淺析提高工程項目檔案文檔質量的措施和辦法

文/王彥，天津市濱海新區塘沽建設發展總公司

淺析提高工程項目檔案文檔質量的措施和辦法

文/王彥，天津市濱海新區塘沽建設發展總公司

文檔質量的好壞直接影響工程的建造、運行、維修和維護的有效開展。在建設好一座符合質量要求的工程同時，妥善保存工程文件和檔案，為工程的生產運營和技術改進提供可追溯性的原始記錄，是工程安全運行必不可少的基礎。筆者分析和總結文件歸檔的有效控制措施，以保證項目檔案完整、準確、系統。

工程項目檔案；質量

1 把握工程項目檔案文檔質量的幾個關鍵環節

1.1 做好項目文件收集工作的把關控制。《建設工程文件歸檔規范》中明確規定，工程文件的形成和積累工作應作為一項重要工作內容，納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范疇;工程文件的形成應與工程建設進度同步，不得延誤，事后再來補編。文件的收集是第一道關口，把好項目文件收集質量的控制關，對確保項目文件的質量極其重要。項目文件的產生和接收部門應承擔起項目文件收集工作的職責，充分重視做好項目文件的形成、積累、流轉等前端控制工作，把項目文件的收集控制工作落到實處。

1.2 管理制度控制。做好工程項目竣工檔案工作的基礎是建立完善的項目工程檔案管理制度。制定具體的規章制度，對每部分、每個施工階段、每個工作人員的責任、權利進行細化，并明確工程所有涉及單位在工程檔案管理中的職責，實行標準化管理，使工程項目文件的生成、積累、收集、整理與歸檔工作制度化、程序化，是進行檔案管理的有效途徑。

1.3 工程合同管理控制。將項目文件的收集、歸檔、移交等方面的要求落實到合同條款及合同驗收當中，加強建設項目歸檔的檔案資料質量完整、準確的控制。合同條款控制即在工程招投標及簽訂合同、協議時，將檔案歸檔的范圍、質量、時間等要求納入條款進行控制，把項目文件材料的項目、類別、文件的介質、數量、提交要求、遵循的文檔格式等列入文本，使各方主體對竣工圖的編制單位、工程檔案的編制套數、編制費用及承擔單位做到心中有數，使文件提交的數量及要求有合同依據。合同驗收控制即檔案部門要參加合同項目驗收工作，合同管理部門應將承包單位履行完合同責任作為出具驗收證書的前提。承包單位只有認真完履行完合同責任，否則將無法獲得合同項目驗收證書。

1.4 工程進度計劃管理控制。項目開始，建設方應與施工方制定詳細的工程進度計劃，在工程單位進度計劃中列入工程竣工文件質量檢查工作，要求承包單位根據工程進度計劃和合同要求編制出具體的“項目文件目錄”，制定竣工文件整編進度計劃，建設單位則可據此達到項目文件收集控制的目的。

1.5 工程質量保證體系控制。由工程項目建設單位質保部門定期對內部各部門及外部承包單位開展質量保證監查和監督工作，實施監督驗證，對文檔管理制度及其實施的有效性進行驗證，從而確保文件收集的控制和記錄管理有效。

1.6 文檔管理控制。及時跟蹤工程建設項目信息，有效控制文件材料的流向。一是做好項目文件歸口管理。處理好文件的接收和分發工作，明確內外部文件的歸檔處理方式，變被動收集為主動收集。二是編制檔案歸檔計劃及歸檔跟蹤管理。發布《項目檔案歸檔年度計劃》，將工程項目文件歸檔納入檔案部門歸檔監督控制范圍，檔案部門要掌握工程進度，積極主動提前介入竣工文件歸檔管理的業務指導工作，落實文檔的收集和歸檔工作。

2 做好文件資料內容質量的把關控制

2.1 落實項目文件收集的基本質量要求。準確完整。是保證項目文件檔案質量的重中之重，否則將影響其憑證、查考作用的發揮，甚至會給工作造成損失；歸檔原件。只在特殊情況下，確實無法提供原件，才歸檔復印件；整潔清晰。清楚的字跡，清晰的圖樣，整潔的圖表是基本規范要求；簽章完備。即每份文件都應具備應有的生效手續；書寫材料符合歸檔要求；規范編制竣工圖。監理單位應履行監督職責，督促設計和施工單位檢查竣工圖編制是否存在不準確、短缺的情況，發現問題應及時進行補充、修改和完善，確保竣工圖的編制完整規范。

2.2 加大歸檔資料質量的審核把關力度。一是抓好竣工文件材料的審核工作。建設單位檔案部門在參加工程中間驗收、竣工驗收的過程中，開展對工程項目檔案的檢查，必須監督檢查施工單位有無根據國家、行業有關規定，履行文件形成積累、保管工作的職責，而不應只僅僅局限于竣工文件和竣工圖的審核，保證竣工文件系統、完整、真實，確保建設項目工程檔案質量的全面提高。二是采取有效措施提升歸檔資料質量。建設單位對施工單位在工程中形成檔案資料進行實時跟蹤和考核，在編制工程承包合同時，把竣工資料的歸檔質量標準列入“業績考核表”中，做為一項考核項目，對單項工程中檔案資料的完整率、文件材料的簽字手續、檔案載體制成材料、檔物相符等情況進行現場評估，并給予適當的經濟制裁，通過施工隊伍業績考核對歸檔資料質量進行控制，促進歸檔資料質量的提升。

2.3 提升工程項目檔案立卷歸檔質量。明確各部門在項目文件材料質量審查工作中負有的職責和質量檢查標準，嚴格按《建設項目檔案歸檔整理規范》所制定的有關建設、設計、施工、監理等各部門項目檔案資料整理標準，規范整理檔案資料，使歸檔項目檔案立卷歸檔質量得到有效提高。

2.4 加大檔案管理人員能力的提升力度。做為專業檔案的管理人員，不僅要具備檔案專業知識，對檔案工作的程序和要求有明確的認識和理解;還必須掌握所從事專業檔案的相關專業知識，才能在接收檔案時，更好地履行核查文件材料的完整性和準確程度的職責。隨著科學技術的發展，檔案管理工作也應跟上時代節奏，加大工程項目檔案信息化建設的步伐，進一步加快工程項目檔案規范化管理進程，逐步實現現代化管理手段。

結束語

項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未通過項目檔案驗收的項目，不得開展項目竣工驗收。做好項目檔案工作是每個項目文檔人員的神圣使命，需要每個項目參建人員的參與和認真對待。

[1]李方兵.試析工程項目文件歸檔影響因素及應對措施[J].西北水電（2015增刊2）：11-14.

[2]王浩文.電工程總承包中的文件管理[J].科技創新與應用2015（1）：264.

[3]《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局10號令）.