淺析做好文書檔案管理工作的方法

李海燕

摘要：近些年來，我國的經(jīng)濟(jì)取得了顯著的發(fā)展，文書檔案管理工作作為一種基礎(chǔ)性工作越來越受到公眾的關(guān)心與重視，文書檔案管理工作傳統(tǒng)的是處理行政單位產(chǎn)生的各種檔案性文件，如今傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的文書檔案數(shù)量，需要盡快進(jìn)行改變。文書檔案管理工作的完善與提高，首先要從檔案管理的模式入手，對所進(jìn)行的文書檔案工作進(jìn)行詳細(xì)的了解，對各種文書檔案能夠做到特征分類，進(jìn)而可以采用信息技術(shù)等現(xiàn)代化管理模式進(jìn)行文書檔案管理工作，另一方面，就需要我們文書檔案管理人員的工作水平的提升。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；檔案

前言：

文書檔案管理工作，其管理的主體就是單位在工作的過程中所形成的各種文件檔案，其內(nèi)容記錄了單位工作的各種要素，對于單位的領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行各種計(jì)劃、規(guī)劃或分析有著積極的作用，因此需要對文書檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理工作。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作由于文書檔案的數(shù)量比較小，管理起來比較方便，隨著現(xiàn)代化組織結(jié)構(gòu)的變革，單位在運(yùn)作的過程中產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量非常的多，并且大部分都有可能去采用，因此需要更加先進(jìn)的檔案管理方法去進(jìn)行現(xiàn)代化的管理。

1.文書檔案管理工作概述及其重要性

所謂的文書檔案，指的是行政單位或者企業(yè)在日常工作的過程中進(jìn)行計(jì)劃、命令、指示、報(bào)告等產(chǎn)生的一類文書內(nèi)容的總成，這些內(nèi)容共同構(gòu)成了文書檔案管理工作的主體內(nèi)容，文書檔案管理對通過對這些文書檔案進(jìn)行分類管理，以供企業(yè)或單位在需要時(shí)得以調(diào)取使用，這就是文書檔案管理工作的主要內(nèi)容。從文書檔案的特點(diǎn)來講，文書檔案是一種特殊形式的單位或企業(yè)文檔，對于企業(yè)進(jìn)行規(guī)劃、決策的過程中有著極大的參考價(jià)值，文書檔案管理工作的主要目的就是能夠?qū)⑦@些文書檔案分類保存起來，可以供需要時(shí)方便的進(jìn)行查詢使用。

2.當(dāng)前文書檔案管理工作存在的缺陷

2.1管理模式過于陳舊，缺乏信息化

傳統(tǒng)的檔案管理方面，主要采取的是卷宗分類等檔案管理模式，對于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用很少，傳統(tǒng)的檔案管理模式對于傳統(tǒng)的企業(yè)來講已經(jīng)足夠，但是在我們當(dāng)前企業(yè)的集團(tuán)化、綜合化的條件下，檔案管理模式需要取得更好的發(fā)展，就必須去采用數(shù)字化技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，這是新時(shí)代下信息化管理給檔案管理者提出了必然條件，采用全新的檔案管理方法與管理理念，能夠使得企業(yè)檔案管理更加的條理化，同時(shí)在檔案的利用方面我們也能夠更加的方便。信息化的文書檔案管理模式，是我們文書檔案管理工作未來發(fā)展的必行之舉，通過信息化技術(shù)，使得文書檔案管理工作變得更加具有條理，在卷宗的檢索方面將會(huì)有著巨大的提升，同時(shí)檔案丟失的現(xiàn)象將會(huì)得到有效的控制。

