信息化時代下檔案管理工作的安全維護與管理

朱桂林

【摘 要】隨著社會發展的不斷加快，科學技術水平也得到了不斷的額提高，計算機技術的廣泛使用使得檔案管理工作也在不斷的創新、改進。基于信息化背景之下，檔案管理工作具有更高的效率、更為嚴格的要求，與此同時也對安全維護和管理提出了新的要求。所以，如何在信息化條件之下更好的實現檔案管理工作的展開就成為了值得思考的重要問題。本文首先對信息時代的特征進行了介紹，接著主要對信息時代下檔案管理工作進行了闡述，最后從多個方面給出了檔案安全維護的相關措施，希望可以切實我國檔案管理工作的安全性，深入推動檔案管理工作更好、更快的發展。

【關鍵詞】信息化；檔案管理；安全；措施

檔案指的就是記錄組織所有運營過程之中的全部事物產生的相關資料，而檔案管理指的就是檔案室直接管理檔案信息和檔案實體，并且提供相應的利用服務的所有業務工作的一個總體稱呼。根據檔案的載體形態、內容以及類型的特點，與單位的性質相結合，統一分類檔案，可以對綜合管理和系統整理產生促進作用，并合理整合資料，實現對組織發展過程之中發生的重要事件進行再現。如今，我國正處于信息化時代，各個領域和行業都廣泛的應用了信息技術，檔案管理也不例外，即節省了辦公用品、節省了人力、物力、財力、時間，保證了工作正確率，也隨之產生了各種各樣的電子文件，如何實現信息化時代之下檔案管理工作安全維護以及管理方面的加強成為了值得思考的重要問題。本文首先對信息時代的特征進行了介紹，接著主要對信息時代下檔案管理工作進行了闡述，最后從多個方面給出了檔案安全維護的相關措施，希望可以切實我國檔案管理工作的安全性，深入推動檔案管理工作更好、更快的發展。

一、信息時代的特征

（一）信息傳播的速度很快

現在我國正處于信息化時代，各個領域、行業都廣泛的普及和應用了信息技術，各種各樣的電子文件也隨之產生。為了實現工作效率的提高，避免出現資源的浪費，各個單位都積極跟隨時代的腳步，發展電子政務辦公系統，所以，無紙化辦公是一個必然的趨勢。信息傳播速度如此之快也給檔案管理工作的深入展開提出了更為嚴格的要求。

（二）儲存信息的方式多種多樣

隨著信息化時代進程的深入推進，數據結構也發生了很大的變化，產生了圖像、視頻、音頻、網頁、表格、文檔等大量數據，這些電子檔案數據以后是檔案室重要的信息資源。多種多樣的信息存儲方式方便了查閱者的查閱，因此，檔案管理工作應該考慮多樣化的信息儲存形式，并相應的提高檔案管理工作具有的服務性質。

二、信息化時代下的檔案管理

（一）促進檔案管理基礎設施建設

在信息化時代之下進行檔案管理工作的建設，既可以對檔案的管理水平進行提高，也是檔案事業未來發展的必然趨勢。檔案管理工作在信息化時代之下缺乏數字化的資源是不可行的。基于信息化時代，檔案的利用、保管、分類、收集都需要依靠電腦程序和網絡展開，這就表示，檔案管理若是想要更好的達成工作任務，那么首先就需要做好基礎設施信息化建設。然而，現階段，部分單位并沒有重視檔案管理的信息化建設。盡管每一年上至國家下至地級檔案局都會借助于紅頭文件傳達檔案管理工作的相關要點，并嚴格要求各個單位積極落實，但是因為領導沒有引起足夠的重視，導致檔案信息化建設缺乏大量的資金支持。因此，檔案管理人員應該對信息化時代之下對檔案管理工作提出的相關要求進行分析，合理、高效的利益現有資源，做好檔案管理工作的基礎工作。

（二）對檔案管理的服務內容進行創新

在信息化時代之下，每一個單位都有了更為豐富的檔案形式，也可以將更多的內容展示出來，為職工和業務部門提供更多的幫助。然而，現階段很多檔案管理工作都是被動的提供相應的服務，即什么檔案被需要，就將需要的檔案進行調取；例如針對人事檔案，員工只有在離職、職位變動、入職的時候才會有機會用到這個檔案，這與信息時代之下的檔案管理工作發展方向不相符。所以，很有必要創新檔案管理工作的服務方式、內容。檔案部門的工作人員需要對檔案的開發利用工作進行深化，若是有查檔者提出需求，一定要積極滿足，以成績、服務態度說話贏得職工、領導的支持和重視。比如，按照職工對檔案借閱的次數、類型等內容展開特點的分析，對其中存在的規律進行總結，與單位實際相結合進行工作要點的撰寫，根據相關內容對檔案工作發展計劃進行逐步的實現；與此同時，在日常的生活之中，對檔案管理相關知識進行宣傳，例如在國際檔案日舉辦檔案知識競賽或者展開科普知識的宣傳，實現職工檔案意識的提高，推動職工對檔案的積極利用。

（三）完善信息化時代下的檔案管理工作標準

在信息化時代之下，若是想要做好檔案管理工作，就需要大量的、豐富的資料、文件支持。如果沒有數量較多的檔案管理人員，就應該充分的發揮現有的人員作用，擔負起信息時代之下檔案管理的任務。這就需要單位對檔案管理工作的信息化實現制定相關標準，按照檔案的標準格式，進行紙質檔案移交的時候展開信息化的處理，并充分的協調各個部門之間的工作，使其相互配合、相互促進，實現檔案管理工作效率的提高。

三、信息時代之下的檔案安全維護

（一）加強檔案管理人員的綜合素質

基于信息化時代之下，檔案管理工作的發展雖然十分快速，但是也存在一個問題，檔案管理工作的安全維護并不簡單。所以，檔案部門需要具有扎實的業務基礎，深入展開檔案人才的教育、培訓工作，實現覆蓋面的擴大。比如，定期對兼職、專職的檔案管理人員進行培訓，或者組織他們外出交流、學習，讓檔案管理人員可以對新技術手段或者新的理論知識進行不斷的學習，實現自身專業素質的不斷提高。除此之外，還應該將網絡的安全防護以及職能技能培養等能力作為培訓內容。同時，還應該構建一個人才梯隊，實現檔案隊伍素質的整體提高。

（二）增強信息化時代之下的檔案安全管理

隨著時代的不斷發展，檔案信息化的工作進程也在不斷深入，檔案的發展過程之中必須經過對檔案的數字化加工這一環節，這是檔案部門應該盡到的職責，這是檔案工作之中最為重要的內容。在網絡環境之下，檔案數據會受到安全方面的威脅，例如計算機本身的威脅、病毒的侵入以及黑客的破壞等。因此，應該對信息化的網絡系統進行完善，通過防火墻、加密等設置，對文檔網絡的監管力度和安全建設進行加強，并設置安全提醒，做好外網、內網分離，做好病毒防護、訪問控制、實時的監控和監測、身份認證以及數據的恢復和備份等方法進行信息網絡的安全保障。與此同時，還應該對責任制度、安全管理制度進行完善，實現個人安全責任的具體落實。

四、結束語

綜上，為了做好檔案管理工作，適應信息化時代的發展，應該完善基礎設施建設，創新檔案服務，實現工作模式的標準化，還應該科學的做好安全維護工作，保障檔案管理工作的持續發展。

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