中小民營企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及其對策

文/陳麗琴，湄洲灣職業(yè)技術(shù)學院工商管理系

1 中小民營企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

新興市場的特征以及公有制經(jīng)濟與多種所有制有經(jīng)濟共同發(fā)展的現(xiàn)狀促使民營企業(yè)的經(jīng)濟地位在國民經(jīng)濟中起越來越重要的作用。在機遇和挑戰(zhàn)面前，中小民營企業(yè)乘著這班充滿機遇的班車得到良好的發(fā)展；但是，挑戰(zhàn)也并存著，隨著企業(yè)規(guī)模越來越大，管理中的問題逐漸暴露出來，本文闡述了一些內(nèi)部控制存在的主要問題，具體有：

1.1 內(nèi)部控制制度不健全

在中小民營企業(yè)中內(nèi)部控制的普及率不高，有些管理者甚至認為沒有必要建立內(nèi)部控制。他們認為內(nèi)部控制會束縛他們的手腳，延緩他們的決策時間。盡管當前時代所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)是相分離的，但是很多中小民營企業(yè)的二者還是高度統(tǒng)一的，奉行“表面一套，實際一套”的做法，無視《公司法》的存在。

1.2 管理者內(nèi)部控制意識薄弱，執(zhí)行力弱

內(nèi)部控制在中小民營企業(yè)中難以落實的一個重要原因是其管理者對內(nèi)部控制的認識不夠，內(nèi)部控制意識比較薄弱。主要表現(xiàn)有：第一，天真地以為內(nèi)部控制不能產(chǎn)生利潤，對企業(yè)發(fā)展并不重要，只是應(yīng)監(jiān)管部門的要求奉規(guī)章設(shè)置，全然不知內(nèi)部控制是要切實地運用到企業(yè)日常管理和業(yè)務(wù)運行中去的動態(tài)機制。第二，無知地認為內(nèi)部控制就是實現(xiàn)各個崗位之間的相互牽制。內(nèi)部控制意識極其薄弱，縱然有一套看似“非常漂亮”的內(nèi)部控制制度，也只是把門面功夫做好了，很難落實到實處。

1.3 公司員工素質(zhì)不高

中小民營企業(yè)在創(chuàng)業(yè)之初，公司規(guī)模小，發(fā)展前景具有不確定性等原因很難吸引到高素質(zhì)人才，于是，在人才招聘這方面沒有過多地強調(diào)學歷，而主要招收那些對銷售行業(yè)具有濃厚興趣的、有激情的年輕人。雖然這其中也有一部分是本科畢業(yè)生，但初高中畢業(yè)的人還是占了大部分。這種現(xiàn)象在中小民營企業(yè)中并不少見，雖然這些人也給公司的發(fā)展做出巨大的貢獻，但隨著公司規(guī)模的不斷擴大，內(nèi)部控制的設(shè)計和執(zhí)行沒有跟上公司發(fā)展的步伐這其中的弊端就逐漸顯露出來，影響公司未來的發(fā)展趨勢。

1.4 缺乏風險意識及風險評估意識

在經(jīng)濟日益全球化這個大背景下，企業(yè)之間的競爭越來越激烈，經(jīng)營風險也日益增大，而我國企業(yè)風險意識非常薄弱甚至沒有風險意識這個概念。對于經(jīng)營環(huán)境的變化中小民營企業(yè)往往顯得手足無措，風險意識極其差，然而，他們更關(guān)心的還是企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績，而對公司的內(nèi)部控制的關(guān)注度很低。

風險評估構(gòu)成風險管理決策的基礎(chǔ)，是識別和分析企業(yè)在經(jīng)營管理中存在的風險的活動。它是選用各種風險分析技術(shù)，識別風險并采用相應(yīng)的解決方法是風險最可控化。目前，我國許多中小民營企業(yè)缺乏有效的風險管理機制，也缺乏應(yīng)有的風險意識。

1.5 部門間缺乏溝通

部門間缺乏溝通，為各自目標工作，沒有從戰(zhàn)略目標角度審視整個工作流程，導致信息傳遞存在問題，內(nèi)部控制執(zhí)行不力。信息失真導致的溝通不暢是中小民營企業(yè)在信息溝通方面存在的主要問題。企業(yè)在進行信息處理特別是財務(wù)信息時應(yīng)當嚴格遵循相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，規(guī)范各個環(huán)節(jié)，從生產(chǎn)到銷售，形成健全的分級負責體制，從填制會計憑證、憑證的審核、會計主管的復核、財務(wù)總監(jiān)的再復核，到最后董事長的確認來保障會計信息的真實可靠。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)管理信息化也越來越先進。企業(yè)應(yīng)依據(jù)企業(yè)自身情況選擇內(nèi)部管理軟件，提高企業(yè)工作效率。此外，企業(yè)應(yīng)當設(shè)立專門部門來負責獲取包括企業(yè)戰(zhàn)略、市場占有率、競爭對手情況等非財務(wù)性的信息。

