辦公室文書檔案收集與管理創新路徑探究

文/王彥，天津市濱海新區塘沽建設發展總公司

辦公室文書檔案收集與管理創新路徑探究

文/王彥，天津市濱海新區塘沽建設發展總公司

伴隨著社會的不斷發展與提高，單位文書檔案的管理工作逐步受到大家的注重，其對社會發展具有重要作用。文書檔案的收集和歸檔是檔案管理的重要內容，其對檔案管理的工作質量具有重要影響。對此，要求管理人員加強工作人員對文書檔案的管理意識，進而提高文書檔案管理的工作質量與功率。這篇文章對單位文書檔案搜集與歸檔工作管理的含義和其現在存在的問題進行詳細分析，同時提出有關改善辦法。

文書檔案；收集；歸檔；管理

1 導言

辦公室是一個變遷著的概念，隨著辦公室的功能日益增多、細分日益復雜和精密，具有歷史意義和見證意義的檔案功能也逐步繁冗，達到了需要進行科學化管理的地步。與此同時，辦公室檔案具有特殊的意義，一方面具有時效性，辦公事宜是實時發生的，檔案資料隨時產生，因此對于檔案的篩選、整理和歸檔提出了時間上的要求，采取事后整理的方式已經被證明是不科學的，因此需要即時整理；另一方面具有復雜性，辦公室檔案的內容極其龐雜，如果全部加以保存，整個辦公空間會受到極大的影響。但是如果不加以保存，相應的客戶檔案就會有毀損滅失的風險。

2 辦公室中文書檔案的收集與歸檔工作管理的意義

文書檔案的收集和管理在我國企事業單位中歸于最基礎的工作，同時也是最關鍵的工作，是展開企事業單位文書檔案管理的主要內容。文書檔案主要記載該企事業單位的主要發展過程，單位若需要做出嚴重決策時都會先參考有關的材料，其中最主要和最關鍵的參考材料就是文書檔案，如會議記錄狀況、請示狀況和審批狀況，以及別的抉擇等內容，所以文書檔案直接關系著公司的戰略發展方向，對公司的發展具主要意義。

3 辦公室文書檔案收集與管理路徑的既存問題

3.1 觀念陳舊，改革手段治標不治本。目前對于辦公室文書檔案收集與管理的觀念陳舊，依然是采取在一個辦公日程結束后加以歸檔的方法；盡管存在一些改革方法，如間隔時間收集管理法、分類收集管理法、專人專項收集管理法，卻依然治標不治本，產生相近但是形態各不相同的新情況；這是所有辦公室文書檔案收集與管理問題產生的根源。

3.2 保存成本過高。辦公室文書檔案隨著辦公室活動的日益增多而變得日益龐雜，陳舊的收集與管理手段已無法對這種繁雜的規模進行整理；相應的，傳統的改革方式只是注重不斷擴建、增加儲存容量、增加相應的人事力量、進行大規模的文書修復工作但是并不注重保存；對辦公室文書保存場所的增加、相應工作人員的增加，均使得成本大量增加。

3.3 沒有形成有力的規范。目前設立專門辦公室文書檔案的企業、行政部門較少，工作人員的操作并不具有相應的規范性；與此同時，即便是設立了相應的規范，規范要么存在時間較長，較為陳舊，要么規定過于寬泛，無法具體操作；沒有規范化的操作，就容易產生檔案毀損滅失以及效率低下等問題。

3.4 人員素質低。我國檔案學已經誕生許久，但是對口的卻是圖書館等工作，而在辦公室工作的職員卻面臨著相關知識缺陳、沒有相應的意識、理論水平低下、專業素質缺乏等問題；與此同時，辦公室作為工作場所，相關的人士較多，因此在具體工作的過程中會有不同程度的破壞文書檔案的舉動。

4 辦公室文書檔案收集與管理路徑創新

4.1 建立文書檔案電子化。電子化、數據化是新時代的產物，這不僅僅是工具和手段上的創新，并且在方法論上具有創新的意義；辦公室文書檔案如果進行數字化整理是一個一勞永逸的工作，首先其僅僅需要對原先沒有電子化、數字化的文書進行歸檔和整理，其次辦公室文書檔案收集工作會減輕，僅僅需要相應的辦公職員進行收入數據庫工作即可；辦公室文書檔案的電子化、數字化成本較低，僅僅需要幾臺服務器即可。

4.2 建立及時淘汰制度。辦公室文書檔案的繁冗是造成現在問題的主要原因，為了減輕負擔必須建立淘汰制度；重點在于淘汰的時點，一般而言，一個文書僅僅具有當時項目的效用，因此在相關項目建構結束之后便可以丟棄，但是有些文書卻具有長時間的效用和借鑒效用，因此需要建立相應的分類制度，將二者結合起來。

4.3 專人專員負責。由于電子化和數據化的建立使得數據存儲空間和辦公文書發揮效力空間分離，因此就具有專人專員管制的可行性；通過對該專員的培訓提升對于檔案管理和收集的能力和效率是一舉兩得的；專人負責制也可以擺脫不同的人對文書檔案造成的損害。

4.4 建立完整的制度規范。規范的重要作用不言而喻，因此需要建立及時的、有效的、具體化的、有針對性的、專門的、系統的規范；建立研究工作小組，運用科學的手段對于辦公室文書檔案收集和管理規范進行編制；建立規范更新制度，并且每年進行評估，從而實現規范的時效性。

4.5 創新文書檔案收集及歸檔工作模式。首先，文書檔案管理人員應加強與單位內各部門的聯絡，定時對檔案材料進行搜集與歸檔，進一步了解材料的連續性及歷史性，避免出現檔案材料搜集不全部及不真實的狀況。其次，對檔案管理中出現的問題應進行及時有效的處理。最終，應自動運用現代信息技術進行檔案的樹立與完善，以削減人工搜集出現的失誤，然后提高單位文書檔案資源更好的服務作用。

4.6 強化培訓以增強檔案管理人員認識及常識。經過培訓，培養檔案管理人員對檔案材料的敏感性并增強其管理認識，這樣才能夠保證文書檔案搜集及歸檔工作高效進行。對于有些管理能力不強的人員，應進行有針對性的常識及技術強化培訓，并對文書檔案管理工作的主要性進行宣傳教育，然后有效提高檔案管理人員的整體素質，進而達到提高文書檔案搜集及歸檔工作效率及質量的目的。

5 結束語

文書檔案作為反映行政管理活動的主要記載，其搜集及歸檔工作是單位管理工作的關鍵，對文書檔案以后的運用具有主要作用。本文經過剖析現在單位文書檔案管理工作現狀，提出了強化培訓、完善文書檔案搜集和歸檔工作管理制度以及創新工作形式等改善辦法。單位文書檔案的搜集及歸檔工作具有主要意義，應根據各單位及時代發展現狀，對文書檔案管理工作進行不斷的改善，以促使其管理工作質量不斷提高。

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務，2016，（23）：57-58.

[2]瞿榮榮.淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務，2015，（22）：70.

[3]黎乃寧.芻議高校辦公室文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2015，（19）：16-17.