廣播電視檔案工作管理初探

張小敏

【摘 要】本文首先簡要分析了工程檔案的工作機制，探討了廣播電視檔案工作管理工作的基本原則與工作職責，最后分別從工程檔案收集歸檔標準、工程檔案的保管條件、檔案管理人員素質提升及依法收集與管理檔案等方面，對廣播電視檔案工作管理路徑加以探討。

【關鍵詞】廣播電視；檔案工作；管理

我單位是播電視的管理部門，“村村通”工程和“無線覆蓋”工程每年都會產生大量的工程檔案。這些檔案包括單位職能科室產生的文件材料，也有上級機關、平級機關和各地州廣電部門業務住來中產生具有保存價值的請示、批復、來、復涵、通知、請示、報告和施工單位、監理單位、驗收單位產生的招標材襯、工程圖紙、開工報告、采購合同等文件材料。做好廣播電視工程檔案管理工作，確保檔案齊全、完整、準確、系統、切實發揮檔案輔助決策、服務籌備、記載歷史、傳承經驗的重要作用，對單位有重大的意義。為了做好這些檔案的管理工作，采取以下的方式：

一、建立、健全工程檔案的工作機制

我單位是廣播電視管理部門，一項廣播電視建設工程工期時間少則一年、多則二至三年，由于時間緊、任務重、施工部門眾多，給檔案的收集整理帶來了一定的難度，因此，在工程的建設初始階段就分清工作職責，明確那些材料是要歸檔的，完善一整套的檔案管理機制，這對于檔案能完整、快速、有效的歸檔具有的重大意義。

二、工作原則

（一）領導全面負責協調、監督工作

為了加強對工作文件的收集、管理力度，由單位領導全面負責指導檔案的收集整理工作。在收集過程中由領導負責檔案收集工作中的多部的協調工作和監督工作。

（二）專人負責

在工程建設過程中，會產生大量的紙質文件材料、照片、錄音、錄象、圖章、圖紙等歸檔材料，為收集好這些材料，單位指定由專人負責收集、整理和歸檔、保管等工作。確定了相關責任人、就不會因人事變動，而導致檔案管理工作停滯不前。

三、工作職責

（一）施工期間檔案收集注意事項

（1）在施工過程中，檔案管理定期向施工單位收集應該歸檔的材料；（2）定期向領導匯報一段時期檔案工作中存在的問題和需要解決的問題；（3）制定檔案收集方案、明確檔案收集目錄；（4）定期參加檔案部門組織的各項培訓，提高檔案管理人員自身素質和專業技術技能。

四、工程檔案收集歸檔標準

為確保收集到的材料能準確無誤的高質量、高標準的歸檔、就要求檔案管理人員細心、認真的整理材料，才能做到準確有價值的歸檔

（一）文書類檔案

文書類材料嚴格按照檔案管理的規定，按一項工程產生的時間一一歸檔、從開始的會議紀要，招標合同、工程設計圖紙、基建圖紙、中期的建設情況、施工報告、工程進度，后期的工程報告書、消防通知書等一系列的文書檔案按日期歸檔。

（二）音像類文件歸檔

音像類材料歸檔按每工程類別歸檔，嚴格按照國家照片檔案管理的相關規定進行管理。

五、工程檔案的保管條件

（一）檔案保管庫房

1.裝檔案的庫房配備帶有鎖具的、密閉的、全金屬材料的五節柜或文件柜存放檔案，確保檔案的安全，防止丟失，涉密檔案存放于符合國家保密要求的保密柜中單獨存放，不與非涉密檔案混放。

2.購置密架，才能高效、安全、有效的保管檔案。

六、加強學習，提高檔案管理人員素質

工程檔案編制質量高不高，全取決于檔案管理人員的素質的高低。一項工程項目的建設往往涉及到建筑、電子、消防、環保……多個專業領域，這些專業知識匯集起來形成一套復雜的專業知識.這就要求檔案管理人員要具備牢固的專業知識，才知道在會么階段收集什么資料，什么資料該收集，什么資料不該收集。如果不具備牢固的專業知識，就會發生錯歸，漏歸的情況發生。只有努力學習，提高自身素質，具有較強的專業基礎知識，才能管理好工程檔案。

七、與時俱進，做好工程檔案的收集管理工作

隨著時代的進步，計算機在工作中占有舉足輕重的作用，就對檔案管理人員提出了新的要求，每次收集到的復、報告、通知、函告、圖紙都要進行掃描處理，按要求編制，永久保存在計算機里。由于電子媒介在工作中的廣泛使用，在收集材料的同時，還要收集電子材料。對收集到電子材料收集整理以后，保存在移動媒介里，并對這些移動媒介進行編號和保存。

八、依法收集、管理檔案

檔案人員只有加強檔案的法律、法規、電子檔案專業知識、建筑檔案專業知識，現代信息化技術的學習，熟練使用word、excel pdf等辦公軟件，才能依法科學規范的收集整 理好工程檔案、做好工程檔案的管理工作。

參考文獻：

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