2 完善中小民營企業(yè)內(nèi)部控制的對策

綜合中小民營企業(yè)內(nèi)部控制的情況對中小民營企業(yè)的建議有以下幾個方面：

2.1 建立健全內(nèi)部控制體系

從以會計控制為核心，解決不相容崗位未分離、授權(quán)審批制度不完善的問題，銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制體系不完善問題，存貨內(nèi)部控制不完善問題以及誠信與道德價值觀層面的內(nèi)部控制制度尚不健全問題。可以從以下幾方面來完善：

(1)根據(jù)公司具體情況完善貨幣資金預算分解指標的審定下達、籌集以及資金的分析與考核方面的內(nèi)部控制制度。

(2)解決不相容職務(wù)分離的問題。中小民營企業(yè)由于其規(guī)模小、資金緊缺等原因，經(jīng)常出現(xiàn)一人多崗的現(xiàn)象。因此，中小民營企業(yè)應(yīng)當規(guī)范崗位管理，做到不相容崗位相分離。在實際工作中，中小民營企業(yè)經(jīng)常會有出納人員和稽核、審批人員和記賬人員分別都是由同一人擔任。因此，重新梳理組織結(jié)構(gòu)限制相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)權(quán)限，從而有效防止內(nèi)部財務(wù)漏洞問題。

(3)解決授權(quán)審批制度不完善的問題。建議公司重新考評制度與實際執(zhí)行的差異，按照實際執(zhí)行的標準對進行更新。因事設(shè)置職務(wù)，根據(jù)能力授權(quán)，授權(quán)應(yīng)當采用書面形式，使之清晰化，不可越權(quán)；而審批也應(yīng)當采用書面形式，有憑有據(jù)，不可越權(quán)審批，以使制度與實操達到統(tǒng)一。

(4)銷售與收款方面，建議業(yè)務(wù)部門應(yīng)該完善銷售收入管理工作政策和工作流程，首先，業(yè)務(wù)部門應(yīng)每月/每季度計算返利金額，提交財務(wù)部及時進行相應(yīng)計提；第二，計提文件應(yīng)保留經(jīng)過適當審批的計算過程，以充分支撐計提數(shù)據(jù)的準確性。

(5)存貨方面，公司盡快編制并正式下發(fā)存貨計劃相關(guān)的工作政策和工作流程；同時在實際操作中，運作部應(yīng)定期編制存貨計劃，保留書面記錄并提交管理層審批。在相關(guān)工作流程中增加對存貨庫齡分析的相應(yīng)規(guī)定，同時運作部及財務(wù)部應(yīng)結(jié)合每季度的E&O計算分析結(jié)果，對庫存貨品進行庫齡分析，包括存貨周轉(zhuǎn)率、超齡庫存原因、后續(xù)跟進措施或處理方案、后續(xù)的反饋結(jié)果等，以及相應(yīng)的倉儲費用、流動資金等分析工作。

2.2 加強內(nèi)部控制知識的培訓

人才的競爭對企業(yè)間的競爭起到至關(guān)重要的作用，“人”這一關(guān)鍵要素在內(nèi)部控制中發(fā)揮重要作用；而且，“全員參與”是內(nèi)部控制的一個必要要求，因此，加強員工內(nèi)部控制知識的培訓，提高其業(yè)務(wù)水平，素質(zhì)水平，使員工牢固樹立內(nèi)部控制理念，這一關(guān)鍵舉措刻不容緩。培訓的內(nèi)容應(yīng)該涉及企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計和執(zhí)行的各個方面，包括內(nèi)部控制的理論，基本方法，管理控制以及業(yè)務(wù)循環(huán)控制。

同時公司可以明文規(guī)定定期必須組織員工進行培訓和學習，同時對員工進行培訓時要突出公司在內(nèi)部控制執(zhí)行過程中所犯的錯誤，并強調(diào)其改正措施。也可以定期邀請內(nèi)部控制方面的專家或企業(yè)內(nèi)部控制資深人士向大家介紹分析當前這個經(jīng)濟大環(huán)境下內(nèi)部控制的基本情況、發(fā)展趨勢以及應(yīng)當注意的問題。通過不斷的學習交流，從而達到“全員參與、同發(fā)展，共成長”的目的。通過內(nèi)部控制理論的學習，內(nèi)部控制實踐更有章可循，可以不斷提高員工的素質(zhì)和工作能力，距離健全的企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)更進一步。

2.3 增強企業(yè)管理者的內(nèi)部控制管理意識

企業(yè)管理者是員工的領(lǐng)導，是指揮棒，對公司內(nèi)部控制的執(zhí)行情況負有直接的責任。管理者對內(nèi)部控制的關(guān)注度高，內(nèi)部控制執(zhí)行情況就良好，反之則相反。要保證內(nèi)部控制的有效運行，任何權(quán)利的使用也只能在內(nèi)部控制的范圍內(nèi)，企業(yè)的任何管理制度都必須通過它們來進行實施，這才是最根本的保證。因此，內(nèi)控制度的執(zhí)行和落實與企業(yè)管理者的態(tài)度是息息相關(guān)的。只有企業(yè)管理者從意識上能夠真正做到帶頭遵守規(guī)則，規(guī)范自己的管理行為，才能夠使內(nèi)部控制得以順利進行。

