如何做好社會保險業務檔案管理工作相關探討

文/許寧飛，鄆城縣人力資源和社會保障局

如何做好社會保險業務檔案管理工作相關探討

文/許寧飛，鄆城縣人力資源和社會保障局

對社會保險業務中相關的檔案信息進行收集、整理以及歸檔等環節，再將檔案進行移交、統計以及利用等工作過程就是社會保險業務檔案管理工作，這也是社會保險業務中最基本的工作。本文通過論述與分析了我國社會保險業務檔案管理工作中存在的問題、以及進一步加強我國社會保險業務檔案管理工作的有效措施兩個主要方面，旨在全面順應時代發展潮流提高我國社會保險業務檔案管理的工作效率與質量，滿足人們對自身社會保險情況關注的需求，從而促進我國社會保險業得到平穩與健康的運行與發展。

檔案管理；社會保險；業務管理；存在問題；有效措施

我國社會保險業務的檔案管理工作是社會保險業眾多工作環節中的一項基礎性工作，是全面提高社會保險業工作效率與質量以及實現科學化管理的必要途徑，是進一步加強保險業內部規范化建設的必然條件。在經濟得到迅速發展的大環境下，社會保險業也因此得到了全面的發展與提升，社會保險業工作展開中的各項制度改革也逐漸深入，很多工作人員與勞動者的參保意識得到了全面的加強，社會保險涉及面也越來越廣，在很大程度上增加了社會保險業工作中的申報、登記、資料轉移等多種業務的工作量，我國社會保險業務中的資料記錄具有越來越重要的作用，也因此引起了我國社會保險業中經辦機構的高度關注與重視。我國社會保險業務檔案管理工作中還存在一些現實性的問題，極大的影響了我國社會保險業業務辦理的工作效率，因此積極結合時代發展特征找準科學合理的有效措施予以解決是至關重要的。

1 我國社會保險業務檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理工作缺乏統一性的標準

現階段，我國我國社會保險業務檔案管理工作在具體展開中還存在范圍不明確的現象，檔案信息的種類也并不清晰，我國社會保險業務相關的文件資料在收集上也不齊全，整個檔案管理工作沒有有效而健全的管理方式，在很大程度上導致了我國社會保險業務在檔案管理沒有良好的規范性，給檔案資料的查找與整理帶來了極大的麻煩，對檔案管理工作的順利展開以及更加的標準化的進行產生了不利影響，甚至會發生檔案信息歸納錯誤、檔案資料丟失的現象。

1.2 檔案管理工作的展開缺乏高水平的軟硬件設備

在我國我國社會保險業務檔案管理工作展開過程中，因為受到資金投入不足以及場地的限制，導致整個檔案管理工作并沒有納入到社會保險經辦機構的相應議事日程中，我國有很多的社會保險經辦機構到目前為止都沒有設置合理而固定的場所來進行檔案資料的存放，長時間之后社會保險的檔案信息資料只能由經辦機構中不同的部門進行分管，檔案資料沒有良好的存放位置很容易出現字跡不清晰甚至紙張破損的現象，存在很大的安全隱患。

2 缺乏專業素質較高的檔案管理人員，未能設置專門的工作人員

在我國經濟發展的新形勢下社會保險業得到了迅猛的發展，因此社會保險業務辦理過程中的檔案資料的存放量也與日俱增，我國有很多的社會保險經辦機構沒有設置經過專業培訓的工作人員勝任檔案管理工作，只是簡單的從其他部門抽調一些人員進行兼職，往往這些工作人員缺乏檔案管理工作的專業知識與業務處理能力，對檔案管理工作順利而高效的開展產生了極為不利的影響。這種工作人員分配形式必然帶來工作進行的穩定性，價值又缺乏基本的檔案管理工作知識，直接影響了社會保險業務檔案管理的工作質量與效率。

2.1 建立健全檔案管理工作制度，對工作流程進行規范

在我國社會保險業務檔案管理工作的展開過程中，及時規范工作展開并確保檔案信息資料的安全及完整性，只要在于對檔案管理工作進行標準化與統一化的管理。全面依托于我國頒布的相應檔案法律法規等政策，進一步建立健全我國社會保險業務檔案管理工作制度，很據實際要求制定出具有高度針對性的檔案信息歸檔標準，建立專門性的檔案資料保存室，全面構建出科學而完整的制度體系，進一步做到檔案管理工作有法可依、有法可循。對于不同種類的檔案信息管理應當在各工作環節展開中有明確的程序，保證社會保險的檔案資料能實現了標準化與集中化的管理。

2.2 完善檔案管理的基礎設施建設

在我國社會保險業的檔案管理工作展開中，需要投入足夠的資金加強工作展開的基礎設施建設，將檔案信息資料的存儲、查閱以及辦公三者進行分開進行，為檔案資料設置相適應的檔案柜，并注重對檔案信息存儲室的環境進行有效的控制與管理，防止出現檔案因為天氣問題被損害、因為管理不嚴被竊取等現象，對檔案室實行嚴格系統化與科學化的管理，保證檔案室的安全性。除此之外，積極開發與利用檔案資料管理系統，將保險業務與信息系統進行良好的連接，對信息數據的格式進行統一，全面實現我國社會保險業中檔案信息管理全程控制的最終目標。社會保險業務的檔案資料信息是參保人個人信息與情況的真實反映，因此檔案管理工作還應當注意保密性，社會保險經辦機構應當組織檔案管理人員定期參加專業培訓與教育，不斷提升自身業務素質的同時還提升對檔案資料信息安全的意識，確保我國社保檔案管理工作能夠高質量、高效率的展開。

3 結語

綜上所述，在經濟得到全面發展的新時代背景下，我國社會保險業也因此得到了全面的發展，工作水平得到進一步的提升。本文圍繞著我國社會保險業務檔案管理工作中存在的問題、以及進一步加強我國社會保險業務檔案管理工作的有效措施兩個主要方面展開了論述與分析，目的是為了全面順應時代發展，提高我國社會保險業務檔案管理的工作效率與質量，從而促進我國社會保險業得到平穩與健康的運行與發展。

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