物業(yè)公司的檔案管理與創(chuàng)新模式

◎李明陽

物業(yè)公司的檔案管理與創(chuàng)新模式

◎李明陽

面對城市迅速發(fā)展對物業(yè)公司檔案管理提出的新要求，本文從分析物業(yè)檔案管理的內(nèi)涵、功能入手，針對存在的問題，圍繞創(chuàng)新檔案管理模式，提出了相關(guān)對策建議。

物業(yè)公司及其檔案管理內(nèi)涵、特點(diǎn)

物業(yè)公司，是按照法定程序成立的具有相應(yīng)資質(zhì)條件，經(jīng)營物業(yè)管理業(yè)務(wù)的企業(yè)型經(jīng)濟(jì)實(shí)體，屬于獨(dú)立企業(yè)法人，企業(yè)性質(zhì)為服務(wù)性企業(yè)。物業(yè)公司接受業(yè)主的委托，依照有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定或合同的約定，對特定區(qū)域內(nèi)的物業(yè)實(shí)行專業(yè)化管理并獲得相應(yīng)報(bào)酬。

物業(yè)公司的檔案，也就是物業(yè)檔案，是物業(yè)公司從事物業(yè)管理服務(wù)活動(dòng)及經(jīng)營過程中，形成的對國家、社會(huì)、業(yè)主有保存和查考利用價(jià)值的各種歷史記錄。具體分兩部分：一是物業(yè)公司本身的檔案，包括接管的建筑開發(fā)建設(shè)的記錄和接管物業(yè)后進(jìn)行管理、維護(hù)或更新改造情況的記錄;二是物業(yè)業(yè)主和住用人基本情況的檔案。

物業(yè)檔案具有類型多樣性和載體多樣性的特點(diǎn)。按來源時(shí)間順序分類，物業(yè)檔案主要包括設(shè)計(jì)開發(fā)成果類、管理服務(wù)活動(dòng)類；按物業(yè)資料載體形式分類，主要包括文字、圖表、圖像、聲音四種信息資料。

物業(yè)檔案管理是物業(yè)公司對物業(yè)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、維護(hù)及提供利用的全過程。

物業(yè)檔案管理對于物業(yè)管理工作的功能作用

(一) 指導(dǎo)、規(guī)劃功能。黨群及行政檔案體現(xiàn)出物業(yè)公司的工作歷程，便于總結(jié)以往得失，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，規(guī)劃將來發(fā)展。基建和設(shè)備、管線檔案，對于小區(qū)的改建、擴(kuò)建、重建，維修養(yǎng)護(hù)及更新，提供地理方位、技術(shù)指導(dǎo)和安全保障。

(二)憑證、參考功能。業(yè)主及住用人的檔案信息，既可以作為業(yè)主、住用人處理合同糾紛，進(jìn)行維權(quán)的法律依據(jù)，也能為物業(yè)公司的服務(wù)經(jīng)營提供參考。

(三)監(jiān)督、檢查功能。物業(yè)公司的管理服務(wù)水平、工作業(yè)績，除了公共設(shè)施、綠化、保潔等硬件實(shí)體的佐證外，很大程度上，需要檔案資料信息提供支持，便于有關(guān)部門了解支持。

當(dāng)前物業(yè)公司檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

我國的物業(yè)公司檔案管理工作伴隨著物業(yè)管理服務(wù)業(yè)的發(fā)展，已有30多年的歷程，取得了長足的發(fā)展，作為物業(yè)管理的重要組成部分，在掌握物業(yè)底碼、指導(dǎo)公司工作、提供服務(wù)信息和法律依據(jù)、促進(jìn)社區(qū)管理等方面發(fā)揮了不可替代的作用。特別是隨著《物業(yè)管理?xiàng)l例》、《城市新建住宅小區(qū)管理辦法》等一系列法規(guī)的深入實(shí)施，在管理的規(guī)范化、專業(yè)化方面，取得了新的進(jìn)展。

同時(shí)，我們也應(yīng)該看到，隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，人們對物業(yè)管理服務(wù)的要求進(jìn)一步提高，物業(yè)公司的檔案管理工作出現(xiàn)了一些不適應(yīng)，還存在一些亟待解決的問題：

首先，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化不夠。管理制度不夠健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致基礎(chǔ)管理不到位，表現(xiàn)為案卷分類及形態(tài)不統(tǒng)一，資料不完整，許多公司的物業(yè)檔案沒有按要求進(jìn)行交接、整理。尤其是以業(yè)主信息為主要內(nèi)容的物業(yè)專門檔案，其管理的隨意性、松散化比較突出。

其次，沒有建立其適應(yīng)物業(yè)管理服務(wù)特點(diǎn)的檔案管理體系。有的全部集中，給分支機(jī)構(gòu)的經(jīng)營服務(wù)帶來不便。有的按內(nèi)部機(jī)構(gòu)的劃分或者經(jīng)營服務(wù)的需要，存放在不同地方，又失去了檔案的完整性與安全性。

