檔案管理信息系統設計與實現

文/付大維，孝義市梧桐煤化工園區管理委員會

檔案管理信息系統設計與實現

文/付大維，孝義市梧桐煤化工園區管理委員會

基于客戶檔案對電力公司來說是一種無形資產，公司通過營銷客戶檔案及時準確地掌握整個公司實際經營狀況，在對策略進行調整時可以作為一種參考依據，做好客戶檔案管理可以有效提升公司競爭力，同時為客戶提出更好的服務。本文以電力營銷客戶檔案管理為例，主要對電力營銷客戶檔案管理信息系統的設計以及實現進行探討，提出筆者的思考和建議，僅供參考。

電力營銷；客戶檔案；管理信息系統；設計實現

1 電力營銷客戶檔案管理現狀和問題

現階段，電力營銷客戶檔案管理工作中存在的問題主要有：①傳統檔案管理方法不能和國網所要求的客戶檔案安全性、準確性以及完整性相符；②紙質儲存對共享利用非常不便，對于那些沒有歸檔的紙質檔案就不能查詢；③傳統客戶檔案管理的工作效率不高，歸檔慢、不容易更新以及準確率低和調閱效率不高，存在投訴風險；④庫房不能夠滿足設計用電戶的增漲，同時設備也比較陳舊；⑤紙質客戶檔案不可以和營銷業務應用系統進行對接，和電子文件管理不一致。

2 電力營銷客戶檔案管理信息系統

2.1 電力營銷客戶檔案管理信息系統所具有的功能

這一客戶檔案管理信息系統所具有的功能主要使客戶檔案管理工作變得電子化，所以了解電力營銷客戶具體管理模式是非常有必要的。電力企業在管理電力營銷客戶檔案的時候將供電所作為單位來進行，不同供電所依據供電電源方式可以分成臺區低壓客戶以及高壓專變客戶。

2.2 區分客戶資料種類

依據電力營銷業務所具有的特點，可以將客戶檔案資料分成兩個類別，就是在業擴報裝的時候形成的一種業擴報裝資料，還有一種是在正常用電營業的時候形成的一種業務變更資料。

2.3 其他系統功能

客戶檔案管理信息系統還具有下列幾種功能：將每個客戶當做基本管理單元，與一戶一檔要求相符；同時依據客戶具體管理模式來對客戶進行分層管理以及定位追溯；具有和現實營銷業務一致的新裝以及變更等管理功能；除此之外，還具有能夠將原始客戶檔案資料掃描成文件和圖片、上傳、存儲、打印、管理以及查詢和檢索別的電子文檔的功能。

3 電力營銷客戶檔案管理信息系統具體工作流程

通過網絡硬盤存儲這種技術，原始客戶檔案資料經過掃描之后可以變為圖形文件以及別的電子文檔等，然后將其以文件形式存儲起來。

利用無極限存儲目錄這種方式，有效處理客戶分層管理問題以及定位追溯問題，就是高壓專變客戶依據供電所名-線路名稱-轉變-用戶編碼這個程序進行存儲，而臺區低壓用戶則依據供電所名-線路名稱-臺區名稱-用戶編碼這個程序進行存儲。因為每個用戶編碼只有一個，所以不會出現數據沖突問題。

