淺談電力工程總承包項目檔案管理

王文霞

/中國能源建設集團廣東省電力設計研究院有限公司

淺談電力工程總承包項目檔案管理

王文霞

/中國能源建設集團廣東省電力設計研究院有限公司

電力建設項目檔案是項目從立項、設計、采購、施工、試運等工程建設全過程的真實記錄,是直接見證各參建單位在整個工程項目管理質量，是直接影響到機組投產后正常運行、維護、改造等，因此，作好總承包項目的檔案管理工作，是項目建設過程中重要的工作內容之一。

總承包；檔案管理；問題；措施

近年來，總承包單位圍繞著建立國際工程公司戰(zhàn)略目標，不斷開拓工程總承包市場，在工程總承包項目管理上積累了豐富經驗。但是，工程總承包檔案管理卻普遍嚴重滯后，嚴重影響總承包項目的收款工作及業(yè)務快速發(fā)展。然而，電力工程檔案是評價質量的信用依據，對工程質量起著監(jiān)督和驗證作用，是電力企業(yè)信息資源的重要部分。《國家重大建設項目檔案驗收辦法》提出未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。而且，業(yè)主及上級主管單位在工程達標投產考核時對工程檔案驗收極為重視，工程檔案管理驗收不合格，工程就不能達標。同時，《火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范DL/T241-2012》明確規(guī)定對申報優(yōu)質工程的火電建設項目，應在檔案專項驗收合格，且按DL/T5210的規(guī)定通過程質量整體評價（含檔案整體評價）后才能申報，可見，項目檔案管理是工程創(chuàng)優(yōu)的必備條件之一。因此，實行工程總承包的建設項目，工程檔案管理是總承包項目管理的重要工作，要想向業(yè)主單位交把“金鑰匙”，就必須重視工程檔案管理。

一、電力工程總承包檔案管理的特點

電力工程總承包的檔案形成的渠道多，牽涉面廣、專業(yè)性比較強，參建單位比較多，不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同性質的單位都有可能，同時，在實際工作中，電力行業(yè)檔案標準與其他行業(yè)檔案標準有些規(guī)定會存在差異，來自不同行業(yè)的參建單位檔案人員對電力檔案見解不同，眾說紛紜，經常為執(zhí)行哪個標準而爭論不休。因此，總承包檔案管理過程中，除了深入了解本身電力行業(yè)的標準，還要必須了解與之有關聯(lián)的行業(yè)或專業(yè)的標準，同時要組織，協(xié)調溝通，指導各參建方的檔案管理工作，保證整個總承包項目的檔案管理工作有序開展。

二、 電力工程總承包檔案管理存在問題

對于在建的總承包項目和已竣工的工程檔案管理，根據各項目部反映的問題，結合檔案管理實際工作綜合分析，主要存在以下問題：

1.重建設，輕檔案管理。很多參建單位對檔案管理重要性認識不足，在工程合同中對檔案管理的條款很少，甚至是沒有，往往只是抓工程質量和進度，忽視檔案管理工作，而是等工程快到竣工時，才知道工程檔案要驗收，導致后期因資料移交問題，與建設單位出現了很多扯皮問題，從而影響了工程收款的工作。

2.工程總承包項目檔案管理基本是個空白，檔案意識薄弱。往往認為檔案人員工作只不過是一些收發(fā)文的文職工作而已，項目部臨時聘用沒有工程檔案專業(yè)知識，對工程項目管理管理一竅不通的資料員。然而，總承包項目工程周期長，專業(yè)性較強，文件種類繁多，內容繁雜，數量較多，如果沒有專業(yè)的檔案管理人員，很難將檔案收集，管理好。或者有些總承包項目，沒有設專責檔案管理人員，往往一人兼任多職，疲于應付日常事務，沒有過多的精力和時間投入檔案工作，忽略了項目前期階段的資料收集，導致文件資料嚴重丟失，等到項目快到完工時，才投入人力、物力搞突擊，造成移交檔案質量差，準確性，真實性、完整性達不到規(guī)范要求。

