檔案歸檔問題與檔案安全管理心得

李愛英

檔案歸檔問題與檔案安全管理心得

李愛英

在現(xiàn)階段事業(yè)單位的各項管理活動中，檔案管理處于特殊的發(fā)展地位。對檔案文件資料進行科學(xué)化安全的管理利用具有重要的意義。歸檔是儲存有組織性的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)能夠被有效地檢索。本文對檔案歸檔問題以及檔案安全管理存在的問題和相關(guān)策略進行深刻探析，旨在推動檔案安全管理工作的有效開展。

現(xiàn)階段的檔案管理都真實記錄著各項工作以及重要的信息和具體事件，是事情運行發(fā)展的重要憑證，在社會發(fā)展的過程中具有重要的記錄作用。通過對有效的資源數(shù)據(jù)進行分類歸檔，實現(xiàn)組織數(shù)據(jù)長時間的存放，并且能夠精準地進行檢索。但是當前歸檔中仍舊存在諸多問題，需要相關(guān)的管理人員要根據(jù)當前管理過程中存在的各類問題加以改革創(chuàng)新，更好地促進檔案的安全管理工作有序運行。

檔案的歸檔

歸檔管理的整體流程。當前所要歸檔的文件都是以具體的件為單位，將文件裝入軟卷皮中，正文放置在前，定稿后的文件放置在后。原件放置在前，復(fù)印件放置在后。文件之間的排序要按照具體的要求規(guī)范執(zhí)行，文件的排序確立之后，文件的編號也就能夠予以確定。當前大多文件都是需要長時間保管的，需要將文件上的金屬釘予以拆除。文件資料需要對其進行頁碼的編寫，編寫中用阿拉伯數(shù)字進行標注，需要進行歸檔管理的文件資料，都需要用黑筆進行書寫。等到文件封存之后，就需要加蓋歸檔章，印章需要加蓋在文件的右上角。再根據(jù)歸檔章的位置填寫具體的保管期限以及文檔的具體時間分類。等到以上的流程都結(jié)束之后，工作人員就需要對歸檔的文件目錄設(shè)置具體的目錄件號，備注相關(guān)的責任人、日期、具體頁數(shù)等內(nèi)容。

明確檔案的歸檔制度。相關(guān)人員在具體檔案歸檔工作中要嚴格按照統(tǒng)一管理的歸檔原則，嚴格執(zhí)行各項管理制度，對于各類檔案數(shù)據(jù)資料要能確保其良好的完整性以及各類材料之間的聯(lián)系。在具體保存過程中要實現(xiàn)具體的區(qū)分整理，對于各類材料進行分類規(guī)定，可以安排具體的人員進行整理立卷。歸檔的過程中要嚴格按照具體的文件和材料的要求來進行，一般情況下歸檔一份文件，所利用的文件材料要歸檔為兩份。凡是需要進行歸檔的文件都需要嚴格按照歸檔工作規(guī)范要求來進行，用標準的紙筆來進行操作，文件要嚴格按照材料的內(nèi)容來進行規(guī)定整理。

歸檔所涉及的范圍。當前歸檔分為具體的范圍，要根據(jù)實際的范圍，相關(guān)的工作人員擬定出具體的規(guī)定內(nèi)容和要求。比如文書檔案的歸檔工作中，有具體的歸檔單位對相關(guān)的內(nèi)容進行有效合適，然后再由其單位的負責人進行簽字確認。建設(shè)項目以及科學(xué)技術(shù)相關(guān)的研究檔案需要根據(jù)實際的研究項目來進行具體的歸檔操作，目前對于設(shè)備以及相關(guān)儀器的歸檔，需要根據(jù)儀器的實際購置計劃來制定具體的歸檔項目，明確儀器的設(shè)備文件，將其列入建設(shè)項目檔案中。此外，聲像檔案也是歸檔的在范圍，相關(guān)人員要根據(jù)時間的主要信息進行歸檔，比如主要的人物和事件以及主要的活動等要素。

檔案安全管理

現(xiàn)階段檔案的歸檔工作十分重要，在執(zhí)行任務(wù)的過程中也要確保歸檔工作的安全性，使得各類文件資料也具有一定的絕密性，這對于檔案管理工作的安全性具有重大意義。

檔案的基本安全保密工作。當前相關(guān)檔案管理工作人員要明確檔案管理的機密性，這也是管理人員的基本職責要求。要在檔案室內(nèi)設(shè)置具體的管理存放庫，使得每個文件檔案都能進行有效的分類存放。在檔案室內(nèi)應(yīng)該建立設(shè)置具體的檔案閱覽室，完善監(jiān)閱制度，使得每個檔案文件都能得到有效保護，防治不法分子造成泄密等不良后果。檔案存放的庫房需要安排具體的人員進行管理，人員進行流動互換時，需要嚴格按照相關(guān)程序辦理具體的交接手續(xù)。檔案管理人員自身要明確職責所在，不得將機密的檔案文件私自帶回家中等其他場所。不能私自復(fù)印檔案文件和資料，私人生活中也不能泄露檔案管理的基本內(nèi)容。

檔案在保存時的保護工作。當前檔案的紙質(zhì)材料在安全保護的過程中，受到適度和溫度等環(huán)境因素的影響，使得檔案的材料變得老化。所以當前管理人員需要進一步完善調(diào)控檔案管理庫房的實際溫度，使得紙質(zhì)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)長久的保存。此外光的照射也是檔案管理中影響較大的影響因素，現(xiàn)代紙張在制作的過程中耐光性較差，加上紫外線以及紅外線的影響，使得紙張會出現(xiàn)老化變質(zhì)等現(xiàn)象，所以采取相應(yīng)的避光措施至關(guān)重要。依據(jù)目前紙質(zhì)檔案的管理性能特點來看，需要根據(jù)不同的紙類進行分類管理，比如酸性較強的紙質(zhì)，自身的纖維容易被分解，其聚合度會不斷下降，所以應(yīng)該進行密封保管。對于篇幅較大的檔案，比如字畫圖紙，因為其自身容易破碎，所以應(yīng)該卷起折疊或是平放保管。

完善電子文獻的建設(shè)。隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案所包括的內(nèi)容逐漸增多，憑借過去傳統(tǒng)的技術(shù)和管理方法很難進行有效的管理，所以必須引進更多先進的技術(shù)設(shè)備，促進管理方式的科學(xué)化。以現(xiàn)代計算機技術(shù)取代過去手工紙質(zhì)管理，實現(xiàn)智能化的管理。運用計算機對各類檔案進行分類編號，從而便于之后檔案資料的快速歸檔查找，不僅提高了管理的效率也增強了管理的科學(xué)化和有序性的提升，符合當今社會發(fā)展的趨勢。紙質(zhì)檔案自身具有一定的脆弱性，所以目前紙質(zhì)檔案生成電子檔案是檔案安全管理發(fā)展的必然趨勢。雖然自身的安全性還有待提升，但是對于檔案的安全保護仍然具有重要意義。

總而言之，現(xiàn)代化檔案歸檔方式具有一定的參考性，在檔案管理過程中，對其進行有效的安全管理是一項重要的長期性工作。需要從自身工作中明確檔案安全管理的重要性以及具體的工作規(guī)范，從根本上提升檔案管理的安全性。

（作者單位：萊州市經(jīng)濟開發(fā)投資公司）