城市建設檔案數字化管理的利用與實現分析

◎陶濤

城市建設檔案數字化管理的利用與實現分析

◎陶濤

隨著現代科學技術的不斷發展，人們在檔案管理的方式上越加多元化。同時，人們開始意識到不同檔案的作用不同，在管理上也應當分開實施。城市建設檔案也就是城建檔案，實際就是城市建設相關活動的真實記錄，在發展中，需要對檔案進行分析與核實，從而確保其發展方向的正確性。然而，目前很多市政府都沒有認識到城建檔案管理的重要性，只是單純地將其作為資料保存檔案館，而且多數檔案保存都基本等于封存。在城市的發展與建設過程中，基本上不會對這部分檔案進行利用，這就使得檔案信息無用化嚴重。目前，不少城市開始利用數字化技術來進行檔案管理與利用，以期望能夠最大程度地獲取檔案中的有效信息，為城市建設提供幫助。本文從城市建設檔案的重要著手，就其數字化管理的利用策略進行分析，并就其實現方案加以明確。希望能夠為我國城市建設檔案化管理提供幫助。

隨著城市化進程的加快，與城市建設相關的信息也越來也多，其中部分信息與城市后續建設具有十分重要的作用。可以說，城市建設檔案其中既包含了記錄性文件也包含了一系列合同與規章。對城建檔案的管理能夠有效地提高其城市建設中的資料參考，從而確保其在發展中的一些決策符合城市現狀。傳統的檔案管理方式具有投入相對較高，對人力需求量較大，管理效率低下等多個缺點，無法滿足現代化城市建設的基本需求，很容易使得檔案管理與信息提取的效率不符合城市發展的進度。因此，要想實現現代化城市的建設，必須要優化城市建設檔案管理，為其提供較為完善的信息保證。筆者認為，當前的城市建設檔案管理工作無法與數字化管理合二為一，主要是人們對于城建檔案的認知缺失，故而必須要就城建檔案的相關信息進行介紹。

城市建設檔案的內涵

內涵。城建檔案與一般的檔案內涵基本一致，只是在主體上會存在差異，在本文中，將城建檔案定義為城市建設過程中的一系列活動的記錄文件與相關資料的整合。在傳統的城市建設中，其僅僅包含了建筑內容，而當前的城建已經逐漸上升到城市各個方面的建設。其中既包含了建筑，也有經濟、政治等內容。可以說，目前的城建檔案其包含的范圍更廣，內容更加全面。同時，城建檔案的管理難度也會相對提高。

特點。城建檔案屬于檔案的范疇，與傳統的檔案特點基本一致。主要包含：第一，動態性。一個城市從無到有，從蕭條到繁華，必然會經過各項制度的調整與主體的變更等多個部分。因此，在不同的階段其表現出來的特征也存在差異，動態性較強。第二，內容多。城建檔案內涵的擴大使得其中包含的內容增多。第三，類型多。城市建設中涉及到城市的方方面面，無論是建筑特點、經濟形勢或是制度建設都包含其中，類型自然也會相對多元化。第四，檔案利用價值較高。在城市建設的過程中，會涉及到多種決策，這必須要以檔案來作為基礎保障，從而確保其建設方案的價值。第五，人員較多。涉及的主體廣泛自然人員數量也就會相對增加。

作用。結合城建檔案的基本內涵，可以將其作用歸納為：第一，記錄作用。在城市建設的過程中，其存在著多種合同或者文件，城市的穩定發展與相關部門的運行都具有十分重要的作用。在城市管理之中，因為城建工作存在某些糾紛，這些檔案就可以成為有利的證據。一旦乏對應的證據基礎，單純的說辭又難以使之信服，政府的公信力將會受到損傷，這些檔案的證據作用，就能夠很好地解決問題，使得政府形象得到保障。第二，參考作用。在我國當前的城市發展過程中，為了提升城市形象，促進區域經濟的發展，都必須要具有一定的創新性。以對應的檔案作為支撐，其策略與以往的某些策略相比，新穎性得以保證，從而使得城市建設前景較好，且能夠促進城市建設的科學性與長遠性。第三，文化作用。一個城市在不斷的建設過程中所表現出來的經濟、習慣、民俗等最終都會形成城市文化。城建檔案中，就包含了與城市文化相關的諸多內容。可以說，城建檔案實際上是實體化的城市文化，其能夠使得當前的城市形象更為鮮明，城市內涵更為豐富，符合現代社會背景下的精神文化建設需求。

