信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化的融合及發(fā)展趨勢(shì)

孫傳飛

信息技術(shù)

信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化的融合及發(fā)展趨勢(shì)

孫傳飛

信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了互相促進(jìn)、互相融合的新階段，并且具有網(wǎng)絡(luò)化、智能化等顯著特點(diǎn)。同時(shí)隨著智能手機(jī)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息技術(shù)新元素的普及和成熟，信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的融合呈現(xiàn)出新的發(fā)展趨勢(shì)。

信息技術(shù)；辦公自動(dòng)化；融合；發(fā)展趨勢(shì)

一、辦公自動(dòng)化概述

辦公自動(dòng)化是辦公與管理自動(dòng)化的簡(jiǎn)稱。早在 20 世紀(jì) 50年代，美國(guó)的部分企業(yè)開(kāi)始用機(jī)器來(lái)處理辦公業(yè)務(wù)，當(dāng)時(shí)美國(guó)人就把這種手段叫做辦公自動(dòng)化 （即 Office Automation, 縮寫為OA）。其后隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，尤其是 Internet/Intranet等計(jì)算機(jī)和通訊手段的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)化應(yīng)用和研究也越來(lái)越成熟。如今辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為國(guó)際上飛速發(fā)展的一門綜合性交叉型學(xué)科，它綜合了計(jì)算機(jī)、電子通信、管理科學(xué)、行為科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、行政文秘等多種技術(shù)手段和學(xué)科領(lǐng)域，成為國(guó)家和社會(huì)信息化程度的重要標(biāo)志。

技術(shù)手段的發(fā)展不僅影響著辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，也使得辦公自動(dòng)化(OA)技術(shù)的內(nèi)涵及外延也發(fā)生了改變。目前國(guó)外關(guān)于辦公自動(dòng)化的權(quán)威定義是美國(guó)麻省理工學(xué)院季斯曼教授提出的，他認(rèn)為辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理、且量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務(wù)上的一項(xiàng)綜合技術(shù)。而我國(guó)學(xué)術(shù)界普遍認(rèn)為，辦公自動(dòng)化就是利用先進(jìn)的科技手段，不斷地使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中,并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。

完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是包含人機(jī)，硬軟件，加工信息的綜合系統(tǒng)。其中人的要素，即辦公人員；物的要素，即辦公工具和設(shè)備，比如紙筆、計(jì)算機(jī)設(shè)備、通訊設(shè)備、文件復(fù)印設(shè)備以及相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件等；信息要素，包括對(duì)各類信息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、指令和知識(shí)進(jìn)行加工處理。

顯然，辦公自動(dòng)化的目的是盡可能利用各種技術(shù)手段、物質(zhì)資源、硬件和軟件提高辦公業(yè)務(wù)的工作效率，減輕辦公業(yè)務(wù)對(duì)人力資源的依賴，提高辦公業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量，為管理和決策提供科學(xué)有效的參考。

二、信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化的融合

眾所周知，辦公自動(dòng)化離不開(kāi)信息技術(shù)特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的支撐。而另一方面辦公自動(dòng)化帶來(lái)的實(shí)際需求也有針對(duì)性的促進(jìn)了信息技術(shù)的市場(chǎng)化發(fā)展。并且因此而產(chǎn)生了諸如二合一平板電腦、無(wú)線辦公設(shè)備、惠普 A3 智能復(fù)合機(jī)等新型辦公設(shè)備。因此可以說(shuō)信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了互相促進(jìn)，互相融合的階段。

傳統(tǒng)意義上，信息技術(shù)的和辦公自動(dòng)化的融合表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)硬件軟件在辦公自動(dòng)化中的普遍應(yīng)用。這些應(yīng)用主要有文本文字處理、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)處理、多媒體技術(shù)的運(yùn)用等方面。自動(dòng)化辦公借助 World、WPS 等辦公工具，提高文本編輯、排版等辦公效率和質(zhì)量；數(shù)據(jù)處理技術(shù)則利用 Excel、SPSS 等數(shù)據(jù)處理軟件，進(jìn)行表格編制、數(shù)據(jù)采集輸入、數(shù)據(jù)計(jì)算分析和處理，提高處理大規(guī)模統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的能力；多媒體技術(shù)則綜合運(yùn)用圖像處理系統(tǒng)、多功能工作站、語(yǔ)音傳真等技術(shù)使得辦公業(yè)務(wù)更便捷、更人性化。

目前，信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的融合已經(jīng)突破了上述傳統(tǒng)范圍，信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化融合的內(nèi)容在廣度和深度上都發(fā)生了諸多變化，并且二者融合的網(wǎng)絡(luò)化、智能化特點(diǎn)明顯增強(qiáng)。在這些新變化、新融合中，值得關(guān)注的動(dòng)向有以下幾點(diǎn)：

