大數據時代建筑工程檔案管理信息化建設

俞穎

大數據時代建筑工程檔案管理信息化建設

俞穎

隨著大數據時代技術的不斷革新，不僅推動了建筑工程檔案管理水平的不斷提高，而且還極大地促進了建筑工程檔案管理的信息化建設。建筑工程檔案管理的信息化建設，是建筑工程檔案管理發展過程的必經階段，對于建筑工程檔案管理具有十分重要的實際意義。本文對大數據時代背景下的建筑工程檔案管理的信息化建設進行了系統全面的分析研究，分析了信息技術在建筑工程管理中的作用，以及如何實施工程檔案管理的信息化建設，對于從事建筑工程檔案管理的工作人員具有一定的參考價值。

隨著Web2.0、物聯網、云計算和云儲存等新型信息技術的廣泛應用，我國社會正從信息時代逐步進入大數據時代。2014年3月大數據首次寫入政府工作報告，標志著國家層面對“大數據”的理解進入了一個全新發展境界。

大數據具有4V特點，即數據種類繁多、容量浩大、生成處理速度快、價值高且密度低。當前大數據已經被廣泛的應用于各行各業當中，對于建筑工程檔案管理的信息化建設也起到非常重要的推動作用。

在大數據時代的新形勢下，建筑工程檔案管理的信息化建設也具有其鮮明的特色。針對建筑工程檔案管理系統使用中新的需求和檔案信息管理現代化發展趨勢，進一步探索大數據時代建筑工程檔案管理系統建設的途徑，為實現建筑工程檔案管理系統共享大數據資源，提高建筑工程檔案利用率和信息化管理水平提供借鑒。

信息技術在建筑工程檔案管理中的作用

隨著我國信息技術的不斷發展，給建筑工程檔案管理的信息化建設帶來了新的機遇和挑戰，大數據時代的到來與其它信息技術相比更能彰顯建筑工程檔案管理工作創新的需要，加強檔案管理的信息化建設對建筑工程檔案管理人員來說是當務之急。

提高工作效率和效能。在大數據時代的背景下，建筑工程檔案管理的管理理念、環節以及檔案管理技術正在逐漸地發生變革，未來建筑工程檔案管理工作發展的趨勢是建筑工程大檔案管理，應用更加先進的大技術，提供更加優質的大服務。建筑工程檔案是建筑工程建設全過程的真實記錄，對于建筑工程具有十分重要的作用。傳統的建筑工程檔案管理模式下，檔案管理過程中存在很多的不便和問題，例如，檔案查詢比較困難、檔案資料容易受到損壞、檔案信息資料共享困難。在大數據時代背景下，當前的檔案管理模式已經不能適應建筑工程檔案管理的發展需要，為了更進一步提高建筑工程檔案的利用效率，結合當前建筑工程檔案管理的實際情況，將信息技術應用于建筑工程檔案的管理中，進而提高建筑工程檔案管理人員的工作效率和效能，從而提供更加優質的檔案服務。

優化檔案工作業務流程。在傳統的建筑工程檔案管理過程中，各類檔案資料主要是以紙質文件作為載體進行儲存的，各類紙質建筑工程檔案是按照不同類別進行分別編碼，按照目錄就能查詢到相關檔案。利用信息技術建立一個服務于建筑工程檔案管理實際需求的檔案管理系統，進而對建筑工程檔案進行更加優質的檔案管理，從而提高建筑工程檔案歸檔的及時性和完整性，對建筑工程檔案的管理流程進行優化設計，從而便于建筑工程檔案的檢索和利用。通過利用該檔案管理系統，可以快速的查詢到某一份建筑工程檔案，從而提高建筑工程檔案利用的效率。

建筑工程的檔案管理是一項內容十分龐雜的工作，管理工作量非常大，僅依靠人工進行建筑工程檔案資料的管理遠遠不足。對建筑工程檔案管理進行信息化的改善升級，分析檔案管理信息系統的實際需求，進一步優化檔案管理信息化業務流程，從而實現建筑工程檔案管理的信息化建設。