城市建設檔案數字化管理的作用

館藏城市建設檔案的數字化管理。在城市建設檔案管理中，利用數字化管理，其主要是從多媒體技術與計算機技術而言，通過對傳統紙質媒介的替換，將其轉化為數字信息，使得館藏城市建設信息既具有紙質檔，又具有電子檔案，在進行存儲與分享時，優勢相對明顯。尤其是在信息利用的過程中，能夠有效地對其進行整理和傳輸，使得管理效率大大提高，這是城市建設檔案管理實現數字化最核心的內容。

城市建設檔案管理現代化。城市建設檔案管的數字化管理，其將傳統的檔案管理方式進行變更，但是，管理功能的實現以及效果都得到了最大程度的提升，同時，其中還具有檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動化、檔案資料安全存儲等諸多的功能，可以說，這是城市建設檔案工作有效利用數字化管理的一個基本目的。

檔案資源的利用與共享性。在以往的城市建設檔案管理中，以紙質信息為主，其他部門想要對信息進行咨詢和利用，必須要到對應的場所，經過相對繁雜的手續后，方可拿到相關資料。且根據城建檔案資料的分類，其不一定能一次性拿到所有資料。這就使得資源的利用與共享性能嚴重降低。而數字化管理實現后，其本身的存儲方式以及管理系統發生變更，在信息的提取上具有較強的共享性，利用率提高。

實現城市建設檔案數字化管理的具體策略

建立集中的城建檔案管理模式。從目前來說，我國檔案管理主要有兩種模式：分散制與集中制。城市建設檔案管理自然也與之大同小異。在城市建設檔案實施分散制管理的過程中，其會將檔案館內的不同部門，采取不同的檔案管理方式來進行資料的整理與提取；而在集中管理時，從檔案信息管理方式上和城建檔案制度上進行。就目前來說，城市建設檔案管理主要以集中模式為主。在該種模式下，檔案管理制度相對完善，且在信息的利用上，相對全面。城市建設檔案數字化管理的實現，會更加注重其整體建設，因此，在制度上必須要加以保證，故而需要建立集中城建檔案管理模式。

注重管理層、技術層、資金等多個方面的支持。數字化管理相對于傳統的管理模式而言，其不會對人力數量有過多的要求，但是，且對于資金與技術的要求均相對較高。在技術要求高的狀況下，必須要要求高素質的管理型人才；同時，數字化管理的實施需要依靠一些先進的 設備，這就必須要資金的支持。而無論是技術還是資金，檔案館要想獲取，其必須要從管理層著手。在我國當前的實踐看來，多數檔案館的數字化管理落實不到位，多是因為管理層認知不全，在后續的支持上沒有得到保證。

建立健全實現數字化管理的組織機構。城市建設檔案管理的根本目的在于信息的收集、整理、保存與利用，從而為城市規劃、建設和發展提供服務。而城市建設檔案數字化管理的實施，其就是為了讓這一系列的活動更加具有時效性與準確性，從而更好地提供服務力度。但是，在傳統的管理活動中，其所采取的方式不同，自然在組織機構的適用性上存在一定的缺失。因此，筆者認為，要想實現數字化管理，必須要從組織機構上著手，從而使得其管理形態與方式能夠根本契合，以發揮其最大的作用。

強化數字化管理人才。在以往的管理模式下，管理人員的素質相對較低，當然，這個素質不是指工作態度，主要是指以數字化為要求的操作技能與理論知識。在這種狀況下，必須要注重檔案管理人才的選取與培養。對于在崗人員，進行二次培訓；對于即將上崗的人員，進行崗前培訓。當然，如果其管理過程中，存在缺失，也要及時進行糾正，以提升其管理能力。

城市建設是一個發展的過程，而城市建設檔案包含了這個發展過程中所有的相關信息，可以說，城建檔案內容相對較多，涉及單位也相對廣泛，類型多樣化。自然，城建檔案管理難度較大，管理內容較多。而傳統的城建檔案管理忽略了其檔案性質與特點，在管理時，沒有對其后期的利用價值加以重視，使得其管理存在較強的片面性。城建檔案數字化管理是社會與科學發展到一定程度的產物。其能夠有效地打破傳統城建檔案管理的模式，為城市建設檔案資源的利用提供更多可靠的渠道，從而為城市建設提供保證。

廈門市城市建設檔案館）