檔案信息化管理對高素質館員的要求和培養

文/姚彩珍，河北省承德市寬城滿族自治縣交通運輸局

檔案信息化管理對高素質館員的要求和培養

文/姚彩珍，河北省承德市寬城滿族自治縣交通運輸局

隨著計算機技術的逐漸成熟和擴展，信息化技術被應用到檔案管理活動中，提高了檔案管理的科學性和合理性，成為檔案管理的主流。在信息化檔案管理條件下，面臨信息化管理方式，要求館員的素質能力得到提升，以滿足信息化檔案管理需要。本文對檔案信息化管理對高素質館員的要求進行簡單分析，探討培養高素質館員的策略。

信息化管理；檔案管理信息化；館員素質要求

1 引言

信息技術的發展使檔案管理工作全面走向信息化，計算機技術和網絡等信息技術已成為檔案管理中的普遍技術手段，這對檔案工作人員提出了信息素養要求。在目前檔案工作人員的信息素養普遍不高的情況下，通過強化檔案工作人員的信息意識，加強檔案工作人員的信息技術培訓，提高檔案工作人員的綜合素養是有效提高檔案工作人員信息素養的有效辦法。

2 檔案信息化管理概述

2.1 檔案信息化管理系統的組成

信息化檔案系統由檔案采集系統、檔案管理系統以及網上查閱系統三部分組成。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統維護、檔案審核四方面，同時能夠在網絡上實現多個客戶端同時對不通材料檔案進行采集，大大提高了信息采集的效率，在實際應用中非常方便、快捷并且高效；檔案管理系統：該系統的主要功能是能夠對人事檔案材料進行收集、整理、鑒別、統計、轉遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業務管理以及系統維護四個部分組成；網上查閱系統：該系統能夠讓人事檔案資料信息進行網絡瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統內的資料不被破壞或竊取。

2.2 檔案信息化管理意義

隨著計算機專業軟件的開發和使用，很多專業的管理軟件層出不窮，且在實際工作中得到很多的利用。在整個工作流程當中需要制定出健全的政策制度，結合當前相關信息檔案管理工作的難點和原則，同時對今后工作當中應當重點遵循的核心原則，以及基本的指導方向等進行全面和系統化的分析，旨在以此為基礎更好的實現對相關工作和政策理念的健全完善。在不斷的增強檔案信息化管理工作效益的同時還，需要注重對內部人才素質的增強，只有這樣才能夠在深層次之上保證檔案信息化管理工作的建設達到現代化的標準，提升政策制度的工作效益。

3 信息化檔案管理人員應具備的信息素養

3.1 應掌握一定的信息開發知識

開發信息資源是一門學問，有著完整的理論體系和方法。檔案工作者應該把檔案工作和信息工作結合起來，用信息學的理論和方法來開發檔案信息資源，這是信息化條件下檔案工作人員必須具備的信息素養。

3.2 應具有系統的信息開發能力

檔案人工作員信息開發就是有目的的進行信息收集、積累、文獻資料二次加工、編制各種檢索工具、匯編各種專題資料等過程，為單位各方面工作直接提供信息利用，最大限度發揮檔案信息的作用。在市場經濟體制背景下，信息對一個單位的發展至關重要，采用什么樣的方式和方法，使檔案信息資源發揮最大作用，需要檔案人員提高信息素養，掌握信息學知識，了解信息規律,既能匯集信息，也能深加工信息。

3.3 應掌握計算機和現代通訊技術方面的知識

檔案工作人員必須努力學習計算機及網絡技術方面的知識，提高自身素質，學習現代化管理手段，采用新型優質軟件，提高檔案的管理水平。在日常的檔案信息管理過程中，能夠科學管理好、維護好本部門的局域網、網絡設備、數據庫、網站、軟件系統，推動應用好系統的各項功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統安全、穩定運行。利用現代科技整合檔案信息資源，把豐富的檔案信息資源直接推到利用者面前，由利用者擇舍，保持檔案信息使用通道的方便流暢，更好地適應利用者需要。

3.4 應具備較強的判斷能力

檔案管理是每一個單位職能活動的一個組成部分，這決定了檔案室主要是為本部門服務，對社會僅提供諸如學歷、工資、親屬關系等項證明。而即使在單位內部，也要求檔案人員能按照不同檔案種類、不同檔案內容、不同部門及查閱人員群體來正確區分檔案的開放、保密的程度，保持適度開放，做到既有利于工作的開展又不致信息泄露。所以檔案人員既要講求原則，嚴格按保密制度辦事，同時又要有較強的判斷能力，對新用途的掌握靈活機動。嚴格執行借閱保密制度，準確、快速地給查檔人員提供有關檔案材料。

4 信息化檔案管理館員素質培養策略

4.1 提升綜合素質

管理人員要不斷強化信息化管理工作意識，在工作中積極努力學習計算機技術，掌握基本的操作方法，這樣才能開展實踐工作。單位要定期對管理人員進行培訓，并且要開展培訓評估工作，對于進步明顯的員工進行獎勵，實現工作人員內部的優勝劣汰，應當加強檔案管理工作的同步管理控制，同步的建設相關措施，嚴格的進行項目的審核與研究。

4.2 強化檔案工作人員的信息意識

信息技術的發展使檔案管理進入了信息化時代。樹立檔案工作人員信息意識成為迫切的需要。信息技術的發展一方面為檔案工作的發展提供了有利條件，另一方面也使檔案信息資源的泄密變得更加容易。檔案管理首先是保證檔案信息資源的安全，所以在信息化的背景下必須強化檔案工作人員的信息意識，對外防止信息被竊取，對內防止信息泄密。強化信息意識是檔案管理人員提高信息素養的基礎和前提。

4.3 強化在職檔案人員培訓

加強對檔案工作人員的信息技術培訓，建立健全在崗檔案人員信息技術培訓制度，經常性的對檔案人員進行信息技術培訓，并使這種培訓經常化、制度化。要鼓勵檔案人員到高等院校在職進修信息技術。可以開展針對性、應用性項目培訓，通過報告、講座、結合參觀訪問、實習交流等多樣化方式加強對計算機技術、信息技術方面的學習。還可以利用網絡技術開展各種形式的遠程培訓和網上課程學習，提高檔案人員的信息化素養。

5 結束語

隨著現代信息技術的發展，檔案管理工作面臨著新的技術條件，也對檔案管理人員提出了新的素質要求。檔案管理者的綜合素質能力，決定著檔案管理的科學性和合理性，信息化檔案管理時代，要求館員及時更新知識，學習信息化管理技術，逐步提高管理水平。

[1]郝學清.信息化條件下檔案管理的相關問題分析[J].中國對外貿易,2011(5):294.

[2]楊鳳仙.論新形勢下檔案管理人員素質提升對策[J].中小企業管理與科技,2009(9):15.