檔案歸檔問題與檔案安全管理心得

李愛英

檔案歸檔問題與檔案安全管理心得

李愛英

在現(xiàn)階段事業(yè)單位的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，檔案管理處于特殊的發(fā)展地位。對檔案文件資料進(jìn)行科學(xué)化安全的管理利用具有重要的意義。歸檔是儲(chǔ)存有組織性的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)能夠被有效地檢索。本文對檔案歸檔問題以及檔案安全管理存在的問題和相關(guān)策略進(jìn)行深刻探析，旨在推動(dòng)檔案安全管理工作的有效開展。

現(xiàn)階段的檔案管理都真實(shí)記錄著各項(xiàng)工作以及重要的信息和具體事件，是事情運(yùn)行發(fā)展的重要憑證，在社會(huì)發(fā)展的過程中具有重要的記錄作用。通過對有效的資源數(shù)據(jù)進(jìn)行分類歸檔，實(shí)現(xiàn)組織數(shù)據(jù)長時(shí)間的存放，并且能夠精準(zhǔn)地進(jìn)行檢索。但是當(dāng)前歸檔中仍舊存在諸多問題，需要相關(guān)的管理人員要根據(jù)當(dāng)前管理過程中存在的各類問題加以改革創(chuàng)新，更好地促進(jìn)檔案的安全管理工作有序運(yùn)行。

檔案的歸檔

歸檔管理的整體流程。當(dāng)前所要?dú)w檔的文件都是以具體的件為單位，將文件裝入軟卷皮中，正文放置在前，定稿后的文件放置在后。原件放置在前，復(fù)印件放置在后。文件之間的排序要按照具體的要求規(guī)范執(zhí)行，文件的排序確立之后，文件的編號也就能夠予以確定。當(dāng)前大多文件都是需要長時(shí)間保管的，需要將文件上的金屬釘予以拆除。文件資料需要對其進(jìn)行頁碼的編寫，編寫中用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)注，需要進(jìn)行歸檔管理的文件資料，都需要用黑筆進(jìn)行書寫。等到文件封存之后，就需要加蓋歸檔章，印章需要加蓋在文件的右上角。再根據(jù)歸檔章的位置填寫具體的保管期限以及文檔的具體時(shí)間分類。等到以上的流程都結(jié)束之后，工作人員就需要對歸檔的文件目錄設(shè)置具體的目錄件號，備注相關(guān)的責(zé)任人、日期、具體頁數(shù)等內(nèi)容。

明確檔案的歸檔制度。相關(guān)人員在具體檔案歸檔工作中要嚴(yán)格按照統(tǒng)一管理的歸檔原則，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)管理制度，對于各類檔案數(shù)據(jù)資料要能確保其良好的完整性以及各類材料之間的聯(lián)系。在具體保存過程中要實(shí)現(xiàn)具體的區(qū)分整理，對于各類材料進(jìn)行分類規(guī)定，可以安排具體的人員進(jìn)行整理立卷。歸檔的過程中要嚴(yán)格按照具體的文件和材料的要求來進(jìn)行，一般情況下歸檔一份文件，所利用的文件材料要?dú)w檔為兩份。凡是需要進(jìn)行歸檔的文件都需要嚴(yán)格按照歸檔工作規(guī)范要求來進(jìn)行，用標(biāo)準(zhǔn)的紙筆來進(jìn)行操作，文件要嚴(yán)格按照材料的內(nèi)容來進(jìn)行規(guī)定整理。

歸檔所涉及的范圍。當(dāng)前歸檔分為具體的范圍，要根據(jù)實(shí)際的范圍，相關(guān)的工作人員擬定出具體的規(guī)定內(nèi)容和要求。比如文書檔案的歸檔工作中，有具體的歸檔單位對相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行有效合適，然后再由其單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字確認(rèn)。建設(shè)項(xiàng)目以及科學(xué)技術(shù)相關(guān)的研究檔案需要根據(jù)實(shí)際的研究項(xiàng)目來進(jìn)行具體的歸檔操作，目前對于設(shè)備以及相關(guān)儀器的歸檔，需要根據(jù)儀器的實(shí)際購置計(jì)劃來制定具體的歸檔項(xiàng)目，明確儀器的設(shè)備文件，將其列入建設(shè)項(xiàng)目檔案中。此外，聲像檔案也是歸檔的在范圍，相關(guān)人員要根據(jù)時(shí)間的主要信息進(jìn)行歸檔，比如主要的人物和事件以及主要的活動(dòng)等要素。

