企業職工養老保險檔案管理問題及對策

文/王麗麗，孝義市社會勞動保險事業管理中心

企業職工養老保險檔案管理問題及對策

文/王麗麗，孝義市社會勞動保險事業管理中心

隨著社會養老保險事業的不斷發展，保險覆蓋范圍不斷擴大，參保單位、參保職工和享受社會養老保險待遇的人數也在不斷增加，基金籌集量成倍增長。企業職工保險檔案管理的重要地位已經越來越明顯。原有傳統的社會養老保險檔案管理方法，已經不適應社會保險事業發展的客觀要求。因此，加強和完善企業職工養老保險檔案的管理已勢在必行。本文首先對企業職工養老保險檔案管理管理現狀、問題進行了概述，詳細分析了完善企業職工養老保險檔案管理的對策，旨在完善企業職工養老保險檔案的管理。

企業職工；養老保險；檔案管理；問題；對策

近些年來，隨著社會養老保險事業的不斷發展，企業職工養老保險檔案管理問題變得越來越重要。規范企業職工養老保險檔案管理工作，保證檔案完整、真實和安全，實現養老保險業務經辦工作正常、有秩開展，更好地為參保人員和社會有關方面提供服務，對健全城鎮企業職工基本養老保險運行機制，完善社會保障體系起到了積極而有效的作用。

1 企業職工養老保險檔案管理管理現狀、問題

檔案內容應該完整、有用，檔案管理應該及時、規范。翻開企業職工養老保險檔案，不難看出其中存在的這樣幾個問題：一是檔案來源紛繁復雜。我國現行的養老制度可以追溯到上世紀80年代中期，起步晚，覆蓋小，資金少，是當時最大的特點。歷經20余年，保障范圍已經從全民所有制企業、城鎮集體所有制企業及其職工，逐步擴大到各類企業、民辦非企業單位及其與之形成勞動關系的所有人員、個體工商戶及其雇工、靈活就業人員，以及機關事業單位編外人員等；保障形式從原有的差進差出到2001年實行由社保經辦機構統一管理的社會化發放；保障渠道由原有的縣級統籌逐步擴展到省級補助。期間所形成的各類檔案材料可謂紛繁復雜、五花八門。二是系統管理姍姍來遲。2003年以前的企業職工養老保險檔案絕大部分集中在企業，在職職工、退休人員檔案由企業及其主管局管理。2003年起，所有企業檔案開始逐步向社保經辦機構移交。由于2000年前后國有企業和集體企業紛紛破產改制，一度幾乎失去管理，涉及社會保險申報繳費情況、在職職工及退休人員個人檔案資料殘缺不全，系統管理起步較晚。三是缺乏專業管理隊伍。一般社保經辦機構都沒有專門的檔案管理人員，更別談專業管理人員了，許多管理人員連系統的檔案管理培訓都沒有參加過，而是從一線工作人員中抽調出來組成的雜班子，缺乏精細管理檔案的理論水平和實踐經驗。因此，認為要加強檔案管理，必須從基礎建設入手，加強領導，嚴格制度，強化培訓，使企業職工養老保險檔案管理步入科學化、規范化的軌道。

2 完善企業職工養老保險檔案管理的對策

2.1 健全組織領導機構，強化目標責任管理

針對當前檔案管理存在的問題，筆者認為首先要進一步健全組織領導機構，切實加強領導。將檔案管理工作納入年度目標責任制考核，與社會保險擴面、養老金社會化發放、清理回收企業欠費等硬指標一同考核，加強管理責任。可以專門組建檔案管理科或者檔案管理工作領導小組，定期召開檔案管理工作培訓會、研討會和經驗交流會，研究解決檔案管理工作中出現的新情況和新問題，并對下一步工作進行安排和部署。堅持定期對檔案工作進行檢查指導，將檢查結果記入責任人和檔案管理人員的年終考核檔案，作為年終評選先進、考核獎勵的主要依據之一。

