提高政府檔案管理工作效率的思考及對策

文/趙樹芳,河口區仙河鎮人民政府

提高政府檔案管理工作效率的思考及對策

文/趙樹芳,河口區仙河鎮人民政府

政府檔案管理工作是各個機關部門和事業單位在社會活動中發生的真實記錄，以文字、圖像以及聲音的方式被保存起來，以供查閱和考察。這些檔案資料的記錄對于政府機關行使職能，促進地方經濟發展具有重要的作用，要加強檔案管理效率。由于地方的經濟發展狀況不同，在思想意識領域也存在差異，在政府檔案管理方面存在一些問題，影響到行政職能的發揮，要對影響原因進行分析，進而找出解決問題的方法，對于提高當地政府檔案管理工作會起到積極的促進作用。

政府職能；檔案管理；管理理念；管理方法；效率

在政府行使職能處理日常事務的過程中，對于各種業務活動以及值得保存的文件，會以檔案的形式保存下來。政府檔案管理工作不僅是對政府以往工作的記錄，也為后期的執政工作提供了重要的信息和依據，所以政府檔案管理工作至關重要。隨著時代的快速發展，以前的政府檔案管理工作以及無法適應現階段的發展需求，急需得到創新和改革，充分利用先進的管理理念和管理方法，提高檔案管理的效率。對于當前我國政府檔案管理中存在的問題進行了分析，然后提出了改進的措施，對于提高政府檔案管理的效率具有重要的意義。

1 當前我國政府檔案管理中存在的問題

1.1 對檔案管理的重視程度不夠。

部分地方政府的領導以及工作人員對于檔案管理工作沒有給予足夠的重視，沒有意識到檔案管理的重要性。從正常的角度來講，政府的檔案管理應該分為絕密、機密以及秘密等等級來劃分，對于不同保密級別的檔案要給予不同的處理和存放。但是由于缺乏足夠的重視，所以很多地方政府在檔案管理工作中隨意性較強，檔案的存放沒有分類，隨意堆放，對于檔案的搜集也缺乏科學性，很多都是依靠口頭敘述以及回憶的方式來整理，缺乏真實性，這是目前地方檔案管理工作中存在的重要問題。

1.2 檔案管理人員不專業。

政府檔案管理是一項嚴肅而認真的工作，直接關系到行政職能的發揮，所以需要專業人員來管理檔案。但是由于地方政府不夠重視檔案管理工作，所以大多數的檔案管理人員都沒有經過專業的培訓，有些甚至是以兼職的形式來管理。這就造成了檔案管理工作的效率不高，失去了檔案管理的價值，不利于政府行政水平的提升。

1.3 基礎設施陳舊，管理技術落后。

由于很多地方政府的檔案管理工作還停留在紙質檔案管理階段，所以對于檔案存放的環境有較高的要求，為了保證紙質檔案的保存質量，需要檔案室具有防潮、防火、通風良好等條件。但是由于重視程度不夠，所以資金投入有限，基礎設施陳舊，造成很多檔案發霉、丟失，不利于地方政府的高效發展。在科學技術快速發展的形式下，很多部門的檔案管理工作都已經實行了電子化，但是部分地方政府由于受到資金和技術條件的限制，還使用紙質檔案的保存方式，嚴重影響到檔案管理工作的發展。

1.4 檔案管理制度不完善。

因為政府檔案管理工作是政府處理日常事務的一部分，所以需要制定嚴格的管理制度，以科學的方法對其進行管理，從檔案的收集、保管、借閱到存檔等，應該建立完善的管理制度。但是很多地方政府的檔案管理制度不夠完善，有些甚至沒有建立，在檔案的整個管理流程中，并沒有遵照管理制度執行，導致管理制度形同虛設。在缺乏檔案管理制度的情況下，導致檔案體系的不健全，很多的檔案記錄不真實、不完整，丟失現象嚴重，對于政府正確的行使行政職能造成了很大的困擾。

2 解決政府檔案管理中存在問題的措施

2.1 加強檔案管理意識。

政府檔案管理工作一項長期而艱巨的任務，需要得到政府全體工作人員的高度重視，從思想意識上認識到檔案管理工作的重要性，然后才能夠為實際行動提供有利的條件。首先要加強政府領導對檔案管理工作認識程度，從根本上解決對檔案管理的輕視、監督不到位的現象，讓他們把此項工作列入政府工作計劃。提升檔案管理者對自己的崗位重視程度，知道自己崗位的特殊性和重要性，更知道自己在此崗位的責任之重大。

2.2 加強檔案管理人員的培訓力度。

政府的檔案記載著政府過去重要的工作，是過去重要工作留下的痕跡，所以政府的檔案管理工作也顯得尤為重要，那么加強檔案管理人員的培訓工作，首先讓檔案管理人員知法、懂法，讓檔案管理人員明確自己的業務職責，嚴格地按照檔案管理的規章制度要求自己，樹立較強的責任心和使命感。檔案管理人員都必須持證上崗，專崗專人管理檔案，尤其是在職檔案管理人員的任免與調動必須經過嚴格的審查與批準，杜絕檔案管理工作表面上看是兼并帶實際上是無人管理的混亂狀態。

2.3 加大基礎設施的建設，逐步實現電子信息化管理。

政府部門應該加大資金的投入力度，改善目前的工作現狀，建設標準的檔案管理設施。如果要進行信息化檔案管理，首先要做好相關的基礎硬件建設。隨著社會的發展，信息現代化已攝入我們工作里的各個方面，檔案管理信息化更顯得重要，它可以使繁瑣的工作瞬間完成并能達到信息共享，同時也給政府的其他工作帶來方便。所以與檔案管理有關的軟硬件的投入，加強專業人員的上機操作水平培訓應該是刻不容緩的，也只有這樣才真正地體現政府采購預算中原則之一的遵循緩、急、輕、重原則。

2.4 完善檔案管理制度的制定與落實。

政府檔案管理工作的制度落實是管理制度的體現與升華，二者有機地結合才能體現科學管理檔案的意義。監督工作對檔案管理工作起到了不可缺少的補充作用。只有制度、落實、監督相互制衡相互制約，政府檔案管理工作才能與現代化的社會發展相適應，才能避免那些政府檔案管理中不應該發生的亂、丟、霉、篡改現象。

3 結論

檔案管理工作是政府處理日常事務的重要組成部分，對于政府行政職能的發揮具有重要的作用。在我國現階段的政府檔案管理工作中存在一系列的問題，已經嚴重影響到政府行政效率的發揮，所以急需改變這種現狀。首先應該提高地方政府對于檔案管理工作的重視程度，加強專業檔案管理隊伍建設，加大資金的投入力度，建設標準的基礎設施，充分利用現代化的管理理念和管理方式，制定完善的檔案管理制度，并且落到實處。只有全面改善政府檔案管理工作，才能夠充分的發揮政府檔案的作用，為地方政府的高效發展創造有利的條件。

[1]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008（24）.

[2]萬曉慧.做好基礎檔案管理工作之我見[J].科技創新與應用，2013（15）.