商業(yè)銀行集中采購常見問題及對策

文/盧延昆，中國建設(shè)銀行股份有限公司廣東省分行

商業(yè)銀行集中采購常見問題及對策

文/盧延昆，中國建設(shè)銀行股份有限公司廣東省分行

隨著銀行業(yè)務(wù)快速發(fā)展、管理精細化要求日益提高，以及內(nèi)外部監(jiān)管漸趨嚴格，商業(yè)銀行越來越重視并逐步完善集中采購管理，在組織架構(gòu)、制度建設(shè)、執(zhí)行監(jiān)督等方面對采購行為進行規(guī)范，保障銀行正常運營和合規(guī)操作，支持業(yè)務(wù)發(fā)展。本文主要就對商業(yè)銀行集中采購存在的常見問題進行分析，并提出相關(guān)對策。

市場經(jīng)濟；企業(yè)；物資采購；管理思路

1 商業(yè)銀行集中采購概述

商業(yè)銀行在經(jīng)營管理過程中，會相應(yīng)發(fā)生運營費用和資本性支出，例如自助設(shè)備、計算機設(shè)備、車輛、物業(yè)購置及裝修等資本性投入，以及宣傳廣告、設(shè)備維保、系統(tǒng)開發(fā)、鈔幣押運等費用開支。根據(jù)2015年度年報數(shù)據(jù)統(tǒng)計，16家A股市場上市銀行資本性支出和管理費用支出合計分別超過2113億元和4235億元（數(shù)據(jù)來源：Wind資訊）。為了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，降低成本，防范道德風(fēng)險，由此產(chǎn)生了集中采購。商業(yè)銀行的集中采購，主要是指銀行通過招投標(biāo)或組織商務(wù)談判等方式，利用銀行自有資金集中統(tǒng)一購買、租賃實物物品、無形資產(chǎn)以及相關(guān)服務(wù)（下稱商品）等行為。通過公開競爭和規(guī)模化的集中采購，銀行能夠獲得性價比較優(yōu)的供應(yīng)商和商品，表現(xiàn)在：一定成本水平下更優(yōu)質(zhì)的商品和服務(wù)，或者既定標(biāo)準(zhǔn)的商品和服務(wù)獲得更優(yōu)惠的價格。規(guī)?；募胁少忂€整合不同層級的同類開支需求，提高開支效率，同時，陽光、公開、規(guī)范的集中采購，還能有效防范采購過程中的不廉潔、利益輸送等違法違規(guī)行為，進一步維護商業(yè)銀行的利益。

2 商業(yè)銀行集中采購常見問題分析

2.1 對集中采購的重要性認識不足

部分商業(yè)銀行的非采購部門對集中采購的作用片面理解為只是節(jié)約成本，是為財務(wù)部門服務(wù)的，將集中采購等同于采購最低價，在提交給采購部門的需求中忽略了商品屬性中價格要素之外的規(guī)格、質(zhì)量等標(biāo)準(zhǔn)以及配套售后服務(wù)等方面的考量。在采購部門按其需求完成采購后，往往出現(xiàn)所采購的商品質(zhì)量以及應(yīng)用性很難滿足實際需求，有些項目還要再次采購，造成財務(wù)資源和人力物力浪費，也影響運營效率。

2.2 集中采購的計劃性、集約化不足

理論上，大批量生產(chǎn)的商品由于攤薄了生產(chǎn)過程中的固定成本，其單位成本會在同等條件下低于小批量生產(chǎn)的商品。實踐中，供應(yīng)商往往會考慮“薄利多銷”，對大額訂單給予更加優(yōu)惠的價格優(yōu)惠。因此，在規(guī)格、質(zhì)量等標(biāo)準(zhǔn)既定的情況下，對于同類商品采購的數(shù)量越大，在招投標(biāo)和采購談判過程中越能爭取到供應(yīng)商的優(yōu)惠價格，越能體現(xiàn)采購集約化的效果。但是，有的銀行的采購部門沒有很好地從采購計劃的源頭抓起，在采購項目的安排上沒有積極發(fā)揮主觀能動性，對于其他部門提交的采購需求僅滿足于按部就班“走流程”，打著“在采購部門這個環(huán)境不出問題”的小算盤，這樣就往往導(dǎo)致無法形成采購合力和集約化，同時銀行采購商品的標(biāo)準(zhǔn)以及協(xié)調(diào)性也不能夠統(tǒng)一，產(chǎn)生很多重復(fù)采購項目，效率低下，成本節(jié)約效果不明顯。這與集中采購追求低成本、高效率，有效實現(xiàn)資源配置最大化的目標(biāo)是不相符的。

2.3 集中采購的規(guī)范性不足

對于銀行的集中采購工作而言，環(huán)節(jié)多，鏈條長，涉及部門廣，從采購計劃開始，到項目立項、采購申請、供應(yīng)商入庫與遴選、招投標(biāo)和商務(wù)談判、起草和簽訂合同、合同執(zhí)行與付款、供應(yīng)商履約考評等環(huán)節(jié)，涉及到采購部門、需求部門、歸口部門、財務(wù)部門、法規(guī)部門、合規(guī)監(jiān)督部門等，由于采購項目特點不同，加上各部門、員工對制度的理解與執(zhí)行有偏差，同時，很多銀行也缺少真正專業(yè)的采購評審委員，導(dǎo)致集中采購項目操作不夠規(guī)范，影響了集中采購的公正、公開和公平，若有供應(yīng)商投訴或曝光，將損害銀行的聲譽；若是有不法分子利用采購不規(guī)范的漏洞，內(nèi)外勾結(jié)，中飽私囊，利益輸送，還將釀成腐敗案件，造成經(jīng)濟和聲譽損失。

