充分發(fā)揮基建檔案價(jià)值安置房項(xiàng)目變身精品工程

孟艷麗

江蘇省徐州市新盛建設(shè)發(fā)展投資有限公司 徐州 221006

1 利用背景

2013年和風(fēng)雅致項(xiàng)目被我司競(jìng)得并確定為安置房項(xiàng)目，公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視，便下達(dá)了高要求、高標(biāo)準(zhǔn)的完成目標(biāo)“確保工程質(zhì)量，打造優(yōu)質(zhì)工程”，要求檔案室全程為該項(xiàng)目建設(shè)提供檔案資源利用服務(wù)。

2 利用內(nèi)容

為了做好基建檔案利用服務(wù)工作，檔案室召開(kāi)調(diào)研會(huì)議，深入項(xiàng)目實(shí)地考察等做法，全面了解項(xiàng)目建設(shè)流程和利用需求，明確了利用方向和利用內(nèi)容。

2.1 開(kāi)展專題工作會(huì)議

在項(xiàng)目啟動(dòng)前期，檔案室與項(xiàng)目組共同召開(kāi)了“利用基建檔案資源，為和風(fēng)雅致項(xiàng)目建設(shè)提供利用服務(wù)”的專題會(huì)議。

項(xiàng)目組介紹了該項(xiàng)目的重要性、社會(huì)影響效力、公司建設(shè)要求、項(xiàng)目建設(shè)流程、具體實(shí)施內(nèi)容、質(zhì)量安全和風(fēng)險(xiǎn)防范等關(guān)鍵事項(xiàng)要點(diǎn)，并提出了利用需求,指明了利用方向。

2.2 項(xiàng)目前期調(diào)研

檔案室為全面掌握項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)事項(xiàng)，深入理解基建檔案的利用需求和利用內(nèi)容，在項(xiàng)目建設(shè)前期參與了項(xiàng)目實(shí)地現(xiàn)場(chǎng)考察和學(xué)習(xí)，向項(xiàng)目組人員請(qǐng)教項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)問(wèn)題，包括建設(shè)流程、風(fēng)險(xiǎn)防范、安全質(zhì)量、造價(jià)成本等控制措施，檔案利用條件等問(wèn)題。

2.3 明確利用需求和利用內(nèi)容

檔案室經(jīng)過(guò)專題會(huì)議和實(shí)地現(xiàn)場(chǎng)考察，全面理解了項(xiàng)目建設(shè)的利用方向和利用內(nèi)容。

（1）項(xiàng)目利用方面。項(xiàng)目建設(shè)的土地拆遷、立項(xiàng)審批、項(xiàng)目管理、施工過(guò)程、監(jiān)理管理、竣工驗(yàn)收、結(jié)算交付及安置等方面重點(diǎn)提供基建檔案的充分利用。

（2）檔案利用內(nèi)容。這方面內(nèi)容詳見(jiàn)表1。

3 設(shè)計(jì)方案

檔案室根據(jù)利用需求和利用內(nèi)容，制定實(shí)施方案，為該項(xiàng)目建設(shè)提供基建檔案利用服務(wù)。

3.1 跟蹤項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程，實(shí)時(shí)收集和整理制作

（1）加強(qiáng)收集管理。各項(xiàng)目組將已形成的文件材料全部收集齊全，鑒定合格后批量移交到檔案室歸檔；實(shí)時(shí)產(chǎn)生的各類基建文件材料，一周內(nèi)移交到檔案室歸檔。

（2）整理制作。項(xiàng)目組配合檔案室人員共同開(kāi)展制作工作，按照“項(xiàng)目-標(biāo)段-樓號(hào)”三級(jí)分類方案、項(xiàng)目建設(shè)流程和發(fā)展規(guī)律、問(wèn)題和時(shí)間進(jìn)行排列順序。本著科學(xué)合理、成套利用的原則，進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的整理制作。

3.2 精選標(biāo)桿項(xiàng)目標(biāo)本卷

檔案室根據(jù)檔案重要性和利用性，選取某標(biāo)桿項(xiàng)目實(shí)用性較強(qiáng)的典型案卷作為和風(fēng)雅致項(xiàng)目利用標(biāo)本卷，從立項(xiàng)到竣工結(jié)算共計(jì)43卷。

3.3 專題匯編

檔案室、項(xiàng)目組共同根據(jù)該項(xiàng)目建設(shè)情況，充分利用公司基建檔案資源開(kāi)展了建設(shè)項(xiàng)目專題匯編，制作了一次編研：《基建檔案操作利用模板》；二次編研：《基建檔案風(fēng)險(xiǎn)防范分析》《基建檔案安全質(zhì)量控制》《基建檔案造價(jià)管理》等。作為該項(xiàng)目建設(shè)的利用標(biāo)本和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工具。

3.4 信息化建設(shè)

檔案室開(kāi)展和風(fēng)雅致基建檔案、標(biāo)桿項(xiàng)目標(biāo)本卷及編研材料等信息化建設(shè)工作，將目錄和原文信息全部注入數(shù)據(jù)庫(kù)。為該項(xiàng)目提供實(shí)時(shí)在線查詢和脫機(jī)下載打印等利用。

4 利用實(shí)施

4.1 實(shí)體檔案利用

檔案室參與項(xiàng)目建設(shè)全程，實(shí)時(shí)提供和風(fēng)雅致基建檔案、標(biāo)本卷、編輯材料等實(shí)體檔案資源查借閱利用。

