新形勢下如何做好檔案工作的思考

秦霏霏

新形勢下如何做好檔案工作的思考

秦霏霏

檔案工作是每個單位各項工作的重要組成部分，是維護其歷史面貌及發(fā)展的一項重要工作。做好檔案工作是加強檔案科學管理，提高各項工作效率和工作質量的必要條件。正確認識、把握新形勢下的檔案工作內涵，推動檔案工作實現(xiàn)新跨越意義深遠。

加強領導，明確職責，充分認識檔案工作的重要性

結合我院檔案工作實際，重新成立新疆林業(yè)規(guī)劃院檔案鑒定、銷毀領導小組，完善檔案分類大綱及管理網絡圖。領導小組負責領導和協(xié)調檔案管理工作，定期聽取檔案部門工作匯報，定期進行督促檢查，及時研究并協(xié)調解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力等方面保障，推動我院檔案工作的開展。 檔案工作是需要各部門的相互協(xié)調配合才能共同完成的一項重要工作，要充分認識到檔案工作的重要性和緊迫性，進一步明確檔案工作的任務，各司其職，增強做好檔案工作的使命感和責任感。

明確重點，加強要求，積極推進檔案規(guī)范化建設

完善檔案管理各項工作制度。結合我單位檔案工作實際情況，建立完善檔案工作制度。包括檔案室工作職責、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定和銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案移交制度、公文立卷歸檔制度、檔案保密制度、檔案管理應急預案、檔案異地異質備份制度等；進一步完善文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定。

完善綜合檔案室的管理。按照檔案管理要求，結合單位實際，對我院綜合檔案室完善和添置檔案的硬件設施，如：檔案室（庫房）、查閱室、管檔人員辦公室的安排，做到“庫房、查閱室、辦公室三分開”的規(guī)定；購置干濕溫度計、檔案柜、掃描儀、計算機、刻錄機、數(shù)碼照相機、移動硬盤、光盤等。加強檔案室的硬件及工作環(huán)境的建設，確保檔案的安全性。

加強對檔案業(yè)務的宣傳及學習。對全院干部職工開展《檔案法》的宣傳教育工作。提高干部職工對檔案工作的認識，進一步加強對檔案工作重要性的宣傳。檔案管理人員要堅持經常學、自覺學、熟悉和掌握檔案知識，增強以法治檔意識，定期參加檔案業(yè)務培訓，提高自身業(yè)務素質和管理水平。建議將檔案方面的法律法規(guī)宣傳教育納入各部門的學習計劃中，增強單位人員檔案法制意識。

加強檔案安全體系建設。要“夯實基礎，強化保障，筑牢科學嚴密的檔案安全體系”，這是對“安全第一”的最高要求和指針。檔案安全既包括檔案實體不受損害，也包括檔案信息長久可用，檔案內容不泄密。因此，要配置符合檔案安全保管要求的檔案庫房和設施設備，為檔案安全打造第一道防線。檔案庫房既要達到一定的使用面積，又要配備先進適用的檔案裝具，應用先進的檔案保護技術，切實做好“八防”（防潮、防塵、防霉、防損、防蟲、防鼠、防盜、防火）工作。堅持原則、執(zhí)行規(guī)定、加強監(jiān)管，定期對檔案保管狀況進行全面徹底的檢查，確保紙質檔案、電子檔案長期保存和利用，發(fā)現(xiàn)隱患及時整改。真正做到措施到位、責任到位、制度到位，確保檔案安全萬無一失。

建立多層次高效率的檔案利用體系。不斷提高檔案工作服務能力，要具備大局意識、服務意識和創(chuàng)新意識。把檔案工作與國家重大戰(zhàn)略和重要事務聯(lián)系起來；與我院工作大局聯(lián)系起來；變被動查閱為主動提供，規(guī)劃先行、早做準備，提高實效性；改進檔案資源開發(fā)方式，拓展服務渠道。通過加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質量檔案信息產品，不斷挖掘檔案價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，更好為院黨委班子的決策、管理提供參考，為全院干部職工提供便利、高效的查閱服務。

分步分斷，合理安排，有序推進檔案工作順利開展

收集。文件材料的收集是檔案工作的源頭工作和基礎，要求齊全完整、真實可靠和及時有效。尊重全宗，保持全宗的不可分散的基本原則；嚴格執(zhí)行機關文件材料歸檔范圍的規(guī)定，依照我院文件材料歸檔范圍開展歸檔文件收集工作，具體落實相關部門、崗位的歸檔責任。

鑒定。文件材料的鑒定包括兩個階段，第一階段是對文件能否轉化為歸檔文件進行審查，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時剔除沒有保存價值的文件材料；第二階段是對進入歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其在日后保存過程中可能產生的不同作用提出應保存的年限，這一工作是對文件價值的進一步判定，是決定檔案命運的關鍵所在。

整理。歸檔文件材料的整理是檔案管理工作的開始，這是一項承前啟后的工作，直接關系到文件材料歸檔后的科學管理、安全保管和有效利用。

紙質文件材料的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列編號、編頁、編目、蓋章、裝盒、排架。

數(shù)字化。文件歸檔后紙質文件和電子文件共存，稱為雙套歸檔。

按照“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”，推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，做到流程規(guī)范、格式統(tǒng)一、字段完整，符合安全保密要求，有計劃、有步驟地開展。

全宗卷的撰寫和整理。全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體，也即一個獨立的機關、單位和著名人物在其社會活動中形成檔案的有機整體。全宗介紹（又稱全宗指南），是檔案館（室）指南的核心部分。根據(jù)整理的歸檔資料還需撰寫組織機構沿革、大事記、利用效果及定期分析材料、文件匯編等。

照片檔案的收集和整理。照片檔案分為感光材料照片和數(shù)碼照片。照片檔案是圖文并茂，具有特色的歷史記錄。照片檔案中的照片和文字說明是相互依存、互相印證、互相補充的表現(xiàn)事物。

根據(jù)《照片檔案整理辦法》規(guī)定，綜合檔案室負責協(xié)同照片檔案形成部門（形成者）對歸檔的照片進行嚴格鑒定、篩選，并編寫文字說明。

綜合檔案室在做好檔案查閱服務的同時，主動開發(fā)檔案資源的利用，加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質量檔案信息產品。在檔案管理過程中對發(fā)展史資料著重保留，收集從各類重要文件、照片、物品等，進行深度利用。

（作者單位：新疆維吾爾自治新疆林業(yè)規(guī)劃院）