疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設

◎祝琳

疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設

◎祝琳

檔案管理是疾控中心預防工作的信息資源，也是反映各個部門工作業績的重要指標，是年度考核的重點內容。隨著疾控事業的發展，信息技術的應用也很好地融入到檔案管理的過程中，并推動著管理工作的進步與革新。要做好檔案管理的信息化建設，需要不斷學習新的管理模式，提高自身的管理水平，轉變傳統的管理觀念，以便更好適應當前時代發展的要求。本文對會檔資料的管理現狀做簡要闡述，并分析如何在信息化、科學化的基礎上提高檔案的管理水平，期望能為疾控事業的發展提供可借鑒的建議。

疾控中心是為政府疾病預防控制提供決策依據的重要部門，而檔案資料是疾控機構在預防疾病、衛生檢測等活動中形成的歷史記錄。對于檔案資料的管理包含了檢測報告、傳染病預防、儀器設施等多項內容。對檔案資料實施科學化信息化的管理是當前新時代背景下的重要課題，也是提高疾控系統工作效率的需要，更是當前信息化趨勢下的必然選擇。

疾控中心檔案管理的現狀

投入資金不足。隨著社會的不斷進步與發展，國家對各省市的衛生局工作提出了更多的要求，對于疾控中心管理系統的完善也創造了廣闊的空間，在信息平臺的推動下各個部門都取得了矚目的成就。但是很多地區由于自身條件不足，在資金的投入上十分有限，導致在檔案管理資料中的配套設施無法及時的跟上，極大地降低了檔案管理工作的效率。

管理人員綜合素質低下。在疾控中心的管理工作中，疾病預防的專業性較強，也是影響疾控中心工作的重要因素。因此，疾控中心人才的匱乏一直是國內較為常見的現象。檔案管理人員不僅需要強大的自我約束力，還需要具備專業的知識水平來適應不斷變化的新社會。但是由于管理人員的素質不高，隨著電子檔案的發展，管理人員無法及時改變自身的管理思路，沒有對檔案信息化管理有充分的了解，更不會對其操作流程有深入的研究。在電子檔案的安全防范方面缺乏必要的防范知識，導致檔案管理的信息化建設一直止步不前。

信息設備不足。隨著技術的不斷更迭與進步，我國的科技產業如雨后春筍般發展起來。但是在疾控中心領域，計算機信息化的管理設備沒雨得到較好的應用，從硬件的層面來看，信息化的配套設備不齊全，并且設備質量不理想，計算機運轉速度慢且頻繁出現卡機現象。再加上設備功能單一造成檔案管理工作效率低下，出錯率上升，使檔案管理工作缺乏穩定性與安全性。

建設信息化科學化檔案管理的對策

對于國家來說，疾控中心的資源是疾控預防的必不可少的資源。它們承載著過去疾控預防的歷史記錄，對中華民族文化的傳承有著極大的幫助。因此提升疾控管理工作質量，是當前疾控事業發展必不可少的任務。

加大檔案管理的資金投入。首先，要提高疾控中心的檔案管理水平，需要加大資金的投入，改善疾控中心相關的配套設備并改善檔案的存儲環境，這是當前改善檔案管理水平中關鍵的環節。確保存儲檔案的完整性，需要及時的發現管理存在的問題并及時解決，才能為疾控中心檔案提供最安全的管理模式。加大資金的投入，改善疾控中心的設施環境，是資金得以有效利用的重要內容。同時，做好疾控中心的“雙防”措施，也是資金利用的另一途徑。“雙防”措施，是從疾控中心軟件與硬件兩方面進行，軟件方面是為信息化建設購置可靠的防火墻軟件，防止黑客或者木馬入侵而造成的信息泄露。而硬件方面則是疾控中心的消防設施，需要將資金投入到購置配套消防器材的環節中，為突發事件的應對奠定良好的基礎。

加強檔案管理人員的培訓。對檔案管理人員做好定期的培訓，除了管理專業知識的訓練之外，還需要加強管理人員對計算機相關技術的了解，樹立檔案安全防范意識，提高檔案人員整體管理水平。必要時還可以聘請外部的專家進行演講，這對于優化檔案管理水平有著極大的作用。由于每個管理人員擁有不同的基礎知識，需要根據檔案人員的個性有規劃的安排培訓內容，培養優質的檔案管理人才。除此之外，由于疾控中心涉及到大量的疾病預防內容，因此在人才聘用時可以加強對醫療人員的選拔，專業化的工作思路與素養可以為疾控事業的進步提供更多新的思路與建議。在信息化的時代背景下，管理人員必須加強自身的計算機知識學習，做到熟練操作計算機，學會信息化科學化的管理模式。以優化檔案資源的分類流程，達到最佳的管理狀態。

充分利用計算機相關技術。疾控中心的檔案管理環節是疾控中心工作的重要內容。隨著信息技術的發展，充分利用現代化的計算機科學技術投入到檔案管理中來，將會對檔案工作的效率提升有很大的幫助。因此運用計算機系統來對檔案實行科學化信息化的管理，不僅可以提高檔案資源的利用率，還可以增強檔案的管理水平。計算機的管理模式降低了人力的投入，大大簡化了管理中的復雜程序，讓管理的流程更加的簡便，為檔案資源的管理節約到了大量時間，實現工作效率的進一步提升。采用科學的信息化管理模式，幫助疾控中心的檔案管理進入數字化時代，將檔案資源轉化為數字信息存儲到檔案的數據庫中，只需要設置相應的檢索功能便能夠迅速幫用戶找到相應的資源。同時，各個部門的資料可以在局域網或者網絡平臺上共享，實現異地傳檔的功能，使疾控中心的各個部門能夠及時的掌握和了解疾控工作的最新消息。既可以提高各個部門的操作能力，也實現了檔案資源的優化配置。

在衛生改革日益加強的背景下，隨著計算機技術的發展與進步，疾控中心檔案管理的科學化與信息化建設也逐步深入到各個地區的疾控工作環節中，并且極大的提高了檔案資源的管理效率，對于疾控中心的信息化建設有著深遠的意義。檔案管理是當前疾控事業有序發展的必要條件，通過檔案資料中的歷史記錄，查閱各個地區疾病預防案例、公共事件始末等信息，為疾控事業的決策提供了理論依據。結合我國在疾病事業發展的現狀，深入分析檔案管理環節的弊端，并利用先進的信息技術針對性的完善檔案管理系統。這既是促夯實疾控中心發展基礎的重要因素，也將會是新時代發展的必然選擇。

(工作單位：湖北省疾病預防控制中心）