2.2管理人員的綜合素質(zhì)較低

在企業(yè)的發(fā)展越來越快的條件下，文書檔案管理人員的素質(zhì)對于提高企業(yè)文書檔案管理水平具有著重要的作用，當(dāng)前許多的企業(yè)文書檔案管理人員的素質(zhì)不高，對于工作文書檔案認(rèn)知程度較低，在文書檔案的管理過程中，對于一些新型的文書檔案管理模式不熟悉，使得企業(yè)文書檔案管理水平較低，當(dāng)企業(yè)的發(fā)展到一定程度下，其文書檔案管理水平已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，因此提高文書檔案管理人員的素質(zhì)是企業(yè)發(fā)展的必然要求。我們當(dāng)前的企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部分都建立了專業(yè)化的文書檔案管理部門，文書檔案管理工作需要文書檔案管理人員對于相應(yīng)部門的工作有著清楚的了解，其本身要具有較高的文書檔案管理素質(zhì)，能夠?qū)⑽臅鴻n案采用現(xiàn)代化的方式去進(jìn)行管理，采用新的管理理念來代替舊的管理方法，讓企業(yè)文書檔案管理在企業(yè)的發(fā)展下能夠取得更大的進(jìn)步，在文書檔案管理水平得到提高后，我們可以反過來去促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

3.文書檔案管理工作的提升策略

3.1采用現(xiàn)代化信息管理方法

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作在現(xiàn)代化社會(huì)已經(jīng)不再適用，我們需要利用信息化技術(shù)進(jìn)行更加先進(jìn)與制度化的新型信息化的文書檔案管理模式。在現(xiàn)代化文書檔案管理技術(shù)中，信息化文書檔案管理技術(shù)儼然成為了一門完整的學(xué)科，在信息文書檔案管理技術(shù)方面，信息技術(shù)形成了從文書檔案記錄、儲(chǔ)存、調(diào)用為基礎(chǔ)的文書檔案管理系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)，文書檔案信息能夠存儲(chǔ)在企業(yè)的服務(wù)器硬盤當(dāng)中，采用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就能夠去快速的利用這些信息，為企業(yè)在利用文書檔案方面創(chuàng)造了很大的便利，文書檔案管理人員要革去自身傳統(tǒng)的文書檔案管理理念，主動(dòng)的去學(xué)習(xí)信息化文書檔案管理技術(shù)，提高自身水平。在文書檔案管理的人員的業(yè)務(wù)水平方面，文書檔案管理人員要具備更加具體化的管理能力，能夠?qū)ζ髽I(yè)文書檔案進(jìn)行編目、館藏以及調(diào)用等，在現(xiàn)代化理念下，文書檔案管理人員還要能夠去將這些業(yè)務(wù)處理過程通過信息化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，將我們文書檔案數(shù)字化后存儲(chǔ)于服務(wù)器中，構(gòu)成我們企業(yè)的文書檔案數(shù)據(jù)庫，在需要利用的時(shí)候能夠很快的去使用。

3.2充分提高管理人員的綜合素養(yǎng)

提高文書檔案管理人員的素質(zhì)，我們必須去提高文書檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，讓他們?nèi)フ莆宅F(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)，切實(shí)提高自身的業(yè)務(wù)水平。文書檔案管理人員由于其對于現(xiàn)代化信息知識(shí)缺乏的情況比較普遍，我們首先要去讓文書檔案管理人員去學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，用技術(shù)手段的革新來為文書檔案管理來開拓出一條新的道路。在文書檔案管理干部中，大多數(shù)的人員對于信息化技術(shù)的認(rèn)知程度都比較低，對于現(xiàn)代化的信息文書檔案管理手段缺少足夠的了解，同時(shí)相關(guān)的技術(shù)水平更是達(dá)不到要求。在當(dāng)前文書檔案信息化發(fā)展的形式下，文書檔案干部中仍然有部分的人員不去主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，在一些發(fā)展較快的企業(yè)內(nèi)部，傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理模式成為了企業(yè)發(fā)展的一個(gè)阻礙，文書檔案管理干部的技術(shù)水平在新時(shí)期必須得到提升，因此我們是有必要采用一些策略來提高文書檔案管理人員的水平，讓文書檔案管理人員去掌握先進(jìn)的信息化文書檔案管理技術(shù)，為企業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

4.結(jié)語

文書檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容之一，通過文書檔案管理工作的信息化改革，能夠極大的提升檔案管理效率，對于單位或企業(yè)未來發(fā)展具有很大的作用。文書檔案管理人員還需要具有較高的責(zé)任意識(shí)，真正去將文書檔案管理工作視作自己的工作責(zé)任，培養(yǎng)出認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，這樣才能在文書檔案管理工作中去主動(dòng)學(xué)習(xí)并掌握更加先進(jìn)的管理理念與管理方法，最終將文書檔案管理工作做的更加的細(xì)致。

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