計劃生育檔案的現代化管理模式分析

計劃生育檔案的現代化管理模式分析

文/張孟麗，商水縣姚集鄉政府計劃生育服務中心

隨著信息技術及網絡技術的不斷發展，在新環境下計劃生育檔案管理過程中也需要不斷創新管理模式，從而實現計劃生育檔案的現代化管理模式，滿足新環境下的計劃生育檔案管理需求。本文重點分析計劃生育檔案的現代化管理模式。

計劃生育；檔案；現代化管理

在新社會經濟發展環境下，實現計劃生育檔案管理現代化，不僅順應時代發展要求，同時也能創新檔案管理方式，完善檔案管理流程，促進檔案資源得到有效開發和利用，為計劃生育管理和各項決策提供有效參考和服務。本文則基于計劃生育檔案的現代化管理模式特點，分析計劃生育檔案現代化管理模式的構建。

1 計劃生育檔案的現代化管理模式特點

1.1 管理意識現代化

計劃生育檔案關系到千家萬戶，應該確保資料完整和準確，為各項決策活動提供有效參考。管理人員應該注重更新思想觀念，樹立現代化管理理念，增強法制觀念和責任意識，培養良好的職業道德感，扎實做好自己的每一項工作，認真負責完成檔案管理各項任務。同時還要重視現代信息技術應用，利用先進技術規范計劃生育檔案管理工作，采用現場教學、技能競賽、業務評比等多種形式和途徑，培養工作人員現代化管理意識，促進檔案管理水平提升。

1.2 資源利用現代化

檔案資源利用和加工過程中，應該注重信息技術和計算機技術的應用，利用信息加工系統和計算機網絡傳輸系統，進而有效配置計劃生育檔案資源，科學合理開發和利用相關資料，為計劃生育管理和決策提供有效服務。同時還要建立計劃生育檔案信息資源管理系統，利用數字化和網絡化技術手段，構建檔案管理標準化、規范化、可共享的數據庫，從而有效滿足檔案管理需要，促進工作水平提升。

1.3 管理技能現代化

計劃生育檔案管理現代化要求提高管理人員綜合技能，增強管理人員綜合素質，讓他們的管理技能實現現代化。因此，要注重現代計算機技術應用，規范計劃生育檔案起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯總等各個環節，讓檔案資源形成、運行、轉換等各環節與自動化辦公結合起來。為順利實現這個目標，應該采取有效措施，實現檔案管理技能現代化。在學習檔案管理理論知識的前提下，還要善于把握每個工作要點，努力掌握計算機技術、信息技術和互聯網技術的應用技能，進而提升檔案管理人員的現代化管理技能。

1.4 管理設備現代化

注重設備升級和更新，利用現代化設備有效開展計劃生育檔案管理各項工作。檔案管理內容繁多，流程復雜，管理要求高，勞動強度大。而利用計算機、掃描儀等現代化管理設備，可以有效滿足檔案管理需要，實現檔案管理現代化。

2 計劃生育檔案的現代化管理模式策略

2.1 提高計劃生育檔案管理人員的綜合素質

因為我國的計劃生育檔案管理人員很多都不是專業的檔案管理人才，所以計生檔案管理機構必須加強對這些人員的定期培訓，從而提高他們的綜合素質，幫助他們更好地勝任計劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進行培訓時，其培訓內容可從三方面著手。①對他們進行職業道德培訓，使他們養成良好的職業道德習慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認識到計生檔案管理工作的重要性，增強他們的工作責任心。②對他們進行檔案業務知識培訓，提高他們的業務處理能力。③加強他們的計算機技術和網絡技術培訓，從而提高他們的檔案管理設備操作水平。

2.2 加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數字設備

在進行計劃生育檔案信息化建設的過程中，各類軟硬件設備是建設基礎和建設工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數字化建設的經費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數字軟硬設備，為更好地開展檔案管理數字化建設工作提供強大的物質保障。

2.3 做好計生檔案信息的虛擬化工作

計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務器資源進行集中化管理。①通過創建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務器的管理性能，進而降低檔案信息數字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統相聯合，實現本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數字化建設的過程中，不斷創建規范化的檔案信息管理系統，創新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數據虛擬化的實現。簡而言之，現代計算機設備和互聯網技術的應用，極大地推動計劃生育檔案管理事業的發展。

2.4 加強情報監控

加強計劃生育檔案的情報監控對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數字化管理過程中，不斷應用新的信息模式，建立新型數據庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網絡咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業道德意識，充分借助現代互聯網技術、計算機信息技術等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術的應用和互聯網的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業的進一步發展。

3 結語

雖然當前我國計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些不足之處，但只要計生檔案管理工作人員積極學習檔案管理業務知識和現代信息技術，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實現計劃生育檔案信息資源共享。

[1]付蕊.淺析基層計劃生育檔案現代化管理模式[J].大家健康，2015（9）281-282.

[2]徐本英.大力推進人口和計劃生育檔案管理現代化進程[J].中國計劃生育學雜志，2015（5），276-277.