信息化背景下的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理探究

◎王麗娜

信息化背景下的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理探究

◎王麗娜

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的好壞關(guān)系到登記信息的查詢、登記工作的順利開展及登記結(jié)果的社會(huì)公信力。在信息化背景的影響下，檔案管理要根據(jù)社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)與需求，不斷創(chuàng)新，順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步，轉(zhuǎn)變多年不變的管理模式和信息資源方式，探究不動(dòng)產(chǎn)檔案管理新思路，完善檔案管理相關(guān)機(jī)制，促使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作便捷、高效地開展。

檔案是指機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的文字、圖表及其他各種形式和載體的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案管理工作就是國(guó)家及其下屬的管理部門對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行有序地、統(tǒng)一地規(guī)劃管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的背景下，為了推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作統(tǒng)一、高效地開展，要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加大現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)實(shí)行統(tǒng)一登記、強(qiáng)化其檔案管理機(jī)構(gòu)、優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)的整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的集約化管理。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案最初是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的保存受到多方面的影響，尤其對(duì)于內(nèi)容價(jià)值較高的檔案，能夠確保檔案的完整、完好就顯得尤為重要。另外，檔案要經(jīng)常進(jìn)行查閱，容易損壞或遺失，這也給檔案的保存和管理帶來很大的困擾。因此，要轉(zhuǎn)變不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理模式，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，如互聯(lián)網(wǎng)等對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、整合及儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化及檔案信息一體化，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化的推廣與應(yīng)用。因此，建立與實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度、成立專職登記機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一和完善登記簿冊(cè)、建立不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化平臺(tái)等都是在信息化背景下，我們需要對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理進(jìn)行探究的工作。與創(chuàng)新，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作高效地進(jìn)行。

多年來，不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)關(guān)的職能過于分散，各部門采用不同的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同的數(shù)據(jù)采集方式、精度要求等。每個(gè)部門的管理側(cè)重點(diǎn)不同，致使檔案信息資源不能共享、互通，不僅給利用者的查閱帶來了極大的不便，而且對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息的完整性及保密性產(chǎn)生不良的影響。因此，改變當(dāng)前較為分散的職能管理情況，建立相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理探究的重要部分。由于普遍的檔案管理人員存在檔案只是為了保管的觀念，對(duì)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新沒有意識(shí)，對(duì)電子文件的歸檔、檔案的安全保密等方面意識(shí)薄弱，使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化只成為口頭上的目標(biāo)。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)的實(shí)施調(diào)查與更新關(guān)系到檔案信息資源能否有效地進(jìn)行整合，然而不動(dòng)產(chǎn)檔案管理模式的不夠明確、數(shù)據(jù)調(diào)查與更新的標(biāo)準(zhǔn)缺乏、數(shù)據(jù)的入庫(kù)匯總不夠及時(shí)、數(shù)據(jù)信息共享程度偏低等問題一直制約著檔案管理工作的有效開展。

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

不動(dòng)產(chǎn)登記工作是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的前提，在不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記規(guī)定出臺(tái)之前，不動(dòng)產(chǎn)登記工作主要由原有土地、房屋、農(nóng)林（牧）業(yè)、海洋等部門進(jìn)行，且各部門有自己的管理制度，這樣使得登記信息混亂、檔案管理分散，各部門檔案信息管理體系標(biāo)準(zhǔn)不一、規(guī)范管理工作發(fā)展不協(xié)調(diào)，使不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作極不規(guī)范地進(jìn)行。目前，土地和房屋等不動(dòng)產(chǎn)登記管理系統(tǒng)和信息化建設(shè)步伐較快，而林業(yè)、海域、農(nóng)業(yè)等部門的不動(dòng)產(chǎn)登記系統(tǒng)建設(shè)及其信息化管理還需較大程度的提高與改善。由于這些原因的存在，迫使對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變

