信息技術對人事檔案工作的影響研究

摘要：隨著近年來我國科學技術快速的進步，檔案管理模式發生了多元性的變化，如何利用計算機技術、互聯網技術、信息傳播技術建立新型的檔案數據管理體系成為了人事檔案管理工作人員最關心的問題。信息化人事檔案管理體系的建設是結合檔案數據傳輸、數據中樞管理、數據共享于一體的綜合性信息管理模式對事業單位內部組織模式轉型有著重要的影響。鑒于此本文就信息技術對人事檔案管理工作的影響展開詳細的分析，并提出具體的研究思路，以供廣大讀者借鑒。

關鍵詞：信息技術；人事檔案管理；問題研究

一、信息技術改變了傳統的人事檔案信息數據形態

從現代計算機技術、信息技術的發展趨勢來看，信息傳輸技術作為一種數據交互、信息共享、多元化數據傳遞的信息管理形式從根本上改變了人事檔案的管理模式，讓檔案信息數據的傳播、利用、共享更為便捷。人事檔案管理一般以人員檔案的文字記錄信息作為管理對象，主要是對單位內部各組織部門員工的信息檔案進行儲存和管理，以人員活動信息及記錄為基礎，滿足單位內部各個組織部門信息查詢、信息利用、數據參考的需求。但是傳統模式的人事檔案管理方式主要是以人事活動的紙質信息記錄為載體，通過管理紙質文獻資料來利用信息資源。殊不知在信息技術的影響下，傳統性以紙質為傳播媒介的檔案信息管理模式有著較大的限制，既不能適應數據資源長期保存的需要，也不能節約檔案管理過程中所消耗的人力和物力，無法滿足單位內部各個組織部門人事檔案信息綜合利用的需要。因此在信息技術的影響下創新人事檔案工作管理模式，以互聯網數據庫為基礎構建全領域的人事信息資源處理體系是提升人事檔案管理水平的重要途徑。借助計算機、互聯網技術的信息傳遞、交互功能可有效改變人事檔案信息的傳播管理形態，擴展檔案信息的服務范圍和共享渠道，最大程度上滿足內部組織部門人事檔案信息綜合利用的需要。

二、信息技術顛覆了傳統人工形態的人事檔案管理模式

多元化檔案信息管理體系的建設改變了人事檔案管理模式，提高了檔案信息的利用效率。在信息技術的影響下，人事檔案信息管理也變得越來越簡單便捷，借助計算機網絡的數據庫建設管理者可以對特定的人事信息數據實施準確的查詢。一方面隨著信息技術的發展，傳統的紙質文獻資源逐漸向數字化、電子化文件過渡，數據的兼容性和利用性更強。借助網絡數據庫將各種電子化的人事檔案信息全面插入到特定的數據庫進行保存并進行加密設置能夠有效提升人事檔案信息安全。同時管理人員借助檔案數據庫的網絡接口，獲得管理員權限的時候就可直接依托數據搜索引擎，快速定位人事檔案信息，并快速的提供給用戶準確的人事檔案數據，滿足用戶快速查詢的需要。所以信息技術的發展改變了人事檔案管理模式，讓檔案信息管理、分類、存儲、歸檔等操作步驟變得更為方便、快捷。

三、改變了信息服務方式

從現代事業單位的人事檔案管理發展狀態來看，信息技術的產生和應用不但改變了人事檔案管理模式，而且也改變了人事檔案信息服務模式。傳統思維中的人事檔案管理，只需要對專門的人事檔案數據進行專門的分類、歸檔、存儲和查詢，根據組織部門的需求不同提供專業的人事檔案信息。而人事檔案信息化管理體系的建設就改變了這種傳統以紙質檔案信息、人工查詢為主的信息服務模式。借助于互聯網的信息交互、數據共享、數據傳遞等功能能夠通過數據庫，建立一體化的信息共享機制滿足單位內部各組織部門的信息查詢需要。這種立足于線上信息傳遞和共享的信息服務機制改變了傳統的信息服務模式，形成了以數據資源對接、數據共享為主的多層次信息服務體系。

四、人事檔案管理信息化建設的思路

（一）樹立創新性發展思路

面臨著信息技術帶來的影響人事檔案管理部門還要以創新作為人事檔案管理體制改革和發展的著眼點，通過優化內部組織管理結構來完善人事檔案信息服務機制建設。在現代社會發展中檔案管理除了要滿足正常的檔案信息收集、分類、整理、歸檔之外，還要結合人事檔案信息的用途和性質建立一體化的服務機制。一方面要擴展人事檔案信息的服務范圍，滿足各部門信息查詢的需要。另外一方面要提升人事檔案信息的附加值，建立集中的信息咨詢、信息查詢、信息管理體系來完善信息服務機制的內部架構，全面提升信息管理效率。

（二）建設一體化的人事檔案信息數據管理體系

在當前人事檔案管理工作開展過程中要想面對信息技術帶來的挑戰，人事檔案管理部門就要創新發展思路，結合信息技術發展的新趨勢建立一體化的人事檔案信息數據管理體系。信息化、集成化、模塊化是未來人事檔案信息管理發展的主要趨勢，檔案管理不會再以傳統的人工查詢和紙質資源為主，將會更加傾向一體化的數據鏈對接，實現資源共享。因此人事檔案管理部門，要以信息技術為導向建立一體化的人事發信息數據管理器，通過建立完善的信息管理機制、檔案信息數據庫、檔案共享平臺、信息咨詢服務平臺來滿足單位內部人事信息查詢和獲取的需求，提升人事檔案信息管理效率。

綜上所述，在科學技術快速發展的今天，信息技術也改變了人事檔案管理模式，不但從根本上提高了人事檔案信息管理效率，而且也全方位、多層次擴展了人事檔案管理的服務范圍，促進人事檔案信息集中管理、高效共享、多元利用，建立符合單位人事管理需求的人事檔案信息管理機制才能提高人事檔案信息管理效率。

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作者簡介：秦麗娟（1981.07）女，籍貫：江蘇贛榆，單位：山東省鄒城市委組織部干部信息中心，研究方向：人事檔案管理和文書檔案管理。endprint