統會自主實施碰撞檢測，提供有關導航的圖標，指導操作人員打開檔案鬼，從而快速獲取相關信息，獲取檔案，并且具備顯示和打印等服務功能。同時，對檔案查找提出有關的權限管理約束，保障檔案信息和電子信息的安全性。

2.4 有助于對檔案的應用情況進行管理

系統對每一個檔案的應用情況都會進行記錄，其中包含了借閱者、借閱的時間、信息內容以及歸還的時間等，這些信息可以依據時間段來整合管理檔案的應用情況。

3 房地產檔案數字化管理的優化方案分析

其主要分為以下內容：第一，科學設計數字化建設方案。在設計過程中，需要全面分析部門發展過程中遺留下來的歷史問題，以及現階段新增加的房產檔案信息，之后對其未來的發展提供科學的工作方案，以及發展中需要關注的問題，同時在設計方案的過程中需要以現階段發展為基礎不斷優化方案，例如對于新增加的檔案，需要在不影響登記發證等日常工作的背景下，可以在發證之后與實物歸檔前期間實施建檔工作。結合實際庫存檔案信息，為了有效展現出數字化檔案系統的應用價值，可以對現階段應用效率高的房地產信息構建檔案系統，之后解決剩余的檔案庫存等問題。第二，優化數字化管理要求。全面的房產檔案信息是達到數字化管理的重要基礎內容，這樣在構建檔案信息的過程中，需要確保信息的科學性、連續性以及全面性，其中包含了產權源頭、身份證、姓名、房產類型、房屋面積、應用時間、產權變化以及證明等各種類型的房產信息。同時，也要確保信息的字跡清楚明了，設計序列是正確的，圖像和數據信息都是正確的，從而確保房產產權都是科學、有效的。我國房產檔案信息化管理設計最重要的工作就是設計房產檔案數字化管理工作的標準，這一標準是以應用價值、安全保密等因素為基礎進行設計的，從而引導各個區域的房產數字化建設工作不斷推廣，整合相關的信息資源，提升整體房地產檔案管理工作的質量和效率。第三，加大基礎設備和人才團隊的建設。結合房產檔案數字化管理工作的需求，其在優化檔案數字化管理系統時，一定要全面分析基礎設備的建設工作，其中包含了符合工作的機房，確保機房中的整體布線、安全預防、溫濕度以及防潮、塵土、雷電等設施的有效性。同時也要具備有效的信息整合設施，例如高效的掃描儀等。除此之外，與房地產檔案管理工作有關的工作者就是檔案工作者，若是這一類工作者的素質過低，將難以提升房產檔案管理工作質量和效率。這就需要在實際發展過程中，需要加大培訓強度，確保每一位檔案管理工作者都可以認識到檔案管理工作的必要性，并且擁有強烈的安全保護觀念，認識到自身的責任，保障信息檔案的安全性和全面性。

4 結束語

總而言之，為了讓數字化管理成為房地產行業發展的重要內容，在實際發展中，房地產檔案管理工作者需要準確掌控機遇，正確面對發展過程中帶來的挑戰，不斷提升發展的速度，以此達到檔案管理工作的優化和創新，構建信息產業的檔案管理系統，從而為未來數字化城市的發展提供有效的依據。

[1]李紅偉.淺析新形勢下房產檔案的數字化管理[J].黑龍江史志 ,2014,(11)：180.

[2]吳利敏.談房產檔案數字化管理——以郴州市房產檔案管理現狀為例[J].檔案時空,2016,(08)：38-39.

[3]王斌.計算機技術在房產檔案數字化管理中的幾點思考[J].硅谷 ,2015,(03)：147.

張瑛，職稱：館員,職務：局辦公室主任。文章方向：人事文書檔案，保障性住房建設檔案，房產檔案,研究方向：檔案管理。