新時期做好辦公室行政管理工作的思路探索

文/裴杰，福建省寧德市蕉城區三都澳經濟開發區管委會

新時期做好辦公室行政管理工作的思路探索

文/裴杰，福建省寧德市蕉城區三都澳經濟開發區管委會

對于單位來說，辦公室是一個重要的行政職能部門，是協調整個單位平穩運行的樞紐型部門，其工作內容和其他職能部門的專一職能不同，而是要方方面面都協調到，從文秘到值班，從督查到保衛，單位中零零總總的工作都需要辦公室參與。因此，一個單位想要將日常運營正常開展，離不開辦公室行政管理工作的正常開展，只有在辦公室的輔助下單位才能夠讓各項工作有條不紊地開展。如果辦公室的行政管理工作存在問題，管理效率不能夠滿足單位的運轉要求，那么也將影響單位的整體運轉效率。因此，本文就現在辦公室的普遍行政管理工作運轉情況，探索現階段辦公室行政管理工作應當如何創新地探索出發展提高的新思路，這將對整個單位的運轉效率做出貢獻。

辦公室；行政管理；思路探索

1 引言

辦公室在設置之初的職能方向就是執行、管理，輔助一點調研功能。具體日常工作就是幫助整個單位的行政運作協調監督，文件起草及簽署流程的監督，各種業務往來人員的登記和招待以及后勤保障工作。這些事務或者對內或者對外，或大或小，但是都需要辦公室經辦。因此，對于單位來說建設一個高效運轉的辦公室有助于提升整個單位的運作順暢程度，是為整個單位的發展保駕護航。

因此，隨著整個社會經濟的運轉效率不斷提升，辦公室協調的職能也越發地重要。為了能夠讓如此重要的辦公室發揮其預期的作用，需要從兩個方面開展建設。一方面，在制度設置上，要讓整個辦公室的工作流程最優化，最大程度地提升辦事效率；另一方面，要提升辦公室行政管理人員的整體業務素質。作為辦公室的行政管理人員，不僅僅要擅長行政管理工作，同時也要具有較好的人際交往能力，否則將不能很好地與各個部門之間進行溝通。可見對于辦公室行政管理人員的綜合素質要求還是很高的。因此，本文通過對辦公室行政管理的現狀分析，希望能夠幫助工作效率提升提供一點參考。

2 辦公室行政管理工作的內容

總的來說，辦公室是單位組織中一個十分重要的部門。其重要性主要體現在上傳下達，對上要為領導出謀劃策，幫助其正確決策；對下，要輔導下級正確執行所有的命令，同時開展信息搜集和民意調研，將群眾的需求及時反饋到上級。

辦公室作為保證單位正常運作的部門,它是單位內部運作溝通環節上十分重要的一環,日常工作中有大量需要和同事和下屬協作開展的工作。辦公室需要承擔的管理任務中，有大部分工作是重復和瑣碎的,但它的重要性是不容忽視的。例如,辦公室里最常見的電話傳輸管理，雖然表面上開起來很容易處理的,但其重要性不言而喻。首先電話傳輸管理情況對外體現了該單位的組織管理水平，對內則影響著信息傳輸的效率。因此，對于簡單的電話傳輸管理，辦公室也要用專業水平進行管理，對于來電做到禮貌、認真地問詢。同時,因為會接觸到單位內各個環節的工作，在辦公室工作的行政管理人員應充分了解單位的整體情況,對單位的基本情況能夠做出簡單介紹，滿足基本的信息需求。而在管理中工作人員也要注重語言的藝術和態度,從而對外提高單位的良好形象，對內讓同事感受到親和力，能夠更好地共同開展工作。

在整體的組織架構中,辦公室相當于上級決策部門和下級業務部門的重要橋梁。因此,對上，辦公室的行政管理人員應當為決策層提供充分的信息意見，以幫助其了解單位目前的基本運營情況，做到科學決策;而對于決策層的基本信息需求，辦公室人員也要及時了解，及時提供支持。同時,對下，辦公室作為單位整體協調的部門,需要高效率、恰當地處理各種問題。此外,辦公室還負責讓各個相對獨立的業務部門能夠順利建立聯系。平時各部門負責該部門的業務，工作之間有時并不存在必然的聯系，但一旦需要在工作上有需要準確和合理的統一起來,此時就必須依靠辦公室的管理和協調。

因此,辦公室的行政管理人員要充分認識辦公室管理的地位和任務,才能樹立全面的服務理念,提高工作效率和工作形象,為單位的其他工作提供更好的服務。由于該辦公室是一個強大的綜合權力部門,該組織負責溝通和協調。因此,在行政工作中,有必要收集各部門的意見和建議,增進工作人員之間感情,提高辦公室和整個單位的工作效率。