3.在現場施工高峰期，技術人員忙于現場施工進度質量管理，同時要兼顧堆積如山的項目文件的審查簽字，面對如此繁重的工作負荷，再加上對檔案工作不重視，技術人員往往就把檔案質量把關忽略，而檔案部門人員只能被動接收項目資料，即交什么就收什么。直到項目竣工文件移交驗收時，才發(fā)現檔案存在技術專業(yè)質量問題，但此時，大部分技術人員已經調離項目，而檔案人員卻無從下手，導致項目檔案最后無法移交驗收。

三、總承包項目檔案管理的基本要點

（一） 項目前期準備及策劃

1.把檔案工作納入合同管理制。在項目立項開始，檔案人員要提前介入，參與項目各階段合同談判。在合同中要對項目文件的收集內容、整理、移交責任和竣工檔案的執(zhí)行標準，套數、時間和違約責任，是否向城建館移交等提出明確要求，從合同條款約束參建各方，保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)性。

2.明確檔案管理職責分工，采取經濟考核制度約束。根據總承包項目管理實際情況，建立項目檔案管理網絡，明確項目部、各分包商等的職責。分包商單位應按照職責要求，把檔案管理納入工程負責人和有關部門責任制，把項目文件管理作為工程建設工作中重要一項，以保證檔案管理工作與工程建設同步。另外，由于項目建設周期長，人員流動性大，很多項目技術人員在過程中就沒有重視檔案，等到項目文件移交時才發(fā)現檔案存在技術質量問題，造成了項目文件無法移交。因此，在項目實施過程中，應把檔案管理工作與經濟考核掛鉤，進行考核約束項目部每位成員及分包商。

3.設立文檔專人專責，唯一接口。保證文件的歸口統(tǒng)一性。總承包項目內部各部門、以及與項目參建單位各方的文件流轉接口，要建立唯一接口檔案網絡體系。總承包項目部設立文控中心，作為本項目資料歸口負責管理部門，配專職文檔管理人員負責項目文件資料的分類、登記、編號與發(fā)放，整理及歸檔等，確保文件流轉高效、版本可控，歸口統(tǒng)一。

4.制定統(tǒng)一標準化。在項目開工時，總承包單位應及時與業(yè)主單位，監(jiān)理單位，分包單位，共同溝通協(xié)調，把項目文件的編制標準（使用表式，文件編號、項目名稱，各參建單位名稱等）、質量要求，原件份數，竣工文件整理組卷標準、以及各參建方檔案責任等相關事宜，以書面形式明確下來。同時，加強檔案規(guī)范標準的宣貫，增強項目成員檔案意識。在制定標準時，應由檔案人員與專業(yè)技術人員共同結合完成，檔案部分由檔案人員負責，專業(yè)部分由專業(yè)技術人員提供，通過檔案管理與專業(yè)技術相融合，確保標準內容全面、系統(tǒng)性和可操作性。

（二） 加強項目管理實施過程管控

1.加強項目過程中文件的收集和積累。項目文件的收集工作的好壞將直接影響項目檔案的齊全完整性。項目文件收集的工作要從文件形成的源頭抓起，要采用“日記式”，不要“回憶式”，做到每事必有記錄、每事必能跟蹤，從工程項目的前期規(guī)劃、立項、初步設計，審查，開工到竣工驗收投產的全程檔案的收集，形成首尾鏈接，互為因果，全程控制的完整體系，確保項目文件系統(tǒng)性，完整性。

2.加強過程管控，確保項目檔案與工程建同步。在項目檔案管理過程中，總承包項目部以“檔案與合同相結合、過程指導與控制相結合、檢查與整改結合”的工作思路，保證項目檔案管理與工程建設同步。總承包項目要求分包單位按照工程實際進度節(jié)點制定項目文件編制報審的計劃、歸檔的計劃；并定期組織業(yè)主，監(jiān)理，總包單位的技術人員及檔案人員進行對分包單位的資料進行過程檢查，就存在的問題，提出整改措施，限期整改，否則不給予支付工程進度款。