（1）和風(fēng)雅致基建檔案。是實(shí)際工作中真實(shí)的歷史記錄，凝結(jié)了項(xiàng)目建設(shè)實(shí)踐狀況、創(chuàng)造成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，是項(xiàng)目建設(shè)的憑證和依據(jù)，建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目組實(shí)時(shí)利用本項(xiàng)目檔案資源，促進(jìn)項(xiàng)目整體有序開(kāi)展。

（2）標(biāo)本卷。項(xiàng)目組查考標(biāo)桿項(xiàng)目既往情況，了解建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展規(guī)律和建設(shè)流程，分析實(shí)用價(jià)值，提煉優(yōu)秀方法，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)利用規(guī)范的操作流程，套用相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)模板，提高了項(xiàng)目建設(shè)工作效率。

（3）編研材料。編研材料更具有實(shí)用價(jià)值，可利用性強(qiáng)，作用明顯，項(xiàng)目組實(shí)時(shí)利用專題編研材料，提高了工作效率和工程質(zhì)量。

4.2 檔案信息資源利用

檔案室及時(shí)通過(guò)公司網(wǎng)站，向相關(guān)人員推送基建檔案信息資源，變被動(dòng)利用為主動(dòng)利用；同時(shí)引導(dǎo)使用者通過(guò)公司OA辦公平臺(tái)和檔案信息管理系統(tǒng)公共平臺(tái)，實(shí)時(shí)在線查詢利用。

4.3 跟蹤分析利用

（1）在項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，檔案室根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際推進(jìn)情況，提供可利用的檔案資源，推動(dòng)項(xiàng)目健康、快速開(kāi)展。

（2）檔案室參加項(xiàng)目組每期的專題會(huì)議，了解項(xiàng)目建設(shè)情況，主動(dòng)分析項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題，積極收集相關(guān)檔案資源，為項(xiàng)目及時(shí)解決問(wèn)題提供了幫助。

（3）根據(jù)本項(xiàng)目形成的檔案資源和基建檔案利用情況，分析建設(shè)過(guò)程中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，檔案室及時(shí)給以提醒和反饋，項(xiàng)目組隨即進(jìn)行防范，規(guī)避了建設(shè)問(wèn)題，提高工程進(jìn)度和質(zhì)量。

5 產(chǎn)生的效益及影響

5.1 促進(jìn)了工程順利開(kāi)展

項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，及時(shí)查詢本項(xiàng)目基建檔案信息資源，掌握項(xiàng)目前期管理要求、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施方案、參數(shù)要求，是工程有序開(kāi)展的憑證和依據(jù)。

5.2 創(chuàng)建了優(yōu)質(zhì)工程

通過(guò)借鑒優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目建設(shè)檔案，掌握了優(yōu)質(zhì)工程建設(shè)要求和控制標(biāo)準(zhǔn)，提高了工程質(zhì)量，并成功榮獲了多項(xiàng)工程獎(jiǎng)項(xiàng)。

5.3 縮短了施工工期

利用標(biāo)本卷、編研材料等檔案資源，借鑒優(yōu)秀做法和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，直接利用規(guī)范操作流程和標(biāo)準(zhǔn)模板，提高了工作效率。

5.4 提高了規(guī)劃設(shè)計(jì)科學(xué)性

通過(guò)借鑒標(biāo)桿項(xiàng)目前期設(shè)計(jì)及施工檔案，使項(xiàng)目在規(guī)劃設(shè)計(jì)及施工設(shè)計(jì)上更加科學(xué)、合理，減少了后期工程變更。

5.5 降低了物質(zhì)采購(gòu)成本

及時(shí)借調(diào)標(biāo)桿項(xiàng)目同類型設(shè)備型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、采購(gòu)價(jià)格及質(zhì)量要求等采購(gòu)信息，為項(xiàng)目物質(zhì)采購(gòu)提供了技術(shù)和信息支持， 確保采購(gòu)物質(zhì)質(zhì)量，提高采購(gòu)效率。

5.6 確保了安置工作順利進(jìn)行

安置戶知悉致項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量和獲獎(jiǎng)情況，大家非常高興和滿意，安置工作非常順利，提前2個(gè)月完成了安置。

5.7 創(chuàng)造了良好的社會(huì)信譽(yù)

安置戶住上優(yōu)質(zhì)房、放心房，獲得了群眾高度評(píng)價(jià)，在同行中樹(shù)立了威信，提升了品牌認(rèn)同感，提高了公司的知名度和社會(huì)影響力。

基建檔案的建設(shè)和利用提升了各部門、各人員的對(duì)檔案的重視程度，增強(qiáng)了檔案管理的責(zé)任意識(shí)。今后，我們將結(jié)合社會(huì)發(fā)展形勢(shì)、實(shí)際利用需求不斷的深層分析研究，積極探索開(kāi)發(fā)檔案資源的利用途徑，使其發(fā)揮最大利用價(jià)值，使檔案工作更好的為社會(huì)、企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

[1]鄭善學(xué).關(guān)于加強(qiáng)合并院校檔案管理的研究[J].檔案學(xué)研究，2006(01)

[2]樓笑笑,徐紹敏.淺談高校新校區(qū)建設(shè)中基建檔案管理[J].浙江檔案，2006(01)