簡議如何做好城鄉規劃檔案的管理工作

簡議如何做好城鄉規劃檔案的管理工作

文/馮彬，江西省城鄉規劃設計研究總院

隨著現代社會的發展，城鄉規劃的順利開展愈加顯得格外重要，其中，增強對城鄉規劃的管理力度顯得尤為關鍵與重要，在開展城鄉規劃管理工作的過程中，往往會出現一大批規劃管理檔案，這些檔案對于具體工作的考查都具有十分重要的保存與借鑒價值。城鄉規劃檔案作為城鄉規劃管理部門在實際工作中的一種記錄，反映了相關部門是否按照法律規定實施管理，具有相當大程度的真實性與可靠性，加強檔案管理工作毫無疑問是城鄉規劃工作的重點。本文主要結合當前城鄉管理工作的普遍情況與出現的相關問題，提出了檔案管理工作在今后的開展中需要注意的問題，并提出了相關解決措施。

城鄉規劃；檔案管理；專門化；規范化；高效

城鄉規劃在具體實施過程中，加強城鄉規劃管理工作是尤為重要的，然而，在開展管理工作的同時，加強對城鄉規劃方面的檔案管理又是其中的重中之重，原因在于對檔案的應用滲透到了整個城鄉規劃工作的各個階段，它是順利開展城鄉規劃管理工作的基礎與必要保障，一旦相關檔案資料存在問題，如資料不全面不完備、信息不及時不準確，都將影響到城鄉規劃工作的進度，阻礙其順利開展。由此可見，應當著重將檔案的管理作為整個城鄉規劃工作的關鍵與重點。

1 目前我國城鄉規劃管理工作的現行狀況

為了保證各個地區的建筑工程能夠得以在法律規定的范圍內開展規劃建設，各建設用地能夠得到合理規劃，我國相關部門以《城鄉規劃法》以及其他相關法律作為標準，對各區域的各種建設規劃項目做出了審批工作，從而保證合法順利地開展城鄉規劃管理工作。然而，隨著各類要求的不斷提高，大部分建設項目與工程容易發生重建、改建與擴建等相關變更，這大大增加了其工程周期，需要多次進行工程審批，也容易造成對工程審批的不及時與重復性，當前的城鄉規劃檔案管理工作在這方面還存在著許多的滯后性，這就需要負責城鄉規劃管理工作的相關行政部門根據實際情況加強對工程規劃的檔案管理與保存，使得相關檔案能夠做到動態化變更，從而達到適時及時管理原審批工程的目的。

2 目前城鄉規劃管理工作中亟待解決的問題

2.1 檔案管理體制嚴重分離

在當前的大環境下，主要是城鄉規劃的行政主管部門來主導城鄉規劃工作，在完成審批任務后才將最終檔案遞交給檔案管理部門，在這樣的管理模式下，實際上管理與服務部門之間存在著嚴重的分離與脫節，在對檔案的實際的管理過程顯得尤為被動，不利于對檔案的實時管理，從而影響管理效率與質量。

2.2 信息錄入效率低

城鄉規劃管理工作接觸數據多、信息量大，這些信息在錄入到審批檔案管理系統中時，往往采取手工錄入而數據又較為基礎，這樣就不可避免地存在著信息錄入的錯誤率大的問題，且有些信息需要重復錄入，浪費了大量的人力，且由于不準確的基礎數據的存在造成有些信息需要反復核查，阻礙了審批工作的順利開展，影響了工作效率。

2.3 相關檔案存檔過于分散

一般而言，雖然當地的城鄉規劃檔案的管理都存在于當地的規劃管理局審核的范圍之中，然而在實際的工作中，有些文件是多個審批環節的基礎性文件，有些環節如規劃編制、公文流轉的文件都與城鄉規劃審批相聯系，當前對檔案的類別有嚴格的劃分，不同類別的文件分散存檔于不同的管理部門呢，檔案的存放過于分散，在進行審批工作時，相關工作者不得不從各方收集檔案信息，給審批工作帶了了極大的不便，無法使服務方式變得更為快捷，同樣大大降低了工作效率。

3 針對目前檔案管理存在的問題做出的相應對策

為了進一步提升工作效率，針對城鄉規劃與管理工作出現上述的各類問題，應當結合實際來加以應對，進一步加強對檔案的信息的智能化管理與控制，以下是筆者提出的具體措施。

3.1 檔案管理專門化與及時化

由于在實際的城鄉規劃管理工作過程中，設計到各個不同的部門與單位，因此需要結合具體實際情況進行對文件的管理。一方面需要有專門化的檔案儲藏室、設備與檔案管理人員；另一方面需要制定合理嚴謹的檔案歸集制度，詳細劃分工作人員的工作職責與責任權限，使得相關文件與檔案能夠得到合理的歸納與整理，且各職能部門需要依法將重要文件及時遞交給城鄉規劃管理部門，從而最大程度上保證檔案資料的完整性，在保證檔案資料專門化與及時化的同時，各個相關部門也要及時更新觀念，加強部門之間的聯系與合作，溝通與交流，及時告知信息的變更促進信息的及時更新，使得技術與人員能動性相結合，達到規劃檔案更好地服務于審批工作的目的。

3.2 開發利用先進設備，提高工作效率

在目前階段，城鄉規劃的實時管理工作大多見于檔案管理環節，在面對眾多的檔案數據時，僅僅依靠傳統的手工錄入與檢索顯得效率十分低下，因此需要結合當下信息技術更新快的時代背景，有選擇地采用先進的技術設備，做到信息錄入與檢索的快捷化。在開發檔案信息資源時，需要結合城市管理工作的重心，針對有重要影響的事件與工程，要想提高開發檔案信息資源的效率，除了加強相關工作人員的專業素質培養，還得加強控制管理，將與某一項目有聯系的分散性的信息進行關聯，不斷地保證檔案信息資料的完整。

3.3 檔案管理規范化

加強規劃檔案管理的關鍵就是加強檔案信息的動態化管理，不斷結合具體的實際問題，沿用先進的管理技術，充分利用好大數據時代的資源。一方面，建立檔案管理的數字系統，將已存檔的檔案信息用電子導入到大型數據庫中，從而減少人工輸入，實現向電子化智能化的轉變；另一方面注重對管理人員的技術培訓，增強管理人員對信息技術的運用水平，從而保證對電子檔案的動態化管理。與此同時，為了改變被動與分散式的管理模式，使得檔案信息得以受到及時的監控，還需要進一步完善檔案管理機制，嚴格規范檔案的移交與歸集權限，打破負責檔案審核部門的被動局面。

4 結語

隨著城鄉規劃工作的不斷進行以及國家相關法律法規的不斷健全，檔案管理工作的進行更需要與時俱進，相關部門應當結合實際情況與問題加以改進，對檔案管工作的專門化、及時化與規范化開展做出相應的努力，從而更好地服務于城鄉規劃與建設。

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