電力企業辦公室行政管理工作的角色及效率

文/趙惕煌， 國網衡山縣供電分公司

1 辦公室行政管理的內容

在市場經濟迅速發展的今天，各個企業逐步走向了精細化管理的模式，對于提升工作質量起到了重要作用，但是辦公室行政管理的工作量越來越大，需要注意的細節問題也日益增多，其工作內容突出表現在三個方面：檔案管理、文書管理、會議管理。首先，檔案管理在辦公室檔案保管中起著不可忽視的作用，由于企業各個部門的檔案基本上都是通過辦公室進行保存，還要做好檔案分類工作。同時，辦公室保管的檔案包含視頻、錄像、照片等文字資料，囊括收集檔案、審查檔案、整理檔案、使用檔案等眾多內容。其次，文書管理，即辦公室工作人員必須做好企業各個部門的文書收取、歸類、文件發布、文件儲存等工作，相關人員處理該部分文件時也不能千篇一律，應當針對不同的文書進行不同的存檔和處理方式，同時還要嚴格依據文件性質進行整理和歸納，做好仔細劃分文件，處理程序要科學合理，實現工作的高效率。最后，會議管理，即辦公室需要做好會議登記等相關內容，并在此基礎上進一步加強會議審核機制與報批機制。當然，為了深入做好辦公室會議管理工作，還必須加強辦公人員的分工與統計，分配好會議進度，加強會議記錄質量，不斷提升會議效率和效果。

2 電力企業辦公室行政管理工作的“角色”

2.1 規劃實行中的參謀角色

電力企業的運行與發展離不開規劃方案的實施，而具體實施中辦公室行政管理工作扮演著重要的參謀角色。辦公室人員有機會深入了解基層工作現狀，并能將每個部門的工作計劃方案和意見及時地報告給上級領導，從而對電力企業的正常經營起到積極的參謀作用。

2.2 上級的助手角色

電力企業向各個部門安排工作任務時，首先要在辦公室召開會議，將每一項工作內容迅速地傳達給辦公室行政人員，并通過他們下達給各個部門，讓各個部門都能及時、清楚地得知上級領導的意見和正確指示，這個過程中辦公室行政管理工作實際上充當了上級助手的角色。完成上級領導交辦的工作任務后，辦公室行政人員還承擔著維持秩序、組織人員溝通與交流的日常瑣事，并在此基礎上將員工的寶貴意見第一時間匯報給上級領導，實現“人人參與企業規劃”的現代企業管理模式，這些無疑都是辦公行政人員充當了上級領導助手的角色。

2.3 部門的協調角色

一般來說，電力企業的運行與發展，不是一個部門在其作用，而是幾個部門共同努力的結果。在促進電力企業穩定與持續發展的過程中，辦公室行政管理工作功不可沒，他可以說是整個電力企業得正常生產與運營的有力保障。作為一個不可缺少的橋梁工具，辦公室行政人員不只是上級和下級之間溝通的傳遞者，而且扮演著各個部門之間的協調角色，比如：企業中的各個部門并不是相互獨立的，而是相互聯系，彼此之間只有有效地進行交流與協調，才能高效的為企業服務。

3 提升電力企業辦公室行政管理工作效率的舉措

3.1 增強辦公人員的業務能力

新形勢下，科學技術飛速發展，電力企業對于人才的要求越來越高，尤其就辦公室行政管理人員作為企業的重要組成部分，其辦事效率至關重要。為了提高辦公室人員的工作質量，必須加強辦公人員業務能力的培養，一要定期組織行政管理人員進行培訓，由人事管理經理全程監管，并對管理工作人員的日常業務狀況進行考核；二是辦公室行政管理工作人員應當緊跟時代，及時轉變工作觀念，不斷學習新知識和新技能，同時在實踐活動中主動創新管理手段，循序漸進地提升自己的辦公室行政管理工作水平。

3.2 優化行政管理激勵制度

對于電力企業辦公室行政管理職員來講，他們是辦公室日常工作事務的基礎執行者，其行政管理能力和工作態度直接影響電力企業行政管理工作效率的提升，再加上辦公室行政管理工作人員也代表著電力企業的對外形象。從目前來看，當前電力企業辦公室行政管理人員的工作效率普遍不高，特別是部分人員的工作積極性不足，得過且過，敷衍了事。為了從根本上轉變這種散漫的工作現狀，電力企業很有必要建立并優化辦公室行政管理激勵制度，可以從兩個方面做起：一方面可以通過精神厲害和物質激勵的方面，讓管理人員切身體會到一種歸屬感；另一方面及時處理辦公室行政管理工作人員在工作中或生活中所遇到的難題，這樣有助于不斷提高電力企業相關工作人員的工作效率。

3.3 完善電力企業管理機制

只有完善的電力企業管理機制，才能不斷規范辦公人員的工作態度，并在此基礎上提升其辦公室工作效率。制定電力企業管理機制時，需要仔細分析領導層的整體意圖和相關人員反映的日常問題，并進行協調與溝通，以此科學合理地制定企業管理制度。不僅如此，電力企業還要健全企業中的財務制度和人事制度，以便真正讓電力企業辦公室行政管理依據制度辦事，不斷提升辦公室行政管理工作的效率。

4 結語

總之，電力企業辦公室行政管理是一項極其復雜且重要的工作，只有不斷增強辦公人員的業務能力，不斷優化行政管理激勵制度，不斷構建和完善電力管理機制，才能有助于提升辦公室行政管理工作的效率。作為國家經濟的支柱行業，電力公司必須充分意識到自己在市場中的重要位置，這就要求相關人員做好命令和分配管理工作，進一步調動工作人員的工作積極性，以便實現電力企業的穩定和迅速發展。不僅如此，電力企業還必須克服各方面的負面影響因素，積極采取行之有效的應對措施，不斷優化辦公室行政管理形式，最大限度地提升辦公室行政管理工作的效率，這樣才能確保電力企業各項行政管理工作的有序開展。

[1]譚剛. 辦公室行政管理工作的“角色”與效率分析[J]. 辦公室業務，2016，（18）：12.