關(guān)于高職院校檔案信息化建設(shè)的若干思考

文/王昕娟，赤峰工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

引言

高職院校的檔案管理工作是對學(xué)校教師、學(xué)生的個(gè)人檔案進(jìn)行收集管理、對高職院校建校過程中的重要事件進(jìn)行記錄，并對教育教學(xué)活動(dòng)過程進(jìn)行記錄和總結(jié)。從宏觀上來講，高職院校發(fā)展過程中的任何細(xì)節(jié)，都能夠在檔案管理工作中表現(xiàn)出來。由此可見，檔案建設(shè)對高職院校發(fā)展具有重要的意義。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，高職院校檔案建設(shè)也隨之進(jìn)入了信息時(shí)代，在檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，存在著一些問題，值得我們進(jìn)行深入的思考和探索。

1 高職院校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 檔案收集不夠全面

高職院校檔案建設(shè)的首要工是收集檔案資料，形成檔案庫。高職院校收集的檔案資料包括學(xué)生和教師的個(gè)人發(fā)展資料以及學(xué)校教育教學(xué)資料、學(xué)校建設(shè)和發(fā)展資料以及其他與高職院校建設(shè)相關(guān)的必要資料。這些資料來源于高職教師和學(xué)生向檔案管理部門提交的各種形式的數(shù)據(jù)。在信息化管理過程中，檔案資料的收集速度雖然有所提升，但是，檔案資料的內(nèi)容以及手機(jī)范圍并沒有發(fā)生本的改變。例如，現(xiàn)在高職院校財(cái)務(wù)管理重視對資產(chǎn)的合理化應(yīng)用，在這個(gè)過程中，高職院校的“資產(chǎn)狀況”作為一項(xiàng)重要的資料，應(yīng)該在檔案館中找到相應(yīng)的內(nèi)容，然而，很多高職院校對這項(xiàng)資料的收集并不完整，甚至有些學(xué)校只記錄了固定資產(chǎn)和教學(xué)資源的變化情況，并沒有相應(yīng)的資產(chǎn)對比記錄。

1.2 信息化管理體系建設(shè)不足

檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性的工作，即從檔案收集、管理到應(yīng)用的全過程都以信息化的形式進(jìn)行，只有這樣，檔案管理工作的效率才能真正提升，檔案管理對高職院校的發(fā)展建設(shè)作用才能真正體現(xiàn)出來。然而，很多高職院校的檔案信息化建設(shè)尚未形成體系，其中很明顯的一點(diǎn)是檔案資料收集過程的信息化不足，教師和學(xué)生提交的表格存在格式問題；還有些學(xué)校檔案管理工作管理體制松散，只能做到資料信息化，而無法做到服務(wù)信息化。

1.3 檔案的服務(wù)性功能發(fā)揮不夠

檔案管理的最終不目的是為了服務(wù)于高職院校發(fā)展建設(shè)，服務(wù)于學(xué)校師生的學(xué)習(xí)和工作。在信息化道路上，檔案的服務(wù)性功能應(yīng)該表現(xiàn)的更加完善。其中對高職院校檔案進(jìn)行分析，比對大數(shù)據(jù)環(huán)境下的同類分析結(jié)果，提供相應(yīng)的指導(dǎo)性建議，是信息化建設(shè)中檔案服務(wù)功能之一，但是，很多高職院校檔案管理工作并不能充分做到這些，很多學(xué)生和教師也不了解如何利用學(xué)校檔案有效地進(jìn)行學(xué)習(xí)以及相關(guān)的教育研究。綜合看來，高職院校檔案處于開發(fā)不足的狀態(tài)，服務(wù)性功能發(fā)揮不夠，使信息化檔案建設(shè)的效果展現(xiàn)的比較少。

2 高職院校檔案信息化建設(shè)策略

2.1 提高檔案管理工作信息化水平

高職院校檔案信息化建設(shè)要繼續(xù)發(fā)展，首先要做到的仍是全面收集檔案資料。在信息化時(shí)代，高職院校教育教學(xué)中的任何一件事都是“高職大數(shù)據(jù)”的組成部分，檔案管理工作能夠獲得的“數(shù)據(jù)庫”越豐富，則檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)的價(jià)值就越高。檔案管理人員利用具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性的檔案管理軟件將收集的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理，對高職院校電子文件錄入、加工、歸檔過程處理等工作后，產(chǎn)生真實(shí)、完整、有保存價(jià)值的電子檔案，并應(yīng)對所存檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查。檔案部門要除去“等、靠、要”思想，全面深入研究檔案信息化建設(shè)的要點(diǎn)，做好文檔電子化工作，做好電子文件歸檔工作，加強(qiáng)文件的收集、錄著和管理，確保檔案發(fā)展與辦公自動(dòng)化建設(shè)保持同步，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔與檔子文檔發(fā)展一體化。

2.2 加強(qiáng)信息化檔案管理體系建設(shè)

要使高職院校檔案工作全面信息化，單純增加檔案管理工作中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，或者將檔案資料數(shù)據(jù)化是不夠的，建立全面的管理體系十分必要。首先，要建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理工作作為高職院校發(fā)展的關(guān)鍵性工作之一，在開展信息化建設(shè)的過程中需要以獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)，意識到檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理之間的差異性，建立專門負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，以健全的管理機(jī)制為前提條件，指導(dǎo)該機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作，在規(guī)范化的基礎(chǔ)之上發(fā)揮出檔案管理機(jī)構(gòu)的價(jià)值；其次，要建立專門的管理制度，管理制度應(yīng)盡量精細(xì)化，包括各類檔案的基本格式，高職院校師生應(yīng)該提交的檔案類型、檔案管理部門工作人員應(yīng)主動(dòng)收集的檔案類型、檔案管理辦法、檔案數(shù)據(jù)庫的訪問制度等。

2.3 創(chuàng)新檔案利用方法

凸顯檔案管理的服務(wù)職能是高職檔案信息化建設(shè)的重要策略，也是發(fā)展目標(biāo)。而服務(wù)作用的展現(xiàn)以檔案的利用為基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的高職檔案利用無非是調(diào)取檔案，這種應(yīng)用模式相當(dāng)被動(dòng)，在信息化管理模式中，應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)，即檔案管理工作人員應(yīng)主動(dòng)按照高職院校教師和學(xué)生的發(fā)展目標(biāo)，分析目前檔案資料中的有用信息，通過檔案分析結(jié)果為高職院校師生提供有關(guān)于工作和學(xué)習(xí)方面的相應(yīng)資料，鼓勵(lì)全校師生積極應(yīng)用檔案，將高職院校建設(shè)過程中積累下來的知識資源變?yōu)榘l(fā)展動(dòng)力。

3 結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案信息化建設(shè)尚在發(fā)展過程中，檔案管理實(shí)現(xiàn)了工作方法的信息化，但在工作思路、工作模式和工作性質(zhì)方面還需進(jìn)一步加強(qiáng)。提高信息化管理水平、建設(shè)全面的信息化管理體系并創(chuàng)新檔案利用的方法，能夠使高職院校檔案管理充分展現(xiàn)出去對高職院校發(fā)展的積極價(jià)值。

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