建筑工程檔案管理系統建設理念。涂子沛在《大數據：正在到來的數據革命》一書中說道，“‘大數據’之大，不僅僅是數據量眾多，還表明每種類型的數據都能在互聯網上獲得生命，進而產生智能，從而散發出活力和光彩。”隨著我國大數據時代的到來，對建筑工程檔案管理的信息化建設起到了強力的推動作用。隨著建筑工程檔案資料數字化和電子檔案的逐年遞增，建筑工程的檔案數據量會大大增加，這些資源中存在著大量的結構化和非結構化種類繁多的數據。

管理系統建設理念就是以檔案利用者為中心，同時具有功能強大、操作簡便的查詢系統，友好的用戶界面以及完善的借閱、調用功能，使用者可以通過網絡與檔案管建立有效的聯系，在檔案管授權的范圍內，不受時間和地址位置的限制，隨時可以對建筑工程檔案的大數據進行遠程查詢和閱讀。檔案館的信息化建設主要從系統的基礎設施、系統平臺、數據庫、標準規范體系、安全保障體系和運行管理機制六個方面進行建設，加大檔案工作者的培訓力度，熟練掌握現代化的檔案管理系統，學會利用網絡系統進行檔案信息的應用和數據分析。

實施建筑工程檔案管理信息化建設的措施

提升檔案管理人員對建筑工程檔案管理信息化建設的認知。從建筑工程檔案管理的信息化建設角度來看，建筑工程檔案的管理人員對檔案管理信息化建設的理解認識程度對其檔案管理的工作效率具有十分重要的影響。在進行建筑工程檔案的信息化建設過程中，建筑工程檔案的管理人員是信息化建設的主要力量。若他們對建筑工程檔案信息化建設的重要性都沒一個正確的認識，那么在推動檔案的信息化建設過程中，就很難做到積極主動、全力以赴，建筑工程檔案的信息化建設就難以順利實施。因此，為了確保建筑工程檔案管理的信息化建設能夠順利展開，就要對檔案管理人員進行系統全面的信息化建設培訓，提升檔案管理人員的信息化建設的認知水平。確保檔案管理人員從思想意識層面上，能夠充分的意識到建筑工程檔案信息化建設的重要性，從而在建筑工程檔案管理的信息化建設過程中起到強力的推動作用。

主動推進建筑工程檔案管理的信息化進程。為了順利推進建筑工程檔案管理的信息化進程，首先，要拓寬信息化管理的思路，在信息化建設中要以先進的信息化技術作為基礎，在此基礎上對建筑工程檔案管理的模式進行革新。同時，還要結合檔案資料的實際情況提升檔案資料的二次利用率，確保建筑工程檔案資料之中的寶貴財富能夠被充分地挖掘出來，進行有效的利用。其次，要不斷提升建筑工程檔案管理的信息化水平，在建筑工程的檔案管理系統中，各類電子文件是其非常重要的載體，在各類檔案管理的軟件的管理控制下，就能對各類電子文件進行整合管理，進而提升建筑工程檔案管理的工作效率。再次，為了保障建筑工程檔案資料的安全，要進一步提高檔案管理系統的安全性，從而確保各類檔案資料能夠安全的進行儲存，防止被外界的不法分子盜用。

強化建筑工程檔案管理信息化工作的制度建設。為了推動建筑工程檔案管理的信息化工作，檔案管理單位就要結合其檔案管理工作的實際情況，建立一個契合實際的檔案管理信息化的工作制度。當前國家已經針對建筑領域的企業設置了相關的信息化建設標準和制度。因此，作為建筑工程檔案管理工作的具體實施單位，要結合當前檔案管理的實際情況，在管理制度上進行創新，確保其能夠更好的適應建筑工程檔案管理的信息化建設。在良好工作制度的調控下，才能進一步提高建筑工程的檔案管理水平，進而促進在大數據時代背景下的建筑工程檔案管理的信息化建設。

綜上所述，大數據時代的到來，對建筑工程檔案管理的信息化建設是機遇，也是挑戰，建筑工程檔案管理系統建設任重而道遠。建筑工程檔案的管理者必須進行理論上創新，學習利用大數據技術，轉變傳統的檔案管理思維方式，創新建筑工程檔案管理工作方式，建設好建筑工程檔案管理系統。本文對大數據時代背景下的建筑工程檔案管理如何更好的進行信息化建設，進行了系統全面的分析研究，對從事建筑工程檔案管理的工作人員具有一定的借鑒意義。

（作者單位：上海匯成（集團）有限公司）