2.4 構(gòu)建風險管理及預警體系，做好風險防范工作

防范風險的有效途徑之一是企業(yè)要建立健全內(nèi)部控制來增強識別與評估風險的能力。在全球信息共享的大環(huán)境下，經(jīng)濟社會變化迅速，企業(yè)時刻面臨著影響企業(yè)生存與發(fā)展的風險因素。只有建立完善的風險預警系統(tǒng)，進行預警管理，才能更好的對中小民營企業(yè)的風險進行防范，使企業(yè)可能遭受的損失最小化。可以從以下幾個方面來完善：

第一，對會計控制進行嚴把關(guān)，使風險控制在最低。

鑒于公司財務(wù)人員結(jié)構(gòu)較為簡單，故風險級別較低，但隨著公司財務(wù)的規(guī)模發(fā)展，建議公司應(yīng)嚴格執(zhí)行定期的財務(wù)人員權(quán)限復核工作，關(guān)注系統(tǒng)權(quán)限與崗位職責相匹配、離職財務(wù)人員系統(tǒng)權(quán)限的及時被清理，并保留財務(wù)部經(jīng)理保留復核“財務(wù)人員權(quán)限清單”的復核記錄，及時對超出崗位范圍的權(quán)限進行調(diào)整。

對于費用預算未有進行事前控制，可能造成當期實際支付的費用超過預算上限，失去預算管理的目的和意義，同時可能造成財務(wù)的會計處理未有按照權(quán)責發(fā)生制計入正確的會計期間，影響當期財務(wù)報表的準確性。

第二，杜絕銷售與收款環(huán)節(jié)合同管理內(nèi)部控制可能存在的問題。

(1)建議所有的服務(wù)銷售業(yè)務(wù)應(yīng)盡可能簽訂正式合同；

(2)對于未簽訂服務(wù)銷售合同的業(yè)務(wù)，服務(wù)銷售報價單應(yīng)由客戶的業(yè)務(wù)人員簽字確認，并加蓋客戶公司公章或合同專用章；或由客戶出具授權(quán)書，授權(quán)特定人員可以簽署服務(wù)銷售報價單。服務(wù)部也可結(jié)合實際業(yè)務(wù)情況，對客戶的信用狀況進行評估，對一定類型、一定金額的服務(wù)業(yè)務(wù)，服務(wù)銷售報價單須加蓋客戶公司公章或合同專用章的必要性進行確定。

第三，弱化存貨授權(quán)審批制不完善的潛在風險。完善借件單格式及填寫內(nèi)容，注明借用材料金額信用額度，以合理保證借件單按照工作流程要求經(jīng)過適當?shù)膶徟?/p>

第四，控制應(yīng)收應(yīng)付賬款方面的風險。

公司建立關(guān)聯(lián)交易的對賬進度登記表，按照康明斯總部的要求，對于未回函確認的關(guān)聯(lián)公司及時進行溝通，盡量使得所有關(guān)聯(lián)交易都得到接受方的郵件回復或回復發(fā)出方的對賬請求。

第五，控制銷售與收款環(huán)節(jié)存在的風險。

業(yè)務(wù)人員應(yīng)嚴格按照《銷售收入管理工作政策和工作流程》規(guī)定，如銷售涉及銷售折扣、特殊銷售折讓，業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)實際情況提出申請，填寫“特價審批表”，并經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準后，再開始進行訂單錄入、采購申請及銷售工作。

2.5 內(nèi)部控制制度要與時俱進

內(nèi)部控制的建立以后并不能一勞永逸，中小民營企業(yè)的內(nèi)部控制由于其內(nèi)在和外在的原因不健全，需要不斷的根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制執(zhí)行情況進行完善。比如對固定資產(chǎn)和存貨內(nèi)部控制執(zhí)行中沒有更新的情況，建議按照現(xiàn)行實際采用的制度標準，對《公司財務(wù)管理制度》進行復審，對存在差異的地方進行更新。

2.6 加強信息交流與溝通

目前中小民營企業(yè)面臨的重大問題之一就是信息交流不及時不暢通。做好信息交流與溝通是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，同時也是檢驗內(nèi)部控制是否有效執(zhí)行的一個重要標準。提升效率和效果的措施有：

首先，倡導無障礙溝通，鼓勵加強溝通理念，增進員工和領(lǐng)導之間的溝通。

其次，規(guī)范溝通渠道，組織員工定期開會，設(shè)立意見箱，鼓勵員工發(fā)言。廣納意見建議，針對違規(guī)、舞弊等現(xiàn)象要鼓勵員工舉報、投訴，從而能夠不斷改善內(nèi)部控制建設(shè)。

再者，建立保護機制，鼓勵員工勇于敢于參與到信息溝通中。

最后，加強現(xiàn)代科學技術(shù)的運用，積極參與到信息化建設(shè)當中去，以信息化帶動企業(yè)內(nèi)部控制的不斷健全。

[1]陳麗琴.我國中小民營企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及對策：[碩士學位論文].福州大學，2015(3).

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