干部檔案創(chuàng)新管理模式探討

文/霍娟，牡丹江市自主擇業(yè)軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部管理服務(wù)中心

干部檔案創(chuàng)新管理模式探討

文/霍娟，牡丹江市自主擇業(yè)軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部管理服務(wù)中心

隨著干部人事制度的改革和社會市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,干部人事工作對干部檔案工作就其服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式上要求越來越高,特別是如何充分發(fā)揮干部檔案的服務(wù)功效,實現(xiàn)干部檔案工作創(chuàng)新模式,是干部檔案工作改革創(chuàng)新的出發(fā)點和落腳點。因此,為了適應(yīng)新形勢的工作需要,更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個中心服務(wù),干部檔案工作的改革創(chuàng)新勢在必行。

干部檔案；管理方式；創(chuàng)新研究

隨著現(xiàn)代化科技在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，大大提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。而干部檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，在管理過程中也應(yīng)該改變傳統(tǒng)的方式，引進(jìn)新技術(shù)，進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新。

1 改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念

1.1 在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，干部檔案管理工作發(fā)揮著極為重要的作用，是人事管理工作的重要組成。通過干部檔案管理，可以提高干部管理效率，是干部選舉和提拔工作的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。在選擇干部時需要改變傳統(tǒng)的觀念，要全面考核干部的綜合能力，而不是以干部的政治歷史情況為依據(jù)。這就需要在檔案管理是要對干部的情況進(jìn)行全面的統(tǒng)計和保存。

1.2 完善干部檔案管理，建立信息數(shù)據(jù)庫。所謂的干部檔案就是將干部的個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)水平、思想道德狀況以及在單位的實際工作表現(xiàn)等真實的記錄下來。這項工作的本質(zhì)是信息的統(tǒng)計，所以在進(jìn)行干部檔案管理時要注重信息的管理。要建立完整的干部檔案信息數(shù)據(jù)庫，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供完整的信息。

1.3 從人才培養(yǎng)角度分析，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開人才，人才是經(jīng)濟(jì)快速健康發(fā)展的重要因素，因此在進(jìn)行干部檔案管理時要重視人才的發(fā)展。在統(tǒng)計和管理過程中，要將干部的發(fā)展和培養(yǎng)作為重點。

2 突出檔案管理重點

2.1 在檔案管理過程中將干部的民主考評和實績材料作為重點。在評價一個干部時，實績材料是重要的標(biāo)準(zhǔn)，反映了干部的工作能力、工作效率、道德水平等多方面問題，是全面衡量一個干部不能缺少的材料。在考核一個干部時，不能僅依靠其工作能力，也要對其道德水平進(jìn)行全面的考察。而民主評議材料全面的表現(xiàn)出干部的群眾基礎(chǔ)，所以一般具有真實性和廣泛性。在干部檔案管理過程中，要將這兩項內(nèi)容作為管理的重點，這樣才能真正反映干部的能力和素質(zhì)，為干部考評提供重要資料。

2.2 對干部的“廉政”資料進(jìn)行重點研究，在檔案管理過程中要全面收集干部的年度廉政考核狀況、干部審計情況等資料。

2.3 保證干部檔案資料的完整性，使檔案全面反映干部情況，比如干部的個人資料、履歷表以及能夠全面反映干部情況的資料和信息。

3 創(chuàng)新干部檔案管理工作機(jī)制

3.1 改變傳統(tǒng)干部檔案管理方向，將其轉(zhuǎn)向人才管理。傳統(tǒng)的干部檔案是由多個部門完成的，這種檔案管理方式會將檔案信息分散，不能全面反映干部發(fā)展情況，造成檔案管理混亂問題。為了進(jìn)一步提高檔案管理水平，在檔案管理過程中要統(tǒng)一進(jìn)行，并且統(tǒng)一檔案管理方式，規(guī)范檔案管理機(jī)制。這樣才能通過干部檔案管理，全面分析干部信息，為組織上的人才培養(yǎng)工作提供有效信息。

