事業單位檔案管理的創新思路

裴建春

事業單位檔案管理的創新思路

裴建春

文章根據檔案管理的必要性，分析了檔案管理中的問題，比如缺乏管理人才；制度有待健全；檔案管理觀念落后。進而提出了檔案管理創新方式，比如增強管理團隊構建；將檔案管理制度健全；改進管理理念；增強檔案管理雙向制約制度構建。

由于我國改革的持續發展，中國事業單位迎來了發展的機遇。在如此的條件下，事業單位如果要落實改革，服務社會，一定要增強事業單位檔案管理改革。創新檔案管理是事業單位必須要做的事情，也是事業單位改革的核心部分，關系著事業單位的效率與質量。可是，實際上，事業單位檔案管理比較落后，沒有辦法充分滿足現如今的社會對檔案管理工作的各種需要。因此，必須要盡快制定出檔案管理創新思路，這對于事業單位發展是非常重要的。

檔案管理的必要性

在事業單位中檔案管理是比較基礎的一項工作，在維護單位和職員權益的時候起著比較重要的作用。不單單是這樣，檔案管理還能輔助單位管理人員進行管理，從而保證管理工作人員決策的價值。不過，需要關注到的一點就是事業單位檔案管理質量和效率與檔案管理工作人員緊密相關，這就表示著事業單位檔案管理發揮的作用是被管理工作人員的狀態以及其能力所影響的。檔案管理發揮出其最大作用，同樣和事業單位所處的位置和工作的性質相關。在日常工作之中，相關管理工作人員必須要將自己和社會之間的關系處理好，如此一來，才可以保證檔案管理順利進行，且給事業單位提供更好的服務，推進事業單位發揮出更大的作用。

檔案管理中的問題

缺乏管理人才。由于不關注檔案管理工作，因而，一些事業單位沒有把優質人才分配到管理崗位中。還有的事業單位檔案管理在選拔人才以及調動人員的時候一點兒也不謹慎，沒有一定的專業性。如此，一定會造成檔案管理工作團隊素質低下，沒有辦法勝任檔案管理工作。雖每一年都會找一個時間培訓檔案管理工作人員專業知識和技能，可是因為考核制度不完善，造成培訓變成了一個形式，沒有辦法提高人員素質，檔案管理工作無法正常進行。

制度有待健全，且檔案資源使用率不高。檔案管理機制不全，一些事業單位沒有檔案管理工作經驗，還有一些事業單位檔案管理缺乏有效的監控和管理制度，導致檔案管理機制不過是一個擺設，沒有切實落實到管理工作中。在部分事業單位里面，檔案管理秩序混亂，一點兒也不規范，組卷與規定不相符。在銷毀檔案的時候，部分檔案沒有通過審查就已經被管理人員銷毀了，從而導致了一定的損失。要不然就是管理工作人員在銷毀的過程中未根據相關規定進行，造成檔案資料被泄露。

檔案管理觀念比較落后，關注程度不夠。在大部分事業單位里面，領導只把檔案管理看成是資料的整理和堆放，覺得這個工作不需要重視。如此一來，對于檔案管理的物資與人力投入明顯不夠，造成檔案堆積嚴重，且檔案混亂，沒有秩序。關注的力度不夠從而造成檔案管理理念不夠新穎，相關管理工作人員在進行檔案的時候不過是機械式的整理，并沒有進行有效的篩選。嚴重點，沒有將檔案管理進行規范，直接影響了檔案的保密性以及安全性，導致了不好的后果。如果想要查找運用檔案的時候，管理工作人員可能會耗費相當長的一段時間，從而影響到檔案管理工作后期進行。

創新方式

增強管理團隊構建。首先，應當關注培養管理人才和引進管理人才。檔案管理工作人員需要對檔案管理有一定程度上的了解和掌握，且具有很高的文化素質。同時，還需要擁有一定的信息技術技能，以便于運用先進的計算機技術開展檔案管理工作。不單單如此，還應當有意識的培養專業人才實踐方面的能力，進而完成事業單位管理創新。其次，應當給檔案管理工作人員成長和進步提供環境和機會。這也就需要事業單位可以設定出科學且合理的培訓方案，有針對性地培訓管理工作人員。事業單位負責人應當關注檔案管理人員的成長，然后定期請一些專家到單位培訓。

將檔案管理制度健全。事業單位檔案管理機制首先要與事業單位的多數人和資源的利益相符；需要具有一定的靈活動機特征，方便進一步的健全檔案管理機制和創新。必須要關注到的就是檔案管理制度的健全需要包含事業單位的各個環節，且精確到每一個小細節。如此一來，才可以提升檔案管理工作人員的積極性；進行檔案管理的過程中一定要關注到信息是不是安全，檔案的使用率高不高。

改進管理理念。增強對事業單位管理的關注力度，在新的背景下，一定要增強對事業單位檔案管理的了解，且在這個基礎之上將管理理念創新，保證人們可以充分認識到檔案管理的必要性：應當制定出各種舉措激勵職員積極發表自己的言論，說出自身對檔案管理剛工作的觀點，提升檔案管理工作的參與積極性；事業單位負責人應當在檔案管理工作決策中投入大量的物資和人力；事業單位檔案管理工作人員需要努力配合負責人所做的每一個決定，然后切實落實到工作中，以負責人的態度做好自己的職責，且在開展檔案管理工作的時候進行創新。

增強檔案管理雙向制約制度構建。針對事業單位而言，應當始終堅持檔案管理雙向制約制度，如此，才可以起到約束檔案管理人員的作用，還可以監管事業單位分負責機制。實際上，管理人員檔案管理制度束縛的重要對象，是確保雙向制約制度得以實行的重要原因。與此同時，還需要關注到領導機制在檔案管理中發揮的作用，因而，雙向制約制度是必須要實行的。

社會與經濟的發展，給事業單位檔案管理迎來了新的機遇。檔案管理工作要和新環境以及新的階段相結合，一定要進行創新，這也是社會發展的必然趨勢，是事業單位發展一定會經歷的一個環節。因而，需要充分了解當今檔案管理之中的問題，從而制定出恰當的管理方法，提升事業單位檔案管理質量和效率。事業單位需要對癥下藥，從實際情況著手，有針對性的創新，尋找到管理的新思路。如此一來，才可以有效促進事業單位向前發展，進而更好地給大眾服務。

（作者單位：湖北省藥品監督檢驗研究院）