2.2 制定人員培訓計劃，不斷提高業務素質

為了推進檔案管理工作不斷進步，我們始終致力于配齊配強專職檔案管理人員，并從兩個渠道對現有檔案管理人員進行培訓：一是聘請高校檔案管理方面的教授、專家進行理論培訓，以掌握最先進的檔案管理專業理論知識和最先進的檔案管理工作理念。二是積極組織檔案管理人員參加省市檔案局組織的專業培訓，讓檔案管理工作者不斷獲取新的檔案管理工作信息，不斷更新自己的知識結構和管理理念。三是結合本單位的工作實際，制定培訓計劃，聘請檔案行政管理部門專家系統講授檔案管理工作的專業知識和軟件使用的操作技能。

2.3 積極開發檔案價值，充分發揮服務效能

近年來，我們積極開發企業職工養老保險和農村社會養老保險檔案的利用價值，充分發揮其應有的服務功能，讓檔案管理工作回歸到為社會保險工作服務的原點上。為此，我們千方百計提高社會保險檔案的利用率，無論是在領導決策之前，還是在各項工作籌備、開展之前，我們都要查閱檔案，積極提供資訊服務，以便更好地決策，更加精心地籌劃各項工作。譬如，在歷年企業退休人員養老金調整工作中，我們組織檔案管理工作人員積極配合退休管理科開展測算和審檔工作，利用兩周時間查閱退休人員檔案，做到不少一個人，不差一分錢，受到了企業退休人員的一致好評。

2.4 完善檔案管理制度，規范檔案管理程序

加強檔案管理制度建設是規范檔案管理的重要保證。因此，我們按照《檔案法》和省勞動保險處、檔案管理處等主管部門的要求，進一步修訂、完善了《關于加強社會保險檔案工作的意見》《文書檔案管理細則》《文書檔案保管期限》《文件歸檔管理細則》《立卷歸檔管理細則》《檔案保管統計制度》《過期檔案鑒定銷毀制度》《安全保密制度》等制度，做到整章建制，規范管理。還進一步完善了《檔案管理工作人員崗位職責》，明確了管理責任、提出了具體任務、劃定了歸檔范圍、規范了整理標準，使工作人員對檔案的收集、整理和查詢都能做到有法可依、按章辦事、嚴格管理、合理使用，確保不出現空缺、損毀和丟失現象。與此同時，我們還大膽起用新人，積極探索檔案管理的新途徑、新辦法，在管理方法上開展創新活動。一是創新管理手段。實現保管條件現代化，載體材料新型化，檢索手段自動化，檔案管理標準化。二是規范管理方式。對傳統的、落后的手工操作管理方式進行改革，利用多媒體等新技術、新設備實現檔案實物載體和檔案信息載體分離，從而實現“簡化立卷，深化檢索”的目標，使檔案管理做到簡易組合，達到優化管理、利于統計、便于檢索的功效。三是強化服務效能。改變了傳統的檔案利用服務模式，初步建立起上門服務、電話咨詢、文件查詢、網絡檢索的立體化利用服務體系，讓人們不出家門就能便捷地查到自己所需要的檔案資料。

2.5 加大硬件投入力度，配備現代管理手段

要實現現代化、規范化管理，須加大硬件投入力度。在檔案管理設備簡陋、管理手段落后、投入資金不足的情況下，是無法實現檔案管理的現代化、規范化要求的。必須完成的硬件設施是建設標準化庫房，配置密集架、滅火器、防盜門、溫濕度計、干燥劑等檔案專用物品，使所有庫房都具有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防高溫、防蟲害等功能。為了進一步推進我縣檔案管理規范化、信息化，我們還必須配備電腦、打印機、復印機、掃描儀和照相機等全套設備。我們現已安裝了檔案管理軟件，開展了永久保管檔案信息的計算機錄入工作，雖然這是一項工作量很大的工作，并且還需要不斷地維護、完善，但是，檔案信息化管理使得檢索檔案的速度和質量較過去有了很大提高。目前，我局還建立了一套完整的檔案管理工作網絡，形成了領導掛帥、業務協作、專人負責、流水作業的四級管理工作機制，確保檔案管理和檔案檢索工作正常開展，有條不紊。

3 結束語

綜上所述，完善企業職工養老保險檔案管理對我國社會的發展具有重要的作用。因此，必須進一步完善和提高企業職工養老保險檔案管理措施，這樣才能促進我國社會的健康快速發展。

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