3.2 由專業(yè)的檔案管理部門統(tǒng)一管理干部的廉政資料和專業(yè)人才績效考核資料。傳統(tǒng)的干部檔案管理是由紀(jì)委完成的，每年在考核完干部的廉政建設(shè)后，將其統(tǒng)一管理。這些資料并沒有在干部檔案中體現(xiàn)出來，這就不能全面反映干部發(fā)展情況。因此，應(yīng)該將這些資料交由專業(yè)的檔案管理部門進(jìn)行，將干部的廉政建設(shè)狀況和績效考核資料歸納到統(tǒng)一的檔案之中，這樣才有利于干部檔案資料作用的進(jìn)一步發(fā)揮，從而有效促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

3.3 結(jié)合社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展實際，建立完善的干部檔案管理制度。隨著社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的干部檔案管理制度已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需要，為了進(jìn)一步提高干部檔案管理效率就要建立全新的管理制度。使得干部檔案管理工作更加的規(guī)范、科學(xué)。

4 優(yōu)化干部檔案管理的服務(wù)方式

4.1 利用計算機(jī)系統(tǒng)全面建立檔案檢索管理系統(tǒng)。隨著計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代科技廣泛的應(yīng)用到檔案管理過程中。將所管檔案分成領(lǐng)導(dǎo)干部、一般、退休、離休、死亡，再用四角號碼對每份檔案的姓名進(jìn)行統(tǒng)一編碼編號，最后將檔案的姓名、檔號、目前分類等情況轉(zhuǎn)化成信息輸入計算機(jī)。利用者只要報出姓名，微機(jī)管理人員就能立即查出該干部的檔案是否在管，在哪類檔案柜內(nèi)，目前是否在庫房內(nèi)。需入檔的材料也可根據(jù)電腦提供的檔號，迅速得到歸檔，既節(jié)約了人工反復(fù)查找各類名冊的時間，提高了工作效率，又使檔案管理井然有序。

4.2 建立干部信息綜合查詢系統(tǒng)。將所管檔案的材料內(nèi)容信息化，輸入電腦，建成干部信息數(shù)據(jù)庫，并對干部的變動信息及時更正和維護(hù)。利用者如需查詢某個人或某些人的情況，只要按照所需條件檢索查詢，很快就能找出結(jié)果，按要求打印輸出，方便快捷。該系統(tǒng)基本上能實現(xiàn)以計算機(jī)檢索代替手工檢索，以數(shù)據(jù)庫信息代替實體利用，提高了工作效率，增強(qiáng)了干部人事工作的實用性。當(dāng)然，建立信息綜合查詢系統(tǒng)，必須付出艱苦的努力，要做大量龐雜的基礎(chǔ)工作（如信息的挑選、采集、編碼、審核、輸入）。同時這些基礎(chǔ)性的工作，又決定了系統(tǒng)提供服務(wù)的范圍和質(zhì)量。

4.3 信息系統(tǒng)的綜合開發(fā)利用。

第一，簡單的統(tǒng)計功能。統(tǒng)計可以根據(jù)需要，進(jìn)行固定格式或自定格式進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計結(jié)果可以自動存貯、打印。

第二，深層次的分析、預(yù)測功能。對干部隊伍的素質(zhì)狀況進(jìn)行分析，如可對年齡、學(xué)歷、所學(xué)專業(yè)、男女比例等情況進(jìn)行構(gòu)成分析，也可預(yù)測未來幾年、十幾年對人才隊伍素質(zhì)的變化趨勢，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策提供可靠的數(shù)據(jù)。

第三，可以發(fā)現(xiàn)人才，推薦人才，為科學(xué)地引進(jìn)人才，合理地流動人才提供指南。

5 結(jié)語

在干部檔案管理過程中，只有不斷進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理效率，才能滿足經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展對檔案信息的需求。在檔案管理過程中要不斷引進(jìn)新技術(shù)，改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，緊跟時代發(fā)展需要。

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