商業(yè)銀行集中采購(gòu)常見問(wèn)題及對(duì)策

文/盧延昆，中國(guó)建設(shè)銀行股份有限公司廣東省分行

商業(yè)銀行集中采購(gòu)常見問(wèn)題及對(duì)策

文/盧延昆，中國(guó)建設(shè)銀行股份有限公司廣東省分行

隨著銀行業(yè)務(wù)快速發(fā)展、管理精細(xì)化要求日益提高，以及內(nèi)外部監(jiān)管漸趨嚴(yán)格，商業(yè)銀行越來(lái)越重視并逐步完善集中采購(gòu)管理，在組織架構(gòu)、制度建設(shè)、執(zhí)行監(jiān)督等方面對(duì)采購(gòu)行為進(jìn)行規(guī)范，保障銀行正常運(yùn)營(yíng)和合規(guī)操作，支持業(yè)務(wù)發(fā)展。本文主要就對(duì)商業(yè)銀行集中采購(gòu)存在的常見問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)對(duì)策。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)；企業(yè)；物資采購(gòu)；管理思路

1 商業(yè)銀行集中采購(gòu)概述

商業(yè)銀行在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，會(huì)相應(yīng)發(fā)生運(yùn)營(yíng)費(fèi)用和資本性支出，例如自助設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備、車輛、物業(yè)購(gòu)置及裝修等資本性投入，以及宣傳廣告、設(shè)備維保、系統(tǒng)開發(fā)、鈔幣押運(yùn)等費(fèi)用開支。根據(jù)2015年度年報(bào)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，16家A股市場(chǎng)上市銀行資本性支出和管理費(fèi)用支出合計(jì)分別超過(guò)2113億元和4235億元（數(shù)據(jù)來(lái)源：Wind資訊）。為了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，降低成本，防范道德風(fēng)險(xiǎn)，由此產(chǎn)生了集中采購(gòu)。商業(yè)銀行的集中采購(gòu)，主要是指銀行通過(guò)招投標(biāo)或組織商務(wù)談判等方式，利用銀行自有資金集中統(tǒng)一購(gòu)買、租賃實(shí)物物品、無(wú)形資產(chǎn)以及相關(guān)服務(wù)（下稱商品）等行為。通過(guò)公開競(jìng)爭(zhēng)和規(guī)模化的集中采購(gòu)，銀行能夠獲得性價(jià)比較優(yōu)的供應(yīng)商和商品，表現(xiàn)在：一定成本水平下更優(yōu)質(zhì)的商品和服務(wù)，或者既定標(biāo)準(zhǔn)的商品和服務(wù)獲得更優(yōu)惠的價(jià)格。規(guī)模化的集中采購(gòu)還整合不同層級(jí)的同類開支需求，提高開支效率，同時(shí)，陽(yáng)光、公開、規(guī)范的集中采購(gòu)，還能有效防范采購(gòu)過(guò)程中的不廉潔、利益輸送等違法違規(guī)行為，進(jìn)一步維護(hù)商業(yè)銀行的利益。

2 商業(yè)銀行集中采購(gòu)常見問(wèn)題分析

2.1 對(duì)集中采購(gòu)的重要性認(rèn)識(shí)不足

部分商業(yè)銀行的非采購(gòu)部門對(duì)集中采購(gòu)的作用片面理解為只是節(jié)約成本，是為財(cái)務(wù)部門服務(wù)的，將集中采購(gòu)等同于采購(gòu)最低價(jià)，在提交給采購(gòu)部門的需求中忽略了商品屬性中價(jià)格要素之外的規(guī)格、質(zhì)量等標(biāo)準(zhǔn)以及配套售后服務(wù)等方面的考量。在采購(gòu)部門按其需求完成采購(gòu)后，往往出現(xiàn)所采購(gòu)的商品質(zhì)量以及應(yīng)用性很難滿足實(shí)際需求，有些項(xiàng)目還要再次采購(gòu)，造成財(cái)務(wù)資源和人力物力浪費(fèi)，也影響運(yùn)營(yíng)效率。