檔案安全管理

現(xiàn)階段檔案的歸檔工作十分重要，在執(zhí)行任務(wù)的過程中也要確保歸檔工作的安全性，使得各類文件資料也具有一定的絕密性，這對于檔案管理工作的安全性具有重大意義。

檔案的基本安全保密工作。當(dāng)前相關(guān)檔案管理工作人員要明確檔案管理的機(jī)密性，這也是管理人員的基本職責(zé)要求。要在檔案室內(nèi)設(shè)置具體的管理存放庫，使得每個(gè)文件檔案都能進(jìn)行有效的分類存放。在檔案室內(nèi)應(yīng)該建立設(shè)置具體的檔案閱覽室，完善監(jiān)閱制度，使得每個(gè)檔案文件都能得到有效保護(hù)，防治不法分子造成泄密等不良后果。檔案存放的庫房需要安排具體的人員進(jìn)行管理，人員進(jìn)行流動(dòng)互換時(shí)，需要嚴(yán)格按照相關(guān)程序辦理具體的交接手續(xù)。檔案管理人員自身要明確職責(zé)所在，不得將機(jī)密的檔案文件私自帶回家中等其他場所。不能私自復(fù)印檔案文件和資料，私人生活中也不能泄露檔案管理的基本內(nèi)容。

檔案在保存時(shí)的保護(hù)工作。當(dāng)前檔案的紙質(zhì)材料在安全保護(hù)的過程中，受到適度和溫度等環(huán)境因素的影響，使得檔案的材料變得老化。所以當(dāng)前管理人員需要進(jìn)一步完善調(diào)控檔案管理庫房的實(shí)際溫度，使得紙質(zhì)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)長久的保存。此外光的照射也是檔案管理中影響較大的影響因素，現(xiàn)代紙張?jiān)谥谱鞯倪^程中耐光性較差，加上紫外線以及紅外線的影響，使得紙張會(huì)出現(xiàn)老化變質(zhì)等現(xiàn)象，所以采取相應(yīng)的避光措施至關(guān)重要。依據(jù)目前紙質(zhì)檔案的管理性能特點(diǎn)來看，需要根據(jù)不同的紙類進(jìn)行分類管理，比如酸性較強(qiáng)的紙質(zhì)，自身的纖維容易被分解，其聚合度會(huì)不斷下降，所以應(yīng)該進(jìn)行密封保管。對于篇幅較大的檔案，比如字畫圖紙，因?yàn)槠渥陨砣菀灼扑椋詰?yīng)該卷起折疊或是平放保管。

完善電子文獻(xiàn)的建設(shè)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案所包括的內(nèi)容逐漸增多，憑借過去傳統(tǒng)的技術(shù)和管理方法很難進(jìn)行有效的管理，所以必須引進(jìn)更多先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，促進(jìn)管理方式的科學(xué)化。以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)取代過去手工紙質(zhì)管理，實(shí)現(xiàn)智能化的管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對各類檔案進(jìn)行分類編號，從而便于之后檔案資料的快速歸檔查找，不僅提高了管理的效率也增強(qiáng)了管理的科學(xué)化和有序性的提升，符合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢。紙質(zhì)檔案自身具有一定的脆弱性，所以目前紙質(zhì)檔案生成電子檔案是檔案安全管理發(fā)展的必然趨勢。雖然自身的安全性還有待提升，但是對于檔案的安全保護(hù)仍然具有重要意義。

總而言之，現(xiàn)代化檔案歸檔方式具有一定的參考性，在檔案管理過程中，對其進(jìn)行有效的安全管理是一項(xiàng)重要的長期性工作。需要從自身工作中明確檔案安全管理的重要性以及具體的工作規(guī)范，從根本上提升檔案管理的安全性。

（作者單位：萊州市經(jīng)濟(jì)開發(fā)投資公司）