人力資源檔案管理現狀及改善對策

文/史運昌，商水縣人力資源和社會保障局

人力資源檔案管理現狀及改善對策

文/史運昌，商水縣人力資源和社會保障局

隨著計算機和網絡的發展，人力資源檔案管理經歷了多年的經驗積累，其人力資源檔案管理的模式已經初具規模，但如何讓人力資源檔案管理，在人才交流和利用中，如何發揮更大的作用，還有許多工作需要認真探討。本文則在關于人力資源檔案管理現狀分析的基礎上，探討其改善對策。

人力資源；檔案管理；改善對策

人力資源檔案管理的信息化建設是知識時代的需要，也是人力資源檔案管理的需要，就要提高認識，加快對檔案管理信息化的建設，提高人力資源檔案應用價值。

1 人力資源檔案管理現狀

1.1 企業單位不夠重視

在一些企業單位中，企業只是注重這些人帶給企業的利益，而不夠注重對人力資源檔案的管理。這種情況在現今中國企業中仍然存在，因為他們認為這是沒有太大意義的，只要他們能夠保證了自己員工的重要信息不被盜取，不流傳出去被人利用就是成功的。但是也就是應為這種原因造成了人事管理部門經常疏忽檔案管理，這就造成了一些問題的發生，嚴重時甚至影響到了企業發展問題。也是職員沒有了個人信息安全保障，造成了工作不用心的更嚴重的問題。

1.2 人力資源檔案管理的水平與手段不足

人力資源檔案管理的水平與手段，現在，一些單位還存在許多問題，主要是專業的技術管理人員少，大部分從事檔案管理的人員，沒有專業的技術知識，只是按照自己的想法，隨心所欲的工作，因此，在人力資源檔案管理方面，既不能對人力資源檔案工作重視，也不能有效地管理檔案。尤其是還有很多人員是兼職，他們不能對檔案的管理投入足夠的精力，嚴重影響了檔案管理的質量，同時也影響了對人力資源檔案的利用。

1.3 人力資源檔案材料不完整、歸檔不及時

人力資源檔案收存的是職工的履歷、自傳、鑒定(考評)、學習學歷職稱、政治歷史等方面的有關材料,檔案中的材料只有完整、齊全、規范,才能真實地反映員工自身的成長歷史和人生軌跡。歸檔的政審材料中有未經組織審查核實和蓋章。在收集歷史久遠的材料使用復印件歸檔時,卻沒有注明復印件的出處、時間、復制人,也沒有并加蓋材料出具單位或干部人事關系所在單位組織人事部門的印章,無法保證復制材料的真實、有效。

1.4 人力資源檔案管理的硬件設施問題

人力資源檔案管理質量不高的另一個原因，是人力資源檔案管理的硬件設施不齊全。這些硬件包括，檔案館和設備。但有些單位，至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的設施，對人力資源檔案的管理，名存實亡，長期下去，導致原始的紙質檔案得不到有效的保護，很可能出現蟲蛀、霉變等現象，計算機的管理更是不可能實現。

2 人力資源檔案管理改善對策

2.1 提高檔案管理人員的自身素質和業務素質，增強對檔案的意識

提高檔案管理人員的素質，不僅要提高他們自身的業務素質和知識水平，更著眼于政治素質和實際本領的提高，加大教育培訓的力度，努力培養政治強、業務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養和思想道德素質，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應崗位要求的實際本領，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調查研究，不斷地提高管理水平。

2.2 對人力資源檔案管理功能的提高

要不斷改善人力資源檔案功能，這樣才能使人力資源檔案記錄的內容更加全面、客觀。在管理過程中要對人力資源檔案的功能進行重新定位，不僅要保留人力資源檔案原有的功能，還要進行進一步的改革，使人力資源檔案能更好的為單位的發展提供幫助。

2.3 發揮好人力資源檔案管理的服務工作

人力資源檔案作為一種資源,不僅僅是單純保管,而是有著一系列服務內容。《干部檔案工作條例》明確規定：“干部工作調動或職務調動后,干部檔案應及時轉給新的主管單位。”應在工作調動或職務調動后2個月內,通過機要或派專人及時、安全、規范地轉遞檔案。逾期一個月未接到接受單位檔案轉遞單回執的,檔案轉出單位要及時進行催問索要,明確檔案的去向,防止檔案的丟失,對當事人負責。員工個人求職或服務的新單位需了解查閱其原單位的人力資源檔案,經由本人書面授權,原單位應無償提供。非經個人授權,任何單位和個人不得以任何理由扣留個人檔案并公開、披露其信息。

2.4 人力資源檔案管理的信息化建設

人力資源檔案管理的信息化建設是知識時代的需要，也是人力資源檔案管理的需要，就要提高認識，加快對檔案管理信息化的建設。

2.4.1 人力資源檔案管理的政策法規與信息化標準

人力資源檔案信息化的應用和發展離不開政策法規標準體系的支持，要逐步研究和完善發展相關政策法規標準。要加快制定信息化的標準體系，為人力資源檔案信息化建設奠定好基礎。人力資源檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式，統一的軟件程序，統一的技術標準，統一的工作規程，才能實現有效的人力資源檔案管理。

2.4.2 人力資源檔案的數據庫與信息資源建設

人力資源檔案業務工作信息化，它的前提是建立起資源配置合理，特色突出，利用方便的人力資源檔案信息資源數據庫。只有做好人力資源檔案信息化建設的基礎性工作，才能把館藏檔案信息進一步深入開發出來，使人力資源檔案工作的服務水平和服務能力得到提高。檔案信息化基礎設施是檔案信息化建設，要做好人力資源檔案應用系統建設的基礎和前提，因此，要對人力資源檔案信息化建設給與足夠的重視，要加大投資力度，購置設備，配置相關人才。

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