2.2 集中采購(gòu)的計(jì)劃性、集約化不足

理論上，大批量生產(chǎn)的商品由于攤薄了生產(chǎn)過(guò)程中的固定成本，其單位成本會(huì)在同等條件下低于小批量生產(chǎn)的商品。實(shí)踐中，供應(yīng)商往往會(huì)考慮“薄利多銷”，對(duì)大額訂單給予更加優(yōu)惠的價(jià)格優(yōu)惠。因此，在規(guī)格、質(zhì)量等標(biāo)準(zhǔn)既定的情況下，對(duì)于同類商品采購(gòu)的數(shù)量越大，在招投標(biāo)和采購(gòu)談判過(guò)程中越能爭(zhēng)取到供應(yīng)商的優(yōu)惠價(jià)格，越能體現(xiàn)采購(gòu)集約化的效果。但是，有的銀行的采購(gòu)部門沒有很好地從采購(gòu)計(jì)劃的源頭抓起，在采購(gòu)項(xiàng)目的安排上沒有積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，對(duì)于其他部門提交的采購(gòu)需求僅滿足于按部就班“走流程”，打著“在采購(gòu)部門這個(gè)環(huán)境不出問(wèn)題”的小算盤，這樣就往往導(dǎo)致無(wú)法形成采購(gòu)合力和集約化，同時(shí)銀行采購(gòu)商品的標(biāo)準(zhǔn)以及協(xié)調(diào)性也不能夠統(tǒng)一，產(chǎn)生很多重復(fù)采購(gòu)項(xiàng)目，效率低下，成本節(jié)約效果不明顯。這與集中采購(gòu)追求低成本、高效率，有效實(shí)現(xiàn)資源配置最大化的目標(biāo)是不相符的。

2.3 集中采購(gòu)的規(guī)范性不足

對(duì)于銀行的集中采購(gòu)工作而言，環(huán)節(jié)多，鏈條長(zhǎng)，涉及部門廣，從采購(gòu)計(jì)劃開始，到項(xiàng)目立項(xiàng)、采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商入庫(kù)與遴選、招投標(biāo)和商務(wù)談判、起草和簽訂合同、合同執(zhí)行與付款、供應(yīng)商履約考評(píng)等環(huán)節(jié)，涉及到采購(gòu)部門、需求部門、歸口部門、財(cái)務(wù)部門、法規(guī)部門、合規(guī)監(jiān)督部門等，由于采購(gòu)項(xiàng)目特點(diǎn)不同，加上各部門、員工對(duì)制度的理解與執(zhí)行有偏差，同時(shí)，很多銀行也缺少真正專業(yè)的采購(gòu)評(píng)審委員，導(dǎo)致集中采購(gòu)項(xiàng)目操作不夠規(guī)范，影響了集中采購(gòu)的公正、公開和公平，若有供應(yīng)商投訴或曝光，將損害銀行的聲譽(yù)；若是有不法分子利用采購(gòu)不規(guī)范的漏洞，內(nèi)外勾結(jié)，中飽私囊，利益輸送，還將釀成腐敗案件，造成經(jīng)濟(jì)和聲譽(yù)損失。

2.4 集中采購(gòu)的信息化支持不足

主要表現(xiàn)在：一些銀行沒有開發(fā)、應(yīng)用采購(gòu)信息化系統(tǒng)，采購(gòu)信息的采集統(tǒng)計(jì)仍然依靠手工臺(tái)賬，效率低下，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性也不足；由于流程上缺乏系統(tǒng)控制，采購(gòu)操作的規(guī)范性也不高；由于銀行需要采購(gòu)的商品類別多樣，部分商品缺少市場(chǎng)價(jià)格信息，采購(gòu)部門由于人手、精力、經(jīng)驗(yàn)等方面不足或難以覆蓋所有類別商品，導(dǎo)致采購(gòu)預(yù)算的編制比較隨意；隨著電子商務(wù)和現(xiàn)代物流的發(fā)展，一些適用范圍廣、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、單價(jià)不高的商品（如日常辦公用品、計(jì)算機(jī)耗材等），由需求部門在網(wǎng)上商城直接購(gòu)買并通過(guò)物流配送，可能比采購(gòu)部門統(tǒng)一采購(gòu)還經(jīng)濟(jì)、便捷，但是實(shí)踐中采購(gòu)部門很難對(duì)網(wǎng)上商城的供應(yīng)商集中采購(gòu)，而如果不經(jīng)過(guò)集中采購(gòu)，需要在制度上允許突破或例外。

3 解決問(wèn)題的對(duì)策

3.1 完善組織架構(gòu)，明確職責(zé)分工

商業(yè)銀行總行和一級(jí)分行設(shè)立采購(gòu)管理部門，成立集中采購(gòu)決策委員會(huì)或類似的集體議事機(jī)構(gòu)，明確議事規(guī)則和權(quán)限，把集中采購(gòu)的一人拍板改成集體決策，進(jìn)一步提高集中采購(gòu)方案的科學(xué)性和決策過(guò)程的陽(yáng)光化。

