城建電子檔案與傳統紙質檔案的管理異同分析

◎高珊

城建電子檔案與傳統紙質檔案的管理異同分析

◎高珊

隨著我國城市化進程的不斷推進，城建工程也迎來了發展的大好時機，但是相對的，城建檔案量也在與日俱增，無論是電子檔案還是傳統紙質檔案，都面臨著管理難題，本文對城建電子檔案與傳統紙質檔案的管理異同做如下分析，以期可以幫助城建單位統籌管理好各類重要的檔案文件。

無論是電子檔案管理還是傳統紙質檔案管理，其管理目標都是為了實現檔案信息的合理保存和高效利用，因此，分析電子檔案和傳統紙質檔案的管理異同，是揚長避短，合理選擇檔案管理方式的首要前提。

城建電子檔案管理與傳統紙質檔案管理的不同點

管理的媒介不同

電子檔案管理的媒介是計算機，其優勢如下：

電子化管理，快捷便利：電子檔案管理可以在最短的時間內實現檔案信息的增、刪、改、查，而且隨著電子檔案管理軟件的不斷優化，其功能也越來越強大，面對海量的城建檔案信息，電子檔案管理軟件可實現檔案檢索“無遺漏、無偏差”，這是人工操作很難辦到的。

電子化管理，省時省力省空間：大幅度節省空間資源是檔案電子化管理相比于傳統紙質管理的最顯著的優勢，一臺小小的電腦就能囊括占據百平米空間的所有紙質檔案文件，最大程度上節省了空間資源，而且要對百平米空間的文檔資料進行管理必然要耗費巨大的人力、物力、財力，對城建企業來說也是巨大的經濟開銷，為實現企業單位利潤的最大化，利用計算機管理檔案也是十分必要的。

傳統紙質檔案管理的媒介是紙張，其優勢如下：

紙質檔案可方便即時展示：紙質檔案的最大優勢在于可以隨時攜帶，雖然占用空間，但是可以即時展示，不用檢索等操作，對于一些常用文件，通常都要采用紙質檔案管理的方式，可以免去許多不必要的麻煩。

不會受計算機病毒的威脅：作為紙質檔案，其不需要與計算機網絡打交道，自然也不會受到計算機病毒的威脅，對于一些非常重要的城建文件，其管理安全性要遠遠大于其管理高效性和便利性，因此可以采用紙質檔案管理的方式。

管理過程中的問題不同

電子檔案管理的問題在于數據安全性，具體如下：

常遭受計算機病毒的威脅：城建檔案都是有關城市規劃建設的重要文件，如果被不法分子竊取，必然會產生嚴重的社會影響。因此，在檔案管理過程中保障城建檔案信息的安全性是非常重要的。但是電子檔案管理的信息載體是計算機，必然經常遭到計算機病毒的威脅，這是電子檔案管理的最大弱點。

遇斷電、斷網情況信息無法使用：如果遇到斷電、斷網的情況，輕則數據無法調出，重則會造成數據丟失和損壞，（廖彥飛.基于信息化時代淺析傳統檔案與新生電子檔案的管理利用[J]. 城建檔案, 2017(1):89-89.）例如檔案管理員在錄入一份非常重要的城建檔案時忽然斷電、斷網，則信息就會因為傳輸中斷而變得不再完整，再例如有一份城建文件急需調用，而此時斷電、斷網就意味著檔案信息根本無法調出。

紙質檔案管理的問題在于數據的應用環境，具體如下：

對保存環境要求高：紙質檔案畢竟屬于實物管理，同其他的物品管理一樣，對保存環境要求非常高，尤其是一些非常重要的城建文件，更是需要特定的保存環境，而且要采用非常完備的保全措施防止風吹、日曬、雨淋和蟲蛀。

實際空間資源消耗量大：相比于電子檔案管理方式，紙質檔案要占用很大的空間，而且不能隨意擺放，要有檔案袋、檔案盒、檔案架等配套設施，往往幾十冊重要的城建檔案就要占用一整臺電腦的空間，實際空間資源消耗量大。

城建電子檔案管理與傳統紙質檔案管理的相同點

管理目標相同。上述中提到，無論是電子檔案管理還是傳統紙質檔案管理，其管理目標都是為了城建信息的有效保存和利用，因此，其管理目標是相同的，實際管理工作中，檔案信息如何保存只是根據實際情況而定，而非只是遵循“省時省力、高效節約”的原則，即檔案管理只是方法，要為共同的管理目標而服務。

都需要人工參與。雖然現在的科學技術已經非常發達，智能機器人也廣泛的應用于制造、建筑等領域，但對于檔案管理來說，智能機器人是不能使用的，因為智能機器人只能根據指令行事，并不能完全取代人的管理行為。（趙暉. 城建電子檔案與傳統紙質檔案的管理異同分析[J]. 城建檔案,2012(7):38-39.）從這一點來說，無論是電子檔案管理還是傳統紙質檔案管理，都需要人工參與，以銜接一些重要環節，保證信息安全。

都屬于現代化的檔案信息管理手段。傳統的紙質檔案管理并不是落后的檔案管理方式，同電子檔案管理相比也有諸多優勢，特別是在重要文件的保存和利用過程中，紙質檔案管理比電子檔案管理的可靠性要強很多。所以，兩者都屬于現代化的檔案信息管理手段，并沒有優劣之分，更不能互相取代。（謝傳奇. 電子檔案管理和傳統檔案管理利弊分析[J]. 黑龍江科技信息, 2017(8):156-156.）

都需要科學的管理方法和先進的管理理念。無論是電子檔案管理還是紙質檔案管理，科學的管理方法均保證了其管理過程的合理性，同樣的，先進的管理理念也均保證了其管理方向的正確性，因此，兩者都需要科學的管理方法和先進的管理理念。

其核心管理主體均為檔案信息。電子檔案管理方式再簡單高效，如果計算機中病毒或遇斷電、斷網情況也束手無策，紙質檔案方式再安全可靠，也難以做到絕對安全，無論是電子檔案管理還是紙質檔案管理都只是管理手段，都要以檔案信息為核心管理主體。（傅文麗. 電子檔案與紙質檔案在管理上的異同分析[J]. 管理學家, 2013(20).）

兩者相輔相成，互相配合。對于一些非常重要的城建檔案，要具有“雙保險”，即兩種檔案管理方式都要用，最大程度上保證數據的安全性。實際管理工作中，電子檔案管理與傳統紙質檔案管理能夠做到優勢互補，兩者相互配合共同管理重要的城建檔案，也是日后城建檔案管理工作的主要方向。

綜上所述，電子檔案管理的管理優點是高效性和便捷性，缺點是網絡安全性和數據傳輸安全性，而傳統紙質檔案管理的管理優點是人為處理和即時展示，缺點是工作量大、工作低效。但無論是電子檔案管理還是傳統紙質檔案管理，都要以檔案信息為中心進行合理選擇。

吉林省四平市市政設施維護管理中心）