新時期企業檔案管理的創新思路及方法

◎熊卉

新時期企業檔案管理的創新思路及方法

◎熊卉

自從實現市場經濟之后，我國各企業主體得到了極大發展。企業檔案在企業工作運轉中的作用重大，其是企業在知識經濟時代賴以發展的主要信息資源，對企業的聲譽和企業的后續發展都有很大的影響。文章圍繞企業檔案管理工作的相關內容展開，分析我國企業檔案管理現狀，并探索其創新思路和方法，以推進我國企業檔案管理工作的進一步發展。

為了適應社會的發展需求，建設企業的發展水平，在新的歷史發展時期需要對企業檔案管理工作進行改革創新。企業檔案管理工作隨著社會文明的進步而得到不斷的發展，與此同時其管理影響因素也日漸增多。在新常態經濟發展形勢下探索企業檔案管理工作的創新思路和方法，對于發揮檔案資源的服務作用具有重要意義。

企業檔案管理分析

企業檔案即具有保存價值的歷史記錄，其包括與企業運轉相關的所有文字、圖表以及聲像等資料。企業檔案管理工作受管理辦法的約束，無論是企業機構設置、政策制定還是職能規范和人力物力投入都隸屬于企業檔案管理工作，信息的收集、整理、鑒定、開發和利用等是其主要活動環節。企業檔案管理工作主要包括企業檔案實體和組織機構等管理，企業整體發展規劃與檔案管理相關。在當前企業檔案管理工作中，檔案管理扮演著重要角色，其不僅僅包括各項信息資源的管理，其還與企業文化建設和企業發展精神緊密相關。

企業檔案管理現狀分析

經過長時間的發展，企業檔案管理工作取得了重大成就，綜合檔案管理工作模式逐步形成，檔案信息資源的利用率顯著提升。但企業檔案管理在新的發展歷史時期也還存在一些亟待解決的問題，主要體現在四個方面。一是工作人員結構設置存在不合理問題，據相關數據表明，部分企業檔案管理人員專業化程度不高，人員數量較少，大部分工作人員都是非科班出身的人員，使得其管理工作專業度缺乏，工作水平低下。一些企業將入職、離職存檔等工作交于沒有任何管理經驗的實習生來做，使得檔案資料常常出現殘缺、破損情況，極大地影響了檔案資料的完整性。二是企業檔案管理工作模式單一，大部分企業的檔案管理工作仍然采取的是傳統式、單一式、被動式管理方式并且收集、整理檔案資料是工作人員日常工作行為的重點。企業中的絕大部分檔案資料都處于等待狀態，檔案資料等待利用是當前企業檔案資料普遍存在的現象。

三是企業檔案管理利用程序復雜、信息化水平低，其他人員想要利用企業檔案資料必須經過層層審批，并由專門人員陪同一起查看，以獲取需要的檔案信息。雖然我國已經邁入了信息化發展軌道，但我國企業檔案管理工作并沒有與時俱進，及時跟上時代發展步伐，企業檔案管理綜合數據平臺沒有及時建立起來，人們查詢、利用檔案資料較為困難。四是企業檔案管理主體單一、資源分布不均勻、特色檔案管理資源缺失。這種有限檔案資源管理問題不同程度地存在于各地區企業中，使得檔案管理工作效率低下，檔案資源利用率不高，進一步阻礙了我國企業檔案資源作用的發揮。

創新思路和方法分析

對企業檔案管理工作進行準確定位，明確檔案管理工作發展理念.企業檔案管理工作絕對不能固步自封，而是要不斷解放思想與時俱進，革新檔案管理工作理念，對企業檔案管理工作進行準確定位并明確其發展理念。黨的十八大一直強調要兩個文明同步發展，而企業檔案管理工作作為兩個文明建設的主要載體，必須強化對其的研究和開發工作，明確其長遠發展理念。從現實情況來看，企業檔案管理工作不僅能夠收集整理信息資源，傳播相關知識，而且能夠在集結已有知識體系的基礎上對知識進行創新，展現檔案資源的獨特作用。其次，檔案管理工作必須與時俱進，企業檔案管理工作人員和相關組織機構必須用長遠的目光來看待這一工作，絕對不能安于現狀，不思進取。只要社會經濟在發展，企業檔案管理工作就不可能止步，因此相關工作人員要立足長遠，促進企業檔案管理工作的長遠發展。

嚴格遵循企業檔案管理工作原則。實用性、實效性和服務性是優化企業檔案管理工作時必須要遵循的三大原則，實用性是本質要義，其能夠為企業檔案管理工作帶來新的發展契機，革新檔案管理工作目標進而促進其適應時代發展需求。實用性原則要求企業將檔管理工作落到實處，杜絕形式主義和本本主義，以挖掘檔案資源的潛在價值，提高檔案資源的利用效率。實效性是指檔案管理工作具有一定的時間期限，這主要是由檔案管理工作的法治性決定的。在大數據時代，信息技術更新換代速度加快，人們的生活節奏也越來越快，企業檔案管理工作只有加快其反應速度才能緊跟時代步伐，適應現代社會的發展需要。歷史久遠的檔案資料雖然有一定的價值，但挖掘利用程序較復雜，難以發揮其真正價值。企業在進行檔案資料管理時要開辟新途徑快速獲取信息資源，減少資源使用程序，提高其利用率，增強檔案資料的應用性和服務性。服務性是理論基礎，是發揮其社會效益和經濟效益的載體。企業檔案管理工作的重心是服務而不是管理，因此在優化企業檔案管理工作時，要著重突出其服務性原則，并緊緊圍繞“服務”二字開展其他環節工作。

優化企業檔案管理工作體制并完善檔案管理組織職能。檔案管理工作體制和組織職能，是構建企業檔案管理工作體系的重中之重。在社會發展新時期優化企業檔案管理工作首先需要優化檔案管理領導責任機制、競爭機制和評估機制，并健全檔案管理服務職能、管理職能和教育職能。優化企業檔案管理工作的競爭機制，提升相關工作人員的競爭意識和責任意識是改變企業檔案管理工作現狀，提升工作水平的有效途徑。健全企業檔案管理工作中的各種職能，能夠促進檔案管理工作的規范化、科學化發展，并增強企業檔案管理工作的功能作用。

在當前發展大環境下，采取各種有效手段優化企業檔案管理工作，除了要樹立長遠發展觀念，遵循必要發展原則和健全機制組織職能，還要采取專項培訓方式提升工作人員的業務技能和業務素質。同時轉變企業檔案管理工作模式，推進其朝向人力資本管理方向發展。

（工作單位：湖北省漳河水庫水產公司)