3 新時期做好辦公室行政管理工作的思路探索

3.1 增強服務意識，嚴于律己做表率

在整體組織結構中,辦公室相當于上級部門的重要輔助助手。因此,辦公室工作人員應當意識到，其工作中的重要部分是為決策機構和管理人員提供信息支持，以幫助決策部門能夠結合單位實際，做出科學決策。因此，要牢牢樹立領導決策助手的服務意識。

同時,辦公室作為單位中調整各個業務部門的樞紐，為了獲得處理各方面工作的處理效率,以一個正確的工作態度來適當處理各種問題是非常必要的。辦公室必須完全清楚為整個單位服務的內涵,以便在工作中遇到問題和矛盾時能夠采取一個正確的方法論來解決。雖然辦公室工作可能有時因為大量重復而顯得枯燥乏味,但工作人員應當應該始終保持冷靜的服務意識，認真負責工作,嚴格遵循工作原則和工作規范,艱苦奮斗并且積極奉獻。同時,作為單位的執行輔助部門，辦公室自身就應當嚴格要求，各項工作的開展都要符合規章制度。

3.2 提高工作能力,爭做萬能型管理人員

在新時期內,辦公室的內部組織水平也要有所提升。具體要求就是辦公室的行政管理人員要有更為強大的綜合業務能力。在管理實踐中,行政人員不僅要更有效地開展日常工作,還要為領導決策提供參考意見。在這種多方面的工作壓力中，行政管理人員要頂住壓力，時刻保持良好的心態,對于再簡單的日常任務也要充分發揮主動性,積極探索更完善的管理模式,強化新知識、新的學習和研究問題,為創新管理工作模式辦公室的管理打下基礎。在辦公室的行政工作中,行政管理人員還是要不斷努力提高自身的綜合素質,滿足新時期新形勢下的工作節奏，提高自身處理公務的質量和效率,幫助單位內部做好各項工作。因此，辦公室行政管理人員必須不斷提高自我創新意識,不僅要提高工作質量,滿足各個層次的需要,而且要提高溝通技巧,通過溝通的藝術來調整單位內上下級的關系。

3.3 強化團隊意識，處理好與單位其他各方的關系

辦公室行政管理工作是一項具有全面性、系統性特點的工作。在日常工作中，辦公室的所有行政管理工作的中心都要服務與單位的整體里，對上級要及時把握領導的意向,增強自身工作的能動性，積極配合整體政策調整來改進工作的計劃。對下，在逐步處理日常事件過程中，辦公室的工作人員不僅要在辦公室內部注重團隊合作,還要積極主動地與各部門的同事建立良好的關系。因為行政管理工作不同于業務工作，能夠明確地按照權責分工,日常中的大部分工作都是依靠集體力量共同努力,以達到更好的工作效果。因此,想創新辦公室的行政管理工作的質量和效率,就應該更加重視團隊的意識,加強同事間的合作,最大限度地發揮團隊合作的潛能。隨著市場經濟體制的不斷改革和完善,辦公室的職能不斷擴大,在日常工作中,各級行政工作和組織關系的協調必須遵循兩個原則:一方面是管理工作緊跟單位整體方針，和決策部門的領導保持良好的領導-輔助關系，從而可以幫助辦公室人員從根本上正確理解單位現階段需要怎樣的行政管理工作；另一方面,辦公室要利用開展日常工作的機會，積極和單位中的其他人員建立并保持良好的關系，從而以辦公室為紐帶可以將將單位中的各級人員都有效組織起來，在需要聯合辦公時，辦公室的工作能發揮良好的作用,使組織整體的工作效率得到提升。

4 結束語

辦公室管理是一個單位中最重要的基本工作任務之一,它為單位其他方面工作的順利發展提供了足夠的輔助支持。但是,在新時期的發展中,單位對于自身整體工作質量和效率的要求越來越高。因此,單位的管理者必須充分重視辦公室管理的重要性,采取積極的措施提升辦公室行政管理工作的效率,創新其開展工作模式,使之能夠提供更好的單位行政輔助。辦公室管理作為單位整個組織結構中的一個非常重要的部分,不僅要維持正常的內部事務開展,還要幫助溝通各個部門，讓部門人員之間保持良好的工作關系。針對辦公室行政管理工作應有之義，本文從實踐經驗出發,論述了辦公室管理的認識和重要性,并提出了在辦公行政工作質量和效率提升的新思路。希望這些思路能夠幫助單位改善辦公室的行政管理水平,進而提高單位的整體素質。

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[3]劉蘊璞.做好新時期辦公室行政管理工作的思考[J].現代商貿工業,2007,(03):62-63.