對(duì)電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)查

，.達(dá)州電力集團(tuán)有限公司；.達(dá)州市檔案局

對(duì)電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)查

文/陳智敏1肖文武2，1.達(dá)州電力集團(tuán)有限公司；2.達(dá)州市檔案局

全面深化改革的不斷深入，電力企業(yè)作為國(guó)企改革的重點(diǎn)，改制成為多元所有制形式的股份制有限責(zé)任公司。電力企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)進(jìn)入了一個(gè)全新的歷史發(fā)展時(shí)期。新形勢(shì)下電力企業(yè)的改革和發(fā)展給電力檔案工作提供了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也提出了更高的要求。本文從電力企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀入手，提出了對(duì)調(diào)查反映問(wèn)題的幾點(diǎn)建議，希望對(duì)今后的電力企業(yè)檔案管理工作有所幫助。

電力企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)狀調(diào)查；建議

檔案工作如何更好地為電力企業(yè)發(fā)展服務(wù)，這是當(dāng)前電力企業(yè)檔案工作人員面臨的重要課題。帶著這個(gè)課題，達(dá)州電力集團(tuán)公司和達(dá)州市檔案局組成調(diào)查隊(duì)，從今年4月起，歷時(shí)3個(gè)月，走訪了達(dá)州電業(yè)局、達(dá)州電力集團(tuán)有限公司、達(dá)州市電力集團(tuán)有限公司留守處（原達(dá)州市熱電廠）、羅江水電站、小河嘴水電站、舵石鼓水電站、達(dá)州城區(qū)供電所等七家電力企業(yè)，開展了一次深層次的電力企業(yè)檔案管理工作調(diào)查，發(fā)放并收回《電力企業(yè)檔案管理情況問(wèn)卷調(diào)查表》56份，座談7次65人，取得了大量電力企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀資料。

1 電力企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 人員素質(zhì)不高，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。通過(guò)對(duì)反饋回的56份《電力企業(yè)檔案管理情況問(wèn)卷調(diào)查表》的匯總分析，有82.5%的同志認(rèn)為電力企業(yè)對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足。檔案管理本是電力企業(yè)管理工作中不可或缺的組成部分，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和原始憑證，具有非常重要的作用。走訪調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有的電力企業(yè)員工素質(zhì)低，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重經(jīng)濟(jì)效益輕企業(yè)管理，總認(rèn)為檔案工作不能給企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，而對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不高，在檔案管理方面投入不足。

1.2 在建工程中資料收集不及時(shí)。為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，電力企業(yè)就要不斷的擴(kuò)展壯大，由于電力行業(yè)的特殊性，在擴(kuò)展壯大的同時(shí)還必須要滿足人們的日常的需求，因此有很多工程都是邊生產(chǎn)邊擴(kuò)展。在在建工程的開展前、中、后期都有很多的資料需要收集。調(diào)查結(jié)果表明，62.5%的同志認(rèn)為資料收集沒(méi)有引起足夠的重視，工程從開始到結(jié)束都沒(méi)有任何檔案人員知曉和參與。調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，小河嘴電站在企業(yè)增效擴(kuò)容的工程中，由于沒(méi)有檔案管理人員參與，工程檔案及設(shè)備資料基本上都沒(méi)有及時(shí)收集歸檔。

1.3 農(nóng)網(wǎng)改造檔案資料不齊全。國(guó)家先后投入大量資金實(shí)施的農(nóng)村電網(wǎng)改造工程，是提振農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展，改善當(dāng)前農(nóng)村電網(wǎng)整體供電可靠性較差、供電能力不足、電能質(zhì)量不高等問(wèn)題的一項(xiàng)惠民工程。由于工程覆蓋面廣、工程量大、施工周期長(zhǎng)，這給工程資料的收集和整理帶來(lái)一定的難度。72.5%的同志認(rèn)為在工程建設(shè)中檔案人員沒(méi)有隨時(shí)進(jìn)行資料的收集。工程結(jié)束后，一是原始資料無(wú)處可尋，二是很多資料都是復(fù)印件，致使資料保存難度加大、檔案資料不齊全。

1.4 設(shè)備檔案資料丟失嚴(yán)重。有56.5%的同志認(rèn)為檔案人員參不參加設(shè)備驗(yàn)收不影響設(shè)備的運(yùn)行，設(shè)備開箱時(shí)，沒(méi)有通知檔案人員到場(chǎng)參加驗(yàn)箱，設(shè)備檔案資料丟失嚴(yán)重。沒(méi)有檔案人員及時(shí)收集設(shè)備資料，工作人員往往會(huì)將資料隨意放置，使企業(yè)大量的設(shè)備資料分散保存，丟失情況十分嚴(yán)重。例如：羅江水電站原有轉(zhuǎn)輪機(jī)組全套設(shè)備資料兩箱，現(xiàn)僅有18張，企業(yè)開展設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)要參照查考圖紙均已找不到，給施工作業(yè)造成很大被動(dòng)，影響了設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)和工作效率的提高，給企業(yè)造成了極大的損失。

1.5 檔案信息化建設(shè)滯后。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有60.5%的同志認(rèn)為信息化建設(shè)滯后，檔案數(shù)字化程度不高。個(gè)別企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)投入不足，經(jīng)費(fèi)無(wú)保障，設(shè)備落實(shí)，目前還沒(méi)有開展數(shù)字化加工。信息化是檔案管理工作的發(fā)展方向，也是提高檔案管理的有效途徑。個(gè)別企業(yè)沒(méi)有把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化整體規(guī)劃，致使檔案信息化建設(shè)缺乏必要的資金投入。個(gè)別企業(yè)雖配備了相關(guān)的數(shù)字化硬件設(shè)施，但利用率較低，數(shù)據(jù)錄入量有限，對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用不足，未能實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。

