事業(yè)單位人事檔案管理存在問題與對策

文/張歡，孝義市衛(wèi)生計生信息中心

事業(yè)單位人事檔案管理存在問題與對策

文/張歡，孝義市衛(wèi)生計生信息中心

事業(yè)單位最重要的構(gòu)成部分就是人員，而記錄了不同人員信息的唯有人事檔案。可見，要做到合理分配和利用人員，管理人事檔案是一項必不可少的舉措。而如今事業(yè)單位對其重視不足，檔案管理存在許多問題，應(yīng)當引起高度重視并采取有效措施予以解決。

事業(yè)單位；檔案管理；問題；解決辦法

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，記錄一個人的主要經(jīng)歷、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)等多方面的文件材料。它是合理分配、利用人才的指南針。隨著事業(yè)單位的改革，人事檔案管理中所存在的諸多問題日益突顯，這對事業(yè)單位改革工作的推進極為不利。因此，解決人事檔案問題勢在必行。

1 當前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

時代在發(fā)展，技術(shù)在進步，正視檔案管理所存在的問題，才能更好的促進其完善。

1.1 檔案管理的設(shè)施裝備差。不少單位不論規(guī)模大小，儲存檔案的房間基本都是一間，既要辦公，又要閱檔，還做倉庫。并且，人們查閱檔案基本都是用手工方式，因此檔案紙張容易發(fā)黃變脆，這對檔案的完整保存極為不利。此外，房間內(nèi)紙張及存放檔案的木柜極易著火，房門也是普通木門基本無法防盜，防潮等工作也做的不夠深入。

1.2 管理水平滯后，人員工作能力不足。由于檔案管理工作的單一性和枯燥性，事業(yè)單位人員對檔案管理工作重視不夠，很少引進和培養(yǎng)專業(yè)人員，管理沒有注入新鮮血液，管理水平自然而然就下降了。而且，當今事業(yè)單位的檔案管理人員文化水平以及專業(yè)素養(yǎng)都相對低下。許多檔案管理人員還在運用舊的思維模式來管理檔案。由于管理模式已跟不上時代的步伐，所以在檔案管理上會出現(xiàn)很多問題。人事檔案管理工作比較繁瑣，一旦人力資源不足，就難以保證其管理工作的質(zhì)量。

1.3 認識不到檔案管理工作的可塑性和重要性。和其他工作相比，檔案管理工作不容易出成績，吸引不了人們注意。長此以往，大多數(shù)人甚至一些領(lǐng)導(dǎo)都對檔案管理工作的認知存在著誤區(qū)。在他們眼中，檔案管理工作無非就是一些抄寫、歸檔、保管等內(nèi)容，既不能承擔(dān)單位的重要工作，也不會創(chuàng)造任何經(jīng)濟利益。由于以上原因，一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及人員經(jīng)常忽視檔案管理工作。

1.4 人事檔案收集工作不夠深入。人事檔案收集工作不夠深入主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是歸檔時的材料不夠全面。例如某單位在清查檔案時發(fā)現(xiàn)在100多人中有近10人缺乏年度考核。二是歸檔的材料缺乏真實、準確性。人事檔案的特點就是客觀、真實和唯一。但在實際檔案中，在黨齡、學(xué)歷等方面存在造假現(xiàn)象。比如某單位對200名員工進行檔案審查發(fā)現(xiàn)近20多人年齡不符，工齡不符的近15人，學(xué)歷不符的也有5人。三是檔案收集方面沒有嚴格的規(guī)章制度，不能有效約束和管理人員，導(dǎo)致執(zhí)行力度弱，因此歸檔工作進行的非常被動和滯后。

2 加強人事檔案管理工作的對策建議

從上面的敘述中可以看出，當今的事業(yè)單位檔案管理存在諸多問題。針對上面的問題，提出以下對策建議。

2.1 加強基礎(chǔ)建設(shè)，更新設(shè)施設(shè)備。檔案管理人員要積極與領(lǐng)導(dǎo)溝通，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。加強檔案工作的設(shè)施設(shè)備建設(shè)主要包括以下幾點。一要加強專用檔案庫房的建設(shè)，提高防火、防潮能力；二要配備鐵質(zhì)的檔案柜，還應(yīng)有空調(diào)、滅火器以及信息管理設(shè)備；三要經(jīng)常檢查防蛀、防光、防火等設(shè)施。

2.2 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高檔案管理人員自身能力。檔案管理信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以達到事半功倍的效果。除此之外，對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，除了提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)，更應(yīng)該注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，將他們培養(yǎng)成綜合型檔案管理人才。如條件許可，最好招聘相關(guān)專業(yè)的人員為檔案管理事業(yè)注入新鮮血液。

2.3 提高思想認識、加強對檔案管理工作的重視程度。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理工作納入日常議事日程，經(jīng)常組織相關(guān)人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以積極心態(tài)適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，提高工作熱情，培養(yǎng)強大的責(zé)任感。 應(yīng)當成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)團隊，定期要對檔案管理工作進行檢查、督促和指導(dǎo)。

2.4 注意檔案資料收集，提高檔案管理水平。資料收集是檔案管理工作的重要組成部分，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此相關(guān)人員必須及時關(guān)注信息來源，做好甄別工作，將雜亂失真信息剔除，將有價值的信息留下。還有就是建立相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，此制度建立在單位特點和管理實際的基礎(chǔ)上，才能適應(yīng)單位檔案管理的需要。在執(zhí)行過程中，還要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3 結(jié)語

隨著事業(yè)單位人事制度改革的推進，越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)注意到人事檔案的重要意義，也對人事檔案的管理提出新的要求。對于人事檔案管理事業(yè)來說，這是一把雙刃劍，不僅帶來了挑戰(zhàn)也帶來了機遇。因此，事業(yè)單位應(yīng)當結(jié)合本單位工作實際，考慮好每一個檔案管理細節(jié)，細化工作措施，落實工作責(zé)任，從而將事業(yè)單位人事檔案的管理工作抓緊抓好、抓出成效。

[1]李淑偉，淺議檔案信息自動化系統(tǒng)管理[J]，經(jīng)濟研究導(dǎo)刊,2011.

[2]羅志超，人事檔案管理工作現(xiàn)狀的分析與對策[J]，黑龍江教育學(xué)院學(xué)報,2011.

[3]孫偉，淺析事業(yè)單位人事檔案管理特征與作用[J]，中國外資,2014.