對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的思考與建議

抓好基礎(chǔ)制度，完善管理體系。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度是不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作有序進(jìn)行的基礎(chǔ)，分散的管理機(jī)構(gòu)、差異化的管理體系都很大程度上抑制了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的開展及檔案利用服務(wù)的水平。為了抓好和完善檔案管理的基礎(chǔ)制度，第一：要了解分散檔案的情況、整理檔案資料、理清相互關(guān)系；第二：對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行整合，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，規(guī)范電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而移交檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理；第三：強(qiáng)化檔案管理規(guī)范，創(chuàng)建完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)以檔案信息化管理為主，基礎(chǔ)的管理制度為輔助的整套檔案管理體系。為了方便檔案登記信息的查詢、檔案管理信息化的實(shí)施，要不斷完善不動(dòng)產(chǎn)登記法律體系，出臺(tái)檔案管理方面的法律法規(guī)，補(bǔ)充更新地方性的法規(guī)等，使得不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的進(jìn)行提供法律依據(jù)。另外，針對(duì)不同的地方、不同的情況，要對(duì)地方性法律法規(guī)進(jìn)行合理的使用與改進(jìn)，以此確保不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度體系的全面改善。與此同時(shí)，要以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的理念來提高對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理，制定不動(dòng)產(chǎn)檔案管理制度、完善檔案管理法律法規(guī)體系。

理順管理機(jī)制，落實(shí)管理職責(zé)。在實(shí)施檔案數(shù)據(jù)整合管理時(shí)，要明確統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、管理部門及職責(zé)，原有土地、房屋、農(nóng)林（牧）業(yè)、海洋等部門的檔案數(shù)據(jù)信息資料要以各自現(xiàn)有的檔案信息資料作為依托，通過互聯(lián)網(wǎng)、局部網(wǎng)等現(xiàn)代信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源的互通與共享。同時(shí)，在檔案管理實(shí)施過程中，建立由國(guó)土部門為首的整合管理，逐步實(shí)現(xiàn)農(nóng)林（牧）業(yè)、海洋等部門檔案數(shù)據(jù)的移交與整合。為了理順管理機(jī)制，落實(shí)管理職責(zé)，對(duì)國(guó)土部門實(shí)施全面規(guī)范的管理機(jī)制，建立以國(guó)土部門為統(tǒng)一的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理統(tǒng)一體系。

提高信息化水平與服務(wù)意識(shí)。在不斷轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的過程中，要加強(qiáng)檔案信息化管理的意識(shí)，把檔案管理信息化體系建設(shè)列入日常的工作計(jì)劃與考核范圍。同時(shí)，為了提高檔案管理信息化水平，要建立相關(guān)獎(jiǎng)，勵(lì)機(jī)制、開展相關(guān)培訓(xùn)工作，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理體系。另外，在提高檔案管理信息化水平的同時(shí)，也要強(qiáng)化不動(dòng)產(chǎn)檔案利用的服務(wù)意識(shí)，做到檔案管理為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用而服務(wù)，實(shí)現(xiàn)改革不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的初衷與價(jià)值。

在現(xiàn)代信息化飛速發(fā)展的社會(huì)背景下，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理體系的改革與探究是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作。由于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理部門分散、部門職能不明確，檔案管理體系標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,檔案管理模式的不夠明確、數(shù)據(jù)調(diào)查與更新的標(biāo)準(zhǔn)缺乏、數(shù)據(jù)的入庫(kù)匯總不夠及時(shí)等諸多問題，致使檔案數(shù)據(jù)信息整合工作難以推進(jìn)，檔案信息資源不能共享、互通。同時(shí)，檔案管理人員對(duì)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新意識(shí)薄弱，一直保持檔案只是為了保管的觀念，都使得不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作繁瑣而單調(diào)。因此，要抓好檔案管理基礎(chǔ)制度工作，進(jìn)一步完善管理體系，理順管理機(jī)制，落實(shí)管理職責(zé)，并且提高檔案管理信息化水平與服務(wù)意識(shí)，才能使不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作真正做到便捷、高效地進(jìn)行。

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