2.4 集中采購的信息化支持不足

主要表現(xiàn)在：一些銀行沒有開發(fā)、應(yīng)用采購信息化系統(tǒng)，采購信息的采集統(tǒng)計仍然依靠手工臺賬，效率低下，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時性也不足；由于流程上缺乏系統(tǒng)控制，采購操作的規(guī)范性也不高；由于銀行需要采購的商品類別多樣，部分商品缺少市場價格信息，采購部門由于人手、精力、經(jīng)驗等方面不足或難以覆蓋所有類別商品，導(dǎo)致采購預(yù)算的編制比較隨意；隨著電子商務(wù)和現(xiàn)代物流的發(fā)展，一些適用范圍廣、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、單價不高的商品（如日常辦公用品、計算機耗材等），由需求部門在網(wǎng)上商城直接購買并通過物流配送，可能比采購部門統(tǒng)一采購還經(jīng)濟、便捷，但是實踐中采購部門很難對網(wǎng)上商城的供應(yīng)商集中采購，而如果不經(jīng)過集中采購，需要在制度上允許突破或例外。

3 解決問題的對策

3.1 完善組織架構(gòu)，明確職責(zé)分工

商業(yè)銀行總行和一級分行設(shè)立采購管理部門，成立集中采購決策委員會或類似的集體議事機構(gòu)，明確議事規(guī)則和權(quán)限，把集中采購的一人拍板改成集體決策，進一步提高集中采購方案的科學(xué)性和決策過程的陽光化。

3.2 完善制度流程，提高采購效率

首先，需要按照集中采購全流程管理的要求進行分工，根據(jù)責(zé)權(quán)利對等的原則，將各個環(huán)節(jié)涉及部門的責(zé)任歸屬以制度的方式進行明確，在采購執(zhí)行過程中，各個環(huán)節(jié)、每個環(huán)節(jié)的涉及部門相互聯(lián)系又相互制約，每一個環(huán)節(jié)產(chǎn)生問題都會對整個采購供應(yīng)鏈的正常運行產(chǎn)生影響，因此，需要相關(guān)部門密切合作，從大局出發(fā)，對采購工作有效統(tǒng)籌，限定辦結(jié)時間，提高采購效率；其次，采購管理部門要積極發(fā)揮主觀能動性，牽頭組織編制采購計劃，根據(jù)財務(wù)支出預(yù)算，對各個部門的采購需求計劃進行統(tǒng)籌，整合同類采購項目，提高采購的規(guī)?；图s度，并嚴格執(zhí)行采購計劃，維護集中采購工作的嚴肅性。

3.3 加強監(jiān)督檢查，切實防止腐敗

一是事前防范。通過完善制度，明確職責(zé)，使得集中采購全流程有分工、有配合、有制約，特別是不相容的職責(zé)必須崗位分離；二是事中控制。通過合規(guī)、紀檢監(jiān)督部門在供應(yīng)商征集、準(zhǔn)入、采購談判等重點環(huán)節(jié)的平行作業(yè)、現(xiàn)場監(jiān)督，防范操作過程中出現(xiàn)人為因素而影響采購結(jié)果的情況，委托或自行組織的招投標(biāo)也要確保按相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定公開相關(guān)信息，確保過程公平，結(jié)果公正；三是事后檢查。通過審計、紀檢部門事后的不定期審計檢查，及時發(fā)現(xiàn)集中采購存在的問題，對于屬于人為故意或與供應(yīng)商存在不當(dāng)利益輸送的，對責(zé)任人予以嚴懲；四是加強教育。對員工和供應(yīng)商進行廉潔采購的教育和禁止性從業(yè)行為的警示，促使集中采購的參與人員和單位嚴格按照制度和流程進行集中采購工作，營造風(fēng)清氣正、陽光公平的集中采購生態(tài)環(huán)境。

3.4 加快系統(tǒng)建設(shè)，提高采購信息化水平

首先，按照集中采購制度要求，把全流程電子化的采購系統(tǒng)開發(fā)、應(yīng)用起來，既要滿足采購流程便捷的需要，也要滿足管理效率和風(fēng)險控制的要求；其次，對于建有網(wǎng)上商城的商業(yè)銀行，可以把采購系統(tǒng)與網(wǎng)上商城對接起來，或?qū)ο嚓P(guān)制度進行完善，使采購系統(tǒng)與外部電子購物商城的網(wǎng)上采購形成有效銜接，滿足制度規(guī)定；三是通過采購系統(tǒng)的管理和監(jiān)測，促進供應(yīng)商與商業(yè)銀行的合作，對于合作緊密、貢獻較大的供應(yīng)商，可以在具體采購項目中予以適當(dāng)加分，增進雙方的合作共贏。同時，也要充分認識采購信息化建設(shè)帶來的風(fēng)險，需要事先做好風(fēng)險評估，防范于未然。

4 結(jié)語

商業(yè)銀行的經(jīng)營管理模式各有特色，層級的經(jīng)營管理權(quán)限也有較大差別，集中采購工作應(yīng)該是為了更好地服務(wù)和支持本銀行的經(jīng)營管理，促進業(yè)務(wù)發(fā)展和價值提升，因此，集中采購的模式?jīng)]有最優(yōu)，適合本行的實際情況才是最好的。

[1]李春.我國商業(yè)銀行集中采購管理優(yōu)化研究[D].西南財經(jīng)大學(xué),2011.

[2]吳飛虹,虞薇.淺析商業(yè)銀行集中采購的風(fēng)險與防范[J].金融縱橫,2012.08.