試論人力資源檔案管理的信息化建設

文/史運昌，商水縣人力資源和社會保障局

試論人力資源檔案管理的信息化建設

文/史運昌，商水縣人力資源和社會保障局

在知識、市場經濟時代，管理的方式、內涵發生變化，人才競爭激烈，人力資源管理水平急需加強。在目前的人力資源檔案管理中，存在管理手段落后、設備不齊全等問題，需要利用網絡信息技術，建立人力資源檔案管理信息化平臺，實現檔案管理的數字化、電子化，實現檔案資源共享，提高管理水平，為人力資源管理、檔案利用提供方便。

人力資源；檔案管理；信息化建設

人力資源又稱為勞動力資源，是一個國家、地區具有勞動能力，能過推動整個社會、經濟發展的人口總和，是社會生產的必要的先決條件[1]。而對于人力資源資源檔案管理而言，其就是推動人力資源中的信息資源，從而使人力資源的流動增加。在電子信息技術發展的推動，信息化建設規模逐漸擴大，人力資源檔案管理信息化建設也逐步開展，利用現代信息技術，依托網絡化、數字化載體手段，實現信息資源共享，提高檔案管理水平。

1 人力資源檔案管理中的問題

1.1 人力資源檔案管理任務量大、設備不足

在目前的人力資源檔案管理中，管理任務量增加，但硬件設備不齊全。2008年，國務院機構進行改革，原勞動部、原人事部、社會保障部合并組建，形成社會保障部、人力資源部，且此后各地方相繼合并兩部分，逐漸擴大業務范圍，甚至一些地方直接將兩部門合并，整合交叉業務，檔案管理工作量增加[2]。同時，大中專畢業生檔案、解除勞動合同的職工檔案等進入人力資源部，需要管理的檔案信息繁多。此外，人力資源檔案管理的檔案館、設備等硬件設施不齊全，一些企業單位并缺乏專門的檔案管理室，檔案管理流于形式，紙質檔案得不到保護，且傳統的人工管理不能滿足檔案管理需求，管理不便，管理效率低。

1.2 人事代理制度存在弊端

根據國家人事政策法規要求，所屬于政府人事部門的人才服務中心在其服務項目范圍內，接受單位、個人委托，為各經濟單位、人才提供全方位服務，如人事檔案管理，出國政審、職稱評定等，這類服務制度即為人事代理。代理方式主要包括可多項委托、委托人人事代理等。在人事代理制度中，存在檔案記錄不全面、人與檔案分離等問題。例如，在一些限制戶籍的城市中，當地人才服務部門對大中專畢業生托管檔案進行一定的限制，這樣，畢業生只好將檔案送至其戶籍地，從而造成人的檔案分離狀況，為檔案使用造成不便，并影響檔案記錄。

1.3 管理手段落后

目前，許多社會保障檔案管理、人力資源檔案管理仍采用傳統的管理模式，即紙質檔案管理。當然，一些企業單位實行計算機管理，但缺乏統一的、高技術水平的管理軟件，仍是人工查詢、手工操作。例如，當檔案移交到檔案管理部門時，管理部門需要對檔案進行登記造冊，并為其開具檔案托管證書，對檔案分類，按照類別將檔案放入檔案柜里。這樣，只有憑借證書編號才能查詢被托管的檔案，當軟件出現問題時，計算機檢索便檢索不到檔案。同時，一些企業單位具有較少的專門的技術管理人員，多數檔案管理人員缺乏專業的管理知識、技術知識，僅根據自己的想法管理檔案，管理水平低。

2 人力資源檔案管理信息化建設的具體策略

2.1 配置統一的軟硬件設施

建設人力資源檔案管理信息化，加強檔案管理信息化，社會保障局、人力資源部應建設統一的硬軟件配備，并加大軟件開發投入力度，建立先進高效的檔案管理系統、數字化設施，建立人力資源信息數據庫，實現檔案的無紙化管理、自動轉化、存儲、檢索等[3]。利用專門的、先進的人力資源檔案管理軟件，在數據庫中輸入人力資源信息，制作電子卡片，形成電子檔案，信息化操作檔案收集、利用，從而便于信息查詢、流轉，打破地域限制，滿足人才流動需求。

2.2 充分挖掘信息資源

信息資源管理是人力資源檔案的核心，在檔案資源信息化建設中，應突破傳統的紙質檔案管理中信息資源的局限性，應對信息資源進行充分挖掘，總體規劃、分層進行。在信息化建設、管理中，先對檔案的案卷級、文件級目錄數據庫進行構建，再構建檔案全文數據庫。而對于數據庫的建設，應集中財力、物力、人力，從而構建一系列的通用性好、規范化的多媒體數據庫、全文、條目數據庫，擴大檔案信息。同時，社會保障局、人力資源部充分利用自身優勢，以其為突破口，對現階段的重復建設、力量分散局面進行處理，掌握大量檔案知識資源，構建屬于自己的數據庫，建立知識水平較高的檔案知識庫，實現檔案資源共享[4]。

2.3 加強人才隊伍建設

針對目前人力資源檔案管理人才專業知識、操作技能缺乏的狀況，社會保障局、人力資源應加強培養人力資源檔案信息管理人才，培養具有高水平信息技術、管理知識的專業化、復合型人才。首先，通過技能研修、繼續教育、網絡培訓等途徑，提高人力資源檔案管理者的電子文件管理水平、網絡技術水平，使管理者檔案信息獲取、記錄、加工等能力得到提升。其次，增強管理者的使命感、責任感，培養良好的職業道德、思想政治水平，從而使其具有安全保密意識，確保檔案信息安全。同時，在檔案信息管理中，由于互聯網具有一定風險性，因此，管理人員還應具有風險防范意識、網絡安全防控知識，及時備份數據，確保信息的安全性、完整性。

3 結語

在現代信息技術快速發展的今天，檔案管理有新的途徑，可充分利用數字化、網絡化、電子化檔案載體手段，打破傳統紙質檔案管理模式，加快自身信息化建設，提高管理效率。以上本文主要對目前人力資源檔案管理存在的問題進行分析，并在此基礎上提出問題解決措施，以檔案管理信息化建設提升檔案管理水平。

[1]劉志國.信息化建設在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件[J].價值工程,2015,(2):150-151.

[2]張利華.窺探人力資源檔案信息化建設的有效路徑[J].現代經濟信息,2016,(3):116.

[3]郁識.信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理分析[J].人才資源開發,2016,(20):133.

[4]李秀玲.淺談林區檔案信息管理的發展趨勢[J].科技創新導報,2015,12(5):210.