（一）通過(guò)構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享

得益于計(jì)算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益成熟，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅能便捷得實(shí)現(xiàn)辦公數(shù)據(jù)的傳輸和共享，還能有效的共享辦公自動(dòng)化軟件和硬件設(shè)備。我們知道，許多辦公自動(dòng)化硬件設(shè)備，比如激光打印機(jī)、繪圖儀，海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)設(shè)備等價(jià)格昂貴，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)這些資源的共享能極大地提高辦公效率，顯著降低單位辦公成本。此外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建也為辦公信息的發(fā)布和共享提供了有效實(shí)用的平臺(tái)，這甚至引起了傳統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)模式的改變。比如在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)，依賴人才市場(chǎng)的傳統(tǒng)招聘模式逐漸淡出視野，取而代之的是逐漸完善的網(wǎng)絡(luò)人才招聘模式。功能完備的人才招聘系統(tǒng)涵蓋了招聘信息的發(fā)布、應(yīng)聘人員報(bào)名、應(yīng)聘者遴選與考核（甚至包括面試）直至最后應(yīng)聘結(jié)果公布等各個(gè)重要的招聘環(huán)節(jié)。新的招聘模式既提高了招聘工作的效率，又免去了辦公人員的舟車勞頓，節(jié)約了人力資源成本，受到了越來(lái)越多的企事業(yè)單位認(rèn)可。

（二）無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展優(yōu)化了辦公環(huán)境，豐富了辦公從場(chǎng)所的外延

無(wú)線網(wǎng)絡(luò)，尤其是近年出現(xiàn)的 WI-FI技術(shù)的有效應(yīng)用一方面將傳統(tǒng)的辦公環(huán)境變得更加整潔舒適，另一方面還使得筆記本等移動(dòng)設(shè)備用于辦公更為便捷，從而促成了移動(dòng)辦公模式的產(chǎn)生和發(fā)展。在無(wú)線網(wǎng)絡(luò)支持下，電子郵件、即時(shí)通訊工具、網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議軟件等通訊技術(shù)擴(kuò)大了辦公環(huán)境的外延，人們可以在休閑場(chǎng)所、家里甚至車上隨時(shí)隨地的開(kāi)啟辦公業(yè)務(wù)，輕松完成辦公工作。

（三）云計(jì)算等新技術(shù)促使現(xiàn)代化辦公更加智能化、便捷化

云計(jì)算平臺(tái)簡(jiǎn)單地說(shuō)就是一種提供服務(wù)的平臺(tái)，該平臺(tái)只要求用戶通過(guò)具備計(jì)算功能的計(jì)算設(shè)備和有效的互聯(lián)網(wǎng)接入，就能夠及時(shí)的獲取云計(jì)算提供的各類服務(wù)。云計(jì)算的最大優(yōu)勢(shì)在于可以將信息全部連接存儲(chǔ)于一個(gè)數(shù)據(jù)云團(tuán)內(nèi)，同時(shí)各方設(shè)備都能夠?qū)ζ溥M(jìn)行及時(shí)有效的訪問(wèn)，從而實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。我們常用的筆記本電腦，智能手機(jī)等接入網(wǎng)絡(luò)后都可以享受云端服務(wù)，輕松地瀏覽辦公文件文件，參與視頻討論、獲得辦公數(shù)據(jù)，并進(jìn)行文件、數(shù)據(jù)的修改和上傳等。常見(jiàn)的云盤、云同步等功能則為海量辦公數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、及時(shí)更新、保證信息安全等需求提供了巨大的便利。隨著我國(guó)云計(jì)算技術(shù)的迅猛發(fā)展，諸如WPS等辦公軟件已謀求與與計(jì)算技術(shù)的深度融合，同時(shí)也有相當(dāng)多的政府部門、企事業(yè)單位采用了基于云計(jì)算技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，極大地提升了單位的辦公自動(dòng)化水平和管理運(yùn)營(yíng)能力。

三、信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化融合的發(fā)展趨勢(shì)

最近，智能手機(jī)的普及帶來(lái)了以微信（公眾號(hào)）為代表的自媒體傳播途徑的蓬勃發(fā)展、以大數(shù)據(jù)為代表的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)引起廣泛關(guān)注。這些信息技術(shù)的新元素必將進(jìn)一步賦予辦公自動(dòng)化更加現(xiàn)代化的新內(nèi)涵，從中我們也可以看到信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化融合發(fā)展的新趨勢(shì)。