第三，檔案的現(xiàn)代化管理水平低，缺乏相應(yīng)的軟件建設(shè)與硬件投入，影響了檔案信息在一定范圍內(nèi)的公開、共享。

第四，檔案管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)化水平有待提高。大部分物業(yè)公司的檔案管理員為兼職，缺少專業(yè)培訓(xùn)，沒有掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識與基本技能，影響著物業(yè)檔案管理水平的進(jìn)一步提升。

創(chuàng)新物業(yè)公司檔案管理模式的對策與建議

一是樹立依法、科學(xué)、規(guī)范、全面的檔案管理觀念，建立健全完善的檔案管理制度。物業(yè)公司要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國務(wù)院《物業(yè)管理?xiàng)l例》、建設(shè)部《城市新建住宅小區(qū)管理辦法》及所在地區(qū)相關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，包括文件材料的歸檔、檔案的開發(fā)和利用、檔案的安全和保密、檔案的貯存和保管、檔案的鑒定以及銷毀等項(xiàng)制度。以以上制度為基礎(chǔ)，制定檔案人員崗位責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)材料歸檔的及時(shí)化、檔案形態(tài)的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案分類的科學(xué)化、檔案開發(fā)利用的社會(huì)化（保密部分除外）、檔案保管的安全化。

二是強(qiáng)化服務(wù)意識，構(gòu)筑統(tǒng)分結(jié)合的物業(yè)檔案管理格局。目前，一個(gè)物業(yè)公司承擔(dān)多個(gè)住宅小區(qū)的管理服務(wù)工作，不但服務(wù)區(qū)域擴(kuò)大了，服務(wù)內(nèi)容也拓展了，除了傳統(tǒng)的樓宇維修養(yǎng)護(hù)、清潔、保安外，還開始向市場調(diào)查、物業(yè)租售、產(chǎn)品推廣、智慧城配合服務(wù)等領(lǐng)域延伸。針對以上發(fā)展變化，建議將檔案集中統(tǒng)一管理，分區(qū)保存。主要行政性檔案放在物業(yè)公司總部，業(yè)主檔案、基本建設(shè)及維修檔案可放在各分支管轄區(qū)自行保管，便于為各項(xiàng)管理服務(wù)活動(dòng)的開展提供依據(jù)。同時(shí)，將常用的基本信息輸入計(jì)算機(jī)，在此基礎(chǔ)上，通過計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)、文件備份等方式，傳遞到各分區(qū)或部門，實(shí)現(xiàn)和物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目的延伸保持同步。

三是凸顯行業(yè)特點(diǎn)，完善一戶一檔的管理形態(tài)。把行政、基建以外的物業(yè)專門檔案作為物業(yè)檔案管理的重點(diǎn)，特別是物業(yè)專門檔案中的以戶為對象的部分，不僅要堅(jiān)持和強(qiáng)化一戶一檔管理，而且要進(jìn)一步細(xì)化管理措施，完善相關(guān)資料信息，只要法律允許，采取合理途徑，盡量收集業(yè)主、住戶的個(gè)人信息資料，以便于豐富物業(yè)檔案資料信息，更好地開展檔案管理和服務(wù)。

四是著眼于提高管理服務(wù)的時(shí)效性，推進(jìn)物業(yè)檔案的動(dòng)態(tài)化管理。從物業(yè)管理的前期介入開始，物業(yè)公司就要安排檔案人員，參與對相關(guān)檔案資料的接收，包括基建審批與驗(yàn)收檔案、竣工檔案的質(zhì)量監(jiān)督和收集等，為以后業(yè)主可能發(fā)生變更，如買賣、交換、繼承等及其引發(fā)的相關(guān)檔案資料的動(dòng)態(tài)變化管理奠定基礎(chǔ)。然后，搞好定期的跟蹤檢查，保證動(dòng)態(tài)信息及時(shí)填補(bǔ)，保持檔案的現(xiàn)時(shí)有效性。同時(shí)，根據(jù)管理服務(wù)經(jīng)營的發(fā)展，不斷拓展檔案動(dòng)態(tài)化管理范圍，搞好新項(xiàng)目的建檔、追蹤、反饋及管理，確保檔案動(dòng)態(tài)管理的全程、全面落實(shí)。

隨著城市建設(shè)的迅速發(fā)展，物業(yè)檔案管理工作正面臨著一系列新的課題和挑戰(zhàn)，物業(yè)公司必須針對檔案管理中存在的不足與問題，積極更新觀念，調(diào)整思路，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理模式，才能適應(yīng)新的變化和要求，促使物業(yè)檔案管理在整個(gè)物業(yè)管理服務(wù)中，發(fā)揮更大更好更有效的作用。

吉林省四平市物業(yè)管理中心）