1.6 檔案管理中存在安全隱患問(wèn)題。在實(shí)地調(diào)查走訪中發(fā)現(xiàn)，全市電力企業(yè)檔案管理工作還存在以下安全隱患問(wèn)題：檔案庫(kù)房不符合安全防護(hù)的要求。設(shè)計(jì)布局不合理。例如：有的企業(yè)將文書檔案庫(kù)房設(shè)置于頂樓，由于承重力的問(wèn)題，故存放的數(shù)量有限，使有效的空間得不到合理的利用。有的庫(kù)房使用一般的鐵門、玻璃窗，僅在玻璃窗外架設(shè)了一護(hù)欄；有的企業(yè)檔案庫(kù)房設(shè)置在員工食堂樓上的電力賓館內(nèi)，由于沒(méi)有窗戶，長(zhǎng)年通風(fēng)和光照條件不好，地面陰暗潮濕，又未配備滅火設(shè)施，一旦發(fā)生盜竊、霉變、火災(zāi)等事件，后果不堪設(shè)想。調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)，原達(dá)州火電廠從1949年建立到2008年關(guān)停，其文書檔案2100多卷、會(huì)計(jì)憑證2310冊(cè)、會(huì)計(jì)報(bào)表及賬簿750卷一直未移交市檔案館，而經(jīng)歷了數(shù)次的搬遷后，已造成了大量的文件丟失。據(jù)職工反映，很多關(guān)于人員、設(shè)備的檔案資料都已無(wú)從查找。

2 對(duì)調(diào)查反映問(wèn)題的幾點(diǎn)建議

2.1 著力提高檔案人員素質(zhì)。檔案工作人員的高素質(zhì)是做好企業(yè)檔案工作的前提和保障。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案業(yè)務(wù)的工作效率、水平和質(zhì)量，對(duì)提高檔案管理工作有著舉足輕重的作用。要想做好電力企業(yè)檔案管理工作，必須重視檔案管理人員的培養(yǎng)，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式提高其業(yè)務(wù)技能及專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員的檔案基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、職業(yè)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問(wèn)題的基本能力，鼓勵(lì)檔案人員積極參加各級(jí)檔案部門組織的檔案專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)審，真正具備電力企業(yè)檔案管理崗位所需的從業(yè)資格。要在各個(gè)部門設(shè)置一名兼職檔案管理員，定期對(duì)這些檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，形成一個(gè)全封閉的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，打造一支具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、認(rèn)真負(fù)責(zé)的職業(yè)素質(zhì)和通力協(xié)作、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)的檔案工作隊(duì)伍。

2.2 建立健全各項(xiàng)檔案管理制度。制度本身就是一種規(guī)范。要根據(jù)電力企業(yè)工作的實(shí)際，制定文件形成、收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依。對(duì)企業(yè)在建工程、農(nóng)網(wǎng)改造工程項(xiàng)目檔案收集及設(shè)備開箱資料驗(yàn)收交接等環(huán)節(jié)，均要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的無(wú)縫鏈接，并在實(shí)踐中逐步的加以完善，使檔案管理更具標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化。

2.3 進(jìn)一步加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)對(duì)電力企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了劃時(shí)代的巨大影響，因此需借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不合理的一些方法和手段進(jìn)行改革。企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，根據(jù)需要和可能將其納入企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃、合理安排，制定相關(guān)的規(guī)章制度，深入研究檔案資源的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息的資源共享，充分利用現(xiàn)代數(shù)字化設(shè)備，引進(jìn)高水平、復(fù)合型的信息化人才，行之有效的開展檔案管理信息化建設(shè)工作。

2.4 切實(shí)做好檔案安全防護(hù)工作。電力企業(yè)要按照國(guó)家有關(guān)要求及檔案保管保護(hù)的相關(guān)規(guī)定，積極投入資金，配置具備安全保管條件的專門庫(kù)房，配備防盜、防火、防潮、防有害生物等必要設(shè)施。尤其對(duì)特殊載體檔案要采取有效的安全防護(hù)措施重點(diǎn)保護(hù)。要積極妥善地處理好關(guān)停企業(yè)的檔案資料，按照《破產(chǎn)改制企業(yè)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定做好其檔案資料的移交工作，防止丟失和損害。要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和涉及商業(yè)秘密檔案的管理，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，確保檔案信息的完整與安全。

3 結(jié)束語(yǔ)

科學(xué)規(guī)范的檔案管理是衡量電力企業(yè)管理水平與業(yè)績(jī)的重要指標(biāo)。目前，電力企業(yè)現(xiàn)代化管理水平日趨提高，檔案工作作為電力企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，必然要提高其管理水平。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我市電力企業(yè)檔案管理工作水平與現(xiàn)代企業(yè)管理及今后電力企業(yè)發(fā)展的需要還存在較大差距，需要各電力企業(yè)進(jìn)一步探索企業(yè)檔案管理的有效途徑，推進(jìn)企業(yè)檔案管理走上制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展軌道，真正使檔案工作為企業(yè)發(fā)展服好務(wù)。

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