（一）移動(dòng)辦公理念成為更加普遍的共識(shí)和需求

隨著智能手機(jī)等移動(dòng)辦公設(shè)備的普及、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的普遍覆蓋、云存儲(chǔ)的廣泛使用，以移動(dòng)辦公為核心的新理念在掀起辦公模式的重大革命。UnwiredVenture 首席執(zhí)行官 PhillipRoss 在一個(gè)調(diào)查報(bào)告中說(shuō)：“現(xiàn)在，辦公室的使用率通常只有 45%，保留空蕩的辦公桌并不明智”。而相關(guān)資料表明，越來(lái)越多的人更傾向于選擇3A辦公模式，即在任何時(shí)間（Anytime）、任何地點(diǎn)（Anywhere）處理相關(guān)辦公業(yè)務(wù)的任何事情（Anything），這一模式將使得任何覆蓋無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的場(chǎng)所成為真實(shí)的辦公場(chǎng)景。這種不受時(shí)間、地點(diǎn)限制的移動(dòng)辦公模式必將受到更多辦公人員，尤其是追求自由輕松的年輕辦公人員的青睞，移動(dòng)辦公理念也將成為普遍的共識(shí)和需求。

（二）自媒體傳播途徑將對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響

自媒體（WeMedia）是一個(gè)普通市民經(jīng)過(guò)數(shù)字科技與全球知識(shí)體系相聯(lián)，提供并分享他們真實(shí)看法、自身新聞的途徑。現(xiàn)代社會(huì)的自媒體內(nèi)容十分豐富，包括博客、微博、貼吧、論壇 /BBS 等網(wǎng)絡(luò)社區(qū)

以及近年出現(xiàn)的影響最為廣泛的微信。微信和辦公自動(dòng)化的結(jié)

合———微信企業(yè)公眾號(hào)的橫空出世為辦公自動(dòng)化提供了一種頗具“創(chuàng)意”的全新辦公途徑和手段。企事業(yè)單位通過(guò)在公眾號(hào)上發(fā)布、分享、提醒、修改、管理相關(guān)辦公信息，實(shí)現(xiàn)便捷，符合大眾行為特點(diǎn)的辦公目的。由于微信已經(jīng)成為用戶最為活躍的手機(jī)應(yīng)用之一，因此微信企業(yè)公眾號(hào)辦公手段能十分順利的為大眾接受。使用微信企業(yè)公眾號(hào)進(jìn)行辦公具有傳播便捷、管理透明、增值服務(wù)多樣等特點(diǎn)，必將成為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的新途徑，進(jìn)而對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。

（三）基于計(jì)算機(jī)的大數(shù)據(jù)處理技術(shù)和辦公自動(dòng)化的融合走向縱深

一般意義上，大數(shù)據(jù)是指無(wú)法在可容忍的時(shí)間內(nèi)用傳統(tǒng) IT技術(shù)和軟硬件工具對(duì)其進(jìn)行感知、獲取、管理、處理和服務(wù)的數(shù)據(jù)集合。實(shí)際上，大數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理方法早已在辦公中得到了有效應(yīng)用。眾所周知，沃爾瑪在對(duì)消費(fèi)者購(gòu)物行為的龐大數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算機(jī)分析時(shí)，意外得發(fā)現(xiàn)男性顧客在購(gòu)買嬰兒尿布時(shí)，常常會(huì)順便購(gòu)買“搭配”幾瓶啤酒。于是沃爾瑪推出了“啤酒 + 尿布”的捆綁銷售手段。這種大數(shù)據(jù)分析給沃爾瑪帶來(lái)了巨大的成功。大數(shù)據(jù)的處理方法可以實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)整合，增加數(shù)據(jù)的使用效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)間“1+1＞2”的潛在價(jià)值。大數(shù)據(jù)既能為辦公工作提供便捷準(zhǔn)確的多維數(shù)據(jù)查詢，又可以通過(guò)分析數(shù)據(jù)得到有價(jià)值的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)信息，為辦公決策提供科學(xué)合理有效的依據(jù)。因此，具有海口量數(shù)據(jù)處理能力的大數(shù)據(jù)方法必然會(huì)和辦公自動(dòng)化進(jìn)行更為廣泛深入的融合。

四、結(jié)束語(yǔ)

縱觀辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程可以發(fā)現(xiàn)，每一次信息技術(shù)的升級(jí)和變革都對(duì)辦公自動(dòng)化的前進(jìn)起到了巨大的推動(dòng)作用。這種推動(dòng)大到改變辦公自動(dòng)化的理念、模式和環(huán)境，小至提升辦公軟件、硬件等具體業(yè)務(wù)工具，可謂影響深遠(yuǎn)全面。隨著社會(huì)的發(fā)展，企事業(yè)單位對(duì)辦公自動(dòng)化的要求越來(lái)越高，信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的聯(lián)系只會(huì)越來(lái)越緊密，越來(lái)越深刻。因此辦公人員要主動(dòng)關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展新動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化中的新理念、新模式和新技術(shù)，這樣才能提高辦公自動(dòng)化的質(zhì)量和效率，為提升我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展水平和競(jìng)爭(zhēng)力奠定基礎(chǔ)。

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孫傳飛，男，江蘇南京人，中共江蘇省委研究室秘書科科長(zhǎng)，從事文秘方面的研究與實(shí)踐。

TP317.1

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1008-4428（2017）06-134-02