發票電子化：報銷三部曲

文/陳虎

不管是開票系統、報銷系統，還是其他的財務系統，發票的開具以及員工接收發票后的報銷都不是以系統為核心，也不是以發票為核心，而是以員工為核心。

1816年9月13日，Rene Laennec發明了聽診器，就這么一個小小的器件，是現代醫學的開始，促進了臨床醫學的巨大進步。200年過去了，電子發票對于財務，就像聽診器一樣的發明，極大地幫助財務走向未來，大踏步的進步。

報銷的過去和現在

回顧報銷的歷史，對于普通員工來說，報銷非常困難，要把所有的票據一張張粘貼好，填好報銷單據，找到相關的領導簽字，拿給財務，等著記賬、付款，等著回答財務的諸多問題。而這一切，都是基于紙面的傳遞，基于桌面的處理。

二十多年來，中興通訊一直在解決財務這種重復、冗繁的流程。1999年，提出“看不見的財務、無處不在的財務”的理念，用互聯網的方式把中興通訊所有的報銷搬到網上，讓財務成為企業的數字神經，深入企業經營的所有環節，成就了中國的第一個網上報銷系統。而如今越來越多的企業上線了網絡報銷系統，越來越多的社會化網絡報銷正在實現。

2005年，中興通訊又成立了中國第一家財務共享服務中心，并進一步實現了許多管理創新，比如從紙面的傳遞轉向影像掃描，生成電子化單據；實現了雙屏審核，提高處理效率；實現了條形碼實時跟蹤單據狀態……這些創新，讓我們的財務流程更加無紙化，更加高效。

成立財務共享服務中心的初衷就是解放財務，不希望所有的財務人員的眼睛都僅僅盯在“票賬表錢稅”這五件事上，不希望長時間停留在報銷、記賬、審核、對賬、出表中。讓財務不再沉浸于把資產負債表的最后一分錢對平的成就感之中。

我們每年有200萬份憑證，要打印兩百萬份白紙，每2500張白紙是一棵15年的楊樹，這只是一個企業對環境的影響，中國有2000萬家企業，這些企業所有的憑證打印加在一起，會造成多少的環境負擔。

2013年，財政部《企業會計信息化工作規范》第34條“大型企業集團應當探索利用信息技術逐步建立財務共享服務中心”，第40條“企業內部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料”，第41條“企業獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料”。這些前瞻性的國家政策的推出，為財務的無紙化、數字化掃清了阻礙，指明了方向。同年，國家稅務總局啟動電子發票試點項目，為財務開啟了未來。

報銷的未來

企業是什么？企業是利益相關者的價值連接，企業為所有的利益相關者創造價值，客戶、供應商、員工、政府、投資者、債權人、媒體和社區等，這些都是企業利益相關者，企業是為他們創造價值的。

財務是什么？財務是利益相關者的信息連接，財務要建立數字神經網絡，為所有的利益相關者提供信息。

報銷是什么？報銷是企業和員工的重要連接，財務部門在員工連接中提供的服務，就是報銷。

我們需要評價財務部門的效率和成本：

效率的評價是為利益相關者建立有效而快速的連接。財務有兩類基本業務，第一類業務如開發票、采購審核付款、員工費用報銷等，需要實時的效率，如果財務不能實時開出票，企業的銷售行為就會延遲；如果財務不能和供應商建立及時的數據交換，企業的采購行為就會延遲；如果財務不能為員工提供更好的報銷體驗，企業的員工就會受到影響。這些實時的效率，是企業價值的重要組成部分，是企業的核心連接，是財務首先應該關注的。第二類業務就是財務的記賬、算賬、報表，以及內部財務管理工作，這些工作不追求實時效率，信息處理與經營流程是可以異步處理的。

成本的評價，不僅僅關注財務自身發生了多少成本，而且還需要關注員工在報銷中花費了多少成本。企業有很多的資產，但是只有一項資產是能動的，那就是員工。員工是企業最重要和唯一有創造力的資產。財務不能以報銷為手段來考慮如何管控員工，而是應該讓員工在報銷中間有更好的體驗。我們需要關注員工在報銷中間花費了多少時間，如員工貼票需要花多少時間、提交需要花多少時間、審批需要花多少時間、跟財務交流需要花多少時間，全體員工加在一起為報銷花費的時間，其中的每一秒，都是企業最寶貴的資產。

同時，報銷中獲取的信息，是企業經營的數字密碼，蘊含著經營過程中的巨大信息價值。以差旅報銷為例，航線、航空公司、出差地點、常住酒店等數據，是企業進行差旅管理政策設計和差旅供應商談判的重要依據，是公司差旅成本管理的重要基礎，也可以展示出企業一段時期的業務發展態勢。

怎么辦？用最簡潔、最有效、最先進的流程和技術去改造這個連接。員工的報銷更簡單、更便捷。

報銷三部曲

電子發票的出現，將會使財務報銷的未來更加美好。

報銷三部曲：

第一，各種路徑開具的電子發票，通過手機掃描二維碼接收，存入微信卡包；

第二，將電子發票從微信卡包取出，導入企業報銷APP，以電子數據的形式存在報銷系統里；

第三，勾選電子發票，提交報銷單。

通過簡單的1掃、2連、3提，三步完成所有的報銷行為，讓員工從過去的小時，現在的分鐘，未來用秒來完成這個連接。

未來的沖擊

不管是開票系統、報銷系統，還是其他的財務系統，發票的開具以及員工接收發票后的報銷都不是以系統為核心，也不是以發票為核心，而是以員工為核心。因為發票不管是紙面還是電子，它都只是企業和客戶、供應商、員工連接的一個載體。

可以說，未來的報銷，是以員工為主體，發起的所有電子發票的連接行為。這會對未來產生巨大影響和沖擊：

第一，員工的報銷會更加便捷，會壓縮到秒級。對企業來說，員工的每一分鐘都是企業最寶貴的資產、巨大的財富，絕不能耗費在漫長冗繁的財務流程中；

第二，對財務帶來巨大的沖擊，財務很多時間在做兩件事，第一件事是跟所有的利益相關者交換信息，驗證它們的真假，第二件事是財務部門要完成數據的合并、匯總、計算，當全部數據電子化以后，這兩項工作都可以通過計算機自動完成，基礎財務人員的人數會大大下降，財務人員能夠真正解放自己，做更重要的事情；

第三，企業業務的巨大空間，如果微信能夠把所有的電子發票都交換到微信卡包里，幫助企業完成員工和企業之間的連接，這其中蘊含著巨大的企業業務想象空間。