事業(yè)單位檔案管理的電子化建設

李 成

事業(yè)單位檔案管理的電子化建設

李 成

在當前的網(wǎng)絡環(huán)境中，各項電子信息技術都在不斷被完善，而傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足學生對于信息資料的好奇心和時代進步發(fā)展。本文闡述了檔案管理電子化建設的重要意義，分析了事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，并提出了事業(yè)單位進行檔案管理電子化建設的措施，以供參考。

在新的時代條件下，我國已經(jīng)進入了信息化和電子化時代，計算機在我國各行各業(yè)中的運用日益普遍并逐步深化。為了緊跟社會發(fā)展步伐，與時俱進，事業(yè)單位也必須要在檔案管理方面實現(xiàn)電子化建設，采用先進技術完善檔案管理工作。這對于事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展而言，具有十分重要的意義。

檔案管理電子化建設的重要意義

事業(yè)單位在以往的檔案管理中，基本都是使用紙質(zhì)文件進行檔案的歸檔處理，這會給工作人員增加工作量，并且還會浪費許多寶貴的工作時間。另外，這樣的管理方法需要大量的人力才能進行，并且在操作過程中比較容易遭受主客觀因素影響，導致管理質(zhì)量難以提升。而對檔案管理進行電子化建設，不僅可以減輕管理人員的工作量，使管理人員的勞動強度和壓力下降，還能經(jīng)由計算機和互聯(lián)網(wǎng)高效地進行檔案信息整理工作，并自動編好目錄，給目錄進行分類處理。這樣一來，工作效率就可以大幅度提高。對檔案進行電子化管理，還可以提升檔案搜索的效率，確保單位檔案可以獲得更好的運用。假設檔案信息能夠充分實現(xiàn)電子化管理，就可以通過簡單的操作而檢索出需要的信息，具有方便、快捷、安全、高效的優(yōu)點。同時，實現(xiàn)電子化建設后，還可以和別的單位、部門相互溝通，連接到各個網(wǎng)絡，在真正意義上做到了信息資源共享。

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

首先，相關制度還不夠完善。事業(yè)單位檔案包含的內(nèi)容十分豐富，且時間跨度較大。由于檔案管理過程中存在一部分主客觀因素，導致檔案信息不時產(chǎn)生差錯，或是數(shù)據(jù)不統(tǒng)一等現(xiàn)象。使得當事人或單位難以查詢到確切信息。這是因為在檔案管理電子化建設中，初始檔案和電子檔案未能完好地交融和銜接，在建立數(shù)據(jù)庫時也沒有及時處理好標準化、規(guī)范化等問題。如果缺少了必要的制度和體系建設，檔案管理人員就得不到方式和方法上的引導，從而導致檔案管理電子化建設無法落到實處。其次，有的單位中，各級領導和部門對電子化建設工作還沒有引起足夠的重視，且在這方面投入的財力、人力都明顯不足，沒有對管理人員進行專門的培訓。這一情況也會在一定程度上限制檔案管理電子化建設工作的發(fā)展。在當前事業(yè)單位檔案管理人員中，普遍存在專業(yè)技能掌握不足、信息技術水平低等情況，因而無法滿足檔案管理電子化建設的需求。最后，還有的單位缺少創(chuàng)新思想，且沒有及時更新老化的電子設備，導致電子檔案遺失或損壞。

事業(yè)單位進行檔案管理電子化建設的措施

樹立并完善電子化管理制度。事業(yè)單位在進行檔案管理方式改革時，必須先樹立起科學的管理制度，才能真正實現(xiàn)檔案電子化管理。制度的建設可以確保相關管理人員明確自己的職責，知曉自己的具體工作目標，從而盡心盡力地完成管理工作。在檔案管理的電子化建設過程中，先進的管理制度可以綜合整理檔案管理方法與技巧，從而更為高效地實現(xiàn)事業(yè)單位檔案保存和運用。而要進行檔案電子化管理的制度建設，首先就是要取締原有的落后制度，把我國當前的檔案管理規(guī)則當作前提和基礎，結合不同部門對于檔案的管理機制與管理方法，構建起切合我國現(xiàn)代社會發(fā)展需要的電子化管理制度。在樹立并完善相關制度時，需要確保其具備三個要點，也就是適用性、科學性以及靈活性。檔案管理工作人員必須要改變自己傳統(tǒng)的思想和意識，建立科學的制度，引進先進管理模式。要在優(yōu)化內(nèi)部管理結構的同時，設立起創(chuàng)新型的管理體系。

提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能。要實現(xiàn)檔案管理電子化建設，必須要相關管理人員跟上時代發(fā)展的腳步，不斷提升自己的素質(zhì)，掌握先進的信息化、電子化管理技能。事業(yè)單位要大力加強對檔案管理工作人員的培訓，提高管理人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)，必要時可招募一些專業(yè)的素質(zhì)型人才，這對整個單位的檔案管理電子化建設有著很大作用。在培訓時，需要注意到每個不同個體的特點，進行有規(guī)劃的培訓安排，以提高管理人員的整體素質(zhì)為基礎，達到培育優(yōu)質(zhì)人才的目的。此外，單位還應要求檔案管理工作人員學會熟練應用計算機和互聯(lián)網(wǎng)，積極學習和檔案管理相關的電子化知識和技術，掌握科技化、信息化的管理模式。管理人員應具備較強的創(chuàng)新意識，能夠自主操作新型電子化管理設備，同時要提高對電子化檔案的歸檔分類水平，利用信息化、網(wǎng)絡化、電子化的管理方法，改善服務形式，優(yōu)化服務質(zhì)量。另外單位要鼓勵管理人員主動學習新技術、新知識，以此滿足社會向信息化方向發(fā)展的實際需求。

利用計算機技術實現(xiàn)電子化建設。建設電子化檔案管理模式，最為關鍵的一點就是充分利用計算機信息化管理技術。采用計算機系統(tǒng)管理檔案，其效率很高，安全性強，可靠度高。計算機管理模式大大簡化了檔案管理中復雜的工作程序，節(jié)約了大量的時間，可減少許多不必要的工作環(huán)節(jié)，實現(xiàn)工作效率提升。計算機管理技術采用科學的智能管理方式，利用了現(xiàn)代科技技術，全面實現(xiàn)了高效管理，使事業(yè)單位的檔案管理進入電子化時代，全面提升其管理水平和效果。另外，計算機管理實現(xiàn)了網(wǎng)絡信息共享，使事業(yè)單位各個部門能及時準確地掌握所需相關檔案信息，并且方便查詢和保存。此外，在檔案管理電子化建設過程中，必須要注意確保檔案信息的安全。在進行檔案管理電子化建設時，事業(yè)單位一定要強化科技投入，采用防火墻技術和計算機編程技術，設定準入標準，增強系統(tǒng)的安全性，避免資料被盜取或是損毀。

事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展離不開對檔案管理的電子化建設，這也是新的時代下所必需的發(fā)展趨向。檔案管理工作要做到標準化、統(tǒng)一化、安全化，就必須樹立起相關制度，不斷提高人員素質(zhì)和技能，利用先進計算機技術，全面實現(xiàn)檔案的電子化管理。

（作者單位：湖北省藥品監(jiān)督檢驗研究院）