3.2 完善制度流程，提高采購(gòu)效率

首先，需要按照集中采購(gòu)全流程管理的要求進(jìn)行分工，根據(jù)責(zé)權(quán)利對(duì)等的原則，將各個(gè)環(huán)節(jié)涉及部門的責(zé)任歸屬以制度的方式進(jìn)行明確，在采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中，各個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)環(huán)節(jié)的涉及部門相互聯(lián)系又相互制約，每一個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生問(wèn)題都會(huì)對(duì)整個(gè)采購(gòu)供應(yīng)鏈的正常運(yùn)行產(chǎn)生影響，因此，需要相關(guān)部門密切合作，從大局出發(fā)，對(duì)采購(gòu)工作有效統(tǒng)籌，限定辦結(jié)時(shí)間，提高采購(gòu)效率；其次，采購(gòu)管理部門要積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，牽頭組織編制采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)財(cái)務(wù)支出預(yù)算，對(duì)各個(gè)部門的采購(gòu)需求計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)籌，整合同類采購(gòu)項(xiàng)目，提高采購(gòu)的規(guī)模化和集約度，并嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，維護(hù)集中采購(gòu)工作的嚴(yán)肅性。

3.3 加強(qiáng)監(jiān)督檢查，切實(shí)防止腐敗

一是事前防范。通過(guò)完善制度，明確職責(zé)，使得集中采購(gòu)全流程有分工、有配合、有制約，特別是不相容的職責(zé)必須崗位分離；二是事中控制。通過(guò)合規(guī)、紀(jì)檢監(jiān)督部門在供應(yīng)商征集、準(zhǔn)入、采購(gòu)談判等重點(diǎn)環(huán)節(jié)的平行作業(yè)、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，防范操作過(guò)程中出現(xiàn)人為因素而影響采購(gòu)結(jié)果的情況，委托或自行組織的招投標(biāo)也要確保按相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定公開相關(guān)信息，確保過(guò)程公平，結(jié)果公正；三是事后檢查。通過(guò)審計(jì)、紀(jì)檢部門事后的不定期審計(jì)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)集中采購(gòu)存在的問(wèn)題，對(duì)于屬于人為故意或與供應(yīng)商存在不當(dāng)利益輸送的，對(duì)責(zé)任人予以嚴(yán)懲；四是加強(qiáng)教育。對(duì)員工和供應(yīng)商進(jìn)行廉潔采購(gòu)的教育和禁止性從業(yè)行為的警示，促使集中采購(gòu)的參與人員和單位嚴(yán)格按照制度和流程進(jìn)行集中采購(gòu)工作，營(yíng)造風(fēng)清氣正、陽(yáng)光公平的集中采購(gòu)生態(tài)環(huán)境。

3.4 加快系統(tǒng)建設(shè)，提高采購(gòu)信息化水平

首先，按照集中采購(gòu)制度要求，把全流程電子化的采購(gòu)系統(tǒng)開發(fā)、應(yīng)用起來(lái)，既要滿足采購(gòu)流程便捷的需要，也要滿足管理效率和風(fēng)險(xiǎn)控制的要求；其次，對(duì)于建有網(wǎng)上商城的商業(yè)銀行，可以把采購(gòu)系統(tǒng)與網(wǎng)上商城對(duì)接起來(lái)，或?qū)ο嚓P(guān)制度進(jìn)行完善，使采購(gòu)系統(tǒng)與外部電子購(gòu)物商城的網(wǎng)上采購(gòu)形成有效銜接，滿足制度規(guī)定；三是通過(guò)采購(gòu)系統(tǒng)的管理和監(jiān)測(cè)，促進(jìn)供應(yīng)商與商業(yè)銀行的合作，對(duì)于合作緊密、貢獻(xiàn)較大的供應(yīng)商，可以在具體采購(gòu)項(xiàng)目中予以適當(dāng)加分，增進(jìn)雙方的合作共贏。同時(shí)，也要充分認(rèn)識(shí)采購(gòu)信息化建設(shè)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，需要事先做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，防范于未然。

4 結(jié)語(yǔ)

商業(yè)銀行的經(jīng)營(yíng)管理模式各有特色，層級(jí)的經(jīng)營(yíng)管理權(quán)限也有較大差別，集中采購(gòu)工作應(yīng)該是為了更好地服務(wù)和支持本銀行的經(jīng)營(yíng)管理，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展和價(jià)值提升，因此，集中采購(gòu)的模式?jīng)]有最優(yōu)，適合本行的實(shí)際情況才是最好的。

[1]李春.我國(guó)商業(yè)銀行集中采購(gòu)管理優(yōu)化研究[D].西南財(cái)經(jīng)大學(xué),2011.

[2]吳飛虹,虞薇.淺析商業(yè)銀行集中采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)與防范[J].金融縱橫,2012.08.