把全部紙質原始客戶資料掃描變為電子圖片，然后上傳用戶目錄來存儲，此外可以上傳別的Word以及Excel等文檔。

利用相應的復制備份方式，保證存儲在檔案管理信息系統里面的數據足夠安全。

4 電力營銷客戶檔案管理信息系統的實現

當設計好檔案管理信息系統之后，就應該對相關功能進行測試，當和業務需求一致的時候就可以投入到實際應用中。

4.1 管理人員可以利用電力營銷客戶檔案管理信息系統中的軟件提高工作效率

現階段比較普遍的系統系統結構主要有兩種，就是B/S結構以及C/S結構。由于整個管理信息系統的應用部門是電力營銷管理部門和全部供電所，這些部門分布的范圍都比較廣，若采取的是C/S這種模式來，就會產生軟件安裝以及調試等具體操作問題，所以，比較合適的結構是B/S結構，檔案管理人員僅僅需要利用瀏覽器在電腦上就能夠上傳、打印以及查詢和歸檔相應的客戶檔案資料。和以前的紙質檔案管理相比，利用這種信息系統省去了很多繁雜的工作步驟，使檔案的查詢更加方便快捷，同時也可以增加檔案的完整性。除此之外，SG186這種電力營銷業務系統都是采用的B/S結構，客戶檔案管理信息系統屬于其的補充，能夠在網絡上一起使用營銷局域網，所以其推廣應用比較方便，通過這些結構模式可以使檔案管理工作更加現代化，有效改善了傳統檔案管理方式所存在的一些弊端。

因為該系統所采用的后臺數據庫是SQLServer2000，因為其具有很多優點，比如，界面友好、具有較高可靠性、接口比較靈活等，所以檔案管理人員比較容易學會使用。尤其是在其和SG186這種營銷業務系統之間進行數據轉換的時候，轉換效率比較高，這樣就可以提高檔案管理工作人員的工作效率以及管理水平。

連接數據的時候采用的是ADO.NET技術，這種技術可以提供具有可視化的一種數據連接組件：DataSet、SqlConnection以及SqlCommand和SqlDataAdapter。利用該方式，只用編寫比較簡單的代碼就能夠和數據庫進行連接，所以使檔案管理工作變得更加便捷，增加了檔案管理工作的及時性。

4.2 進行后續的規范管理

實施一戶一檔這種客戶檔案管理模式，就需要改變原來的那種客戶檔案管理方式。當應用這種客戶檔案管理信息系統之后，每個供電所在完成客戶業務辦理工作后，應該首先掃描相應的客戶原始資料，然后把這些資料交給相應的檔案員，讓檔案員把資料放入客戶檔案袋里面。以后，如果想要查詢某位客戶的具體信息，只要在檔案管理信息系統里面檢索、查詢以及打印就可以了，不需要翻找客戶的紙質資料，這樣可以節省很多查詢時間，同時也可以避免磨損客戶紙質資料。

4.3 規范客戶檔案盒

通過這一信息系統，可是使以前的紙質客戶檔案更加規范。電力公司的紙質檔案一般是進行集中歸檔，并且是由營銷部也就是客戶服務中心進行管理，而客戶服務中心只有一個職能檔案庫，供電所是沒有建立智能庫的，所以在進行檔案管理的時候應該定制統一的那種高壓客戶檔案盒以及臺區檔案盒和低壓客戶檔案盒，一個客戶對應一個檔案盒，而每個臺區中的全部低壓檔案盒應該統一放到一個臺區檔案盒里面。將線路當做單元來對檔案柜進行分配，把每條線路全部專變客戶集中起來進行存放，把這一線路中全部臺區檔案盒集中起來存放。對高壓客戶以及低壓客戶檔案盒都編制標準資料目錄。把原先依據業務種類和分月裝訂存放的那些業務單都放入客戶檔案盒里面。這樣就會使檔案的歸檔更加方便，同時也可以確保檔案的準確性以及完整性。

4.4 系統上線運行

當規范整理好紙質客戶檔案之后，電力企業就應該開展相應的電力營銷客戶檔案管理信息系統上線動員會，并對公司職員進行培訓，使其能夠充分學習和了解這一系統。每個單位組織人員應該首先編制本單位的具體線路臺區目錄。電力企業利用SG186這種營銷業務系統里面每個單位客戶名稱和每個用戶編碼，于數據庫后臺成批建立相應的客戶目錄，以此顯著提升工作效率。每個單位中的集中人員應該掃描紙質資料并上傳，這樣就可以在短時間里面使數據儲存實現電子化。

5 結語

綜上所述，重視技術的開發和應用，把安全當做整個系統的核心，靈活準確地應用相應的技術，使系統更加趨于人性化，和現代電力營銷信息系統相關要求相適應，這樣才能利于比較實用和有效的客戶檔案管理信息系統，促進我國電力事業不斷發展，有效提升電力企業所具有的競爭力。

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