（三） 加強項目竣工檔案審查工作

項目竣工檔案質量審查是項目檔案移交的一個重要環(huán)節(jié)，是確保項目檔案質量必不可缺少的程序。而項目竣工檔案審查分為技術審查和檔案審查。在項目建設中，技術人員是項目文件形成的主體，他們對項目文件形成過程，文件所記錄的內容，施工工序、執(zhí)行標準，以及現場實際情況最有了解，因此，技術人員負責審查與工程技術有關的內容，進行技術方面把關，而檔案審查，由檔案人員從檔案保管與利用的角度，系統(tǒng)整理的要求，對檔案的完整性，成套性、系統(tǒng)性整理的規(guī)范性、歸檔文件的質量等進行審查把關。采用技術與檔案相結合審查，既確保了項目檔案的內在質量，也保證項目檔案的完整、系統(tǒng)、有效性。

（四）工程總承包項目檔案管理應注意問題。

1.竣工圖的竣工圖章標準問題。

由于電力行業(yè)的標準《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》（DL/T5229）中對竣工圖章的樣式和使用的規(guī)定與《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）存在差異，給檔案人員對標準的執(zhí)行和實施帶來了很大的困惑，因此，在項目竣工圖編制前，總承包項目應與業(yè)主單位進行溝通，尤其是竣工圖需要向城建館移交總承包項目，更應該主動與城建溝通協(xié)調，取得一致意見，避免引起不必要的矛盾與返工。

2.加強特殊載體檔案收集歸檔。

所謂特殊載體檔案就是非紙質檔案的統(tǒng)稱，包括照片檔案、影像檔案、電子文件、實物檔案等，它們是從另一個角度反映項目建設的全過程，是證明工程質量的合格，優(yōu)良性的關鍵材料之一。在檔案專項驗收，達標投產及創(chuàng)優(yōu)檢查當中，特殊載體檔案是檢查中必查的其中一項。因此，在項目實施過程中，應加強收集歸檔的力度 。

3.項目檔案原件份數和歸屬于何處。

根據《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）規(guī)定，“工程檔案的編制不得少于兩套，一套應由建設單位保管，一套（原件）應移交當地城建檔案管理機構保存。”，然而，檔案專項驗收，機組達標投產，創(chuàng)優(yōu)工程檢查，往往檔案的核查必須提供原件，特別是涉及到項目前期依據文件，隱蔽工程，關鍵部位的施工文件，所以，對于需要向城建館移交檔案的總承包項目，開工之時，要加強與業(yè)主、城建檔案館溝通，確認項目文件原件的份數以及原件歸屬等問題。否則，將影響項目檔案移交、機組達標投產，工程創(chuàng)優(yōu)。

（五） 提高檔案人員素質

項目檔案管理是項目管理的窗口，反映項目的基礎管理水平，而檔案管理人員的素質決定著檔案管理的水平。

電力行工程建設既有通用性，又有極具專業(yè)性，因而對電力行業(yè)的總承包項檔案員是有獨特的要求。既要懂得自己本身檔案行業(yè)的國家規(guī)范標準，電力行業(yè)的檔案標準，又要了解電力行業(yè)的特點，了解行業(yè)生產運行流程，了解行業(yè)工程建設各階段的啟動和驗收流程，只有這樣才知道項目檔案要收集什么，歸檔什么，控制什么，才能對整個工程檔案進行監(jiān)督，指導、把控。同時，要做到腿勤、口勤、手勤；熱心、細心、耐心，多關注現場施工進度情況，真正融入項目檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的服務功能，在服務中收集檔案，在服務中完善檔案，讓檔案工作與項目同步發(fā)展，充分全面提高了自己素質。

（六） 建立檔案信息化管理平臺。

目前，有些總承包項目檔案保存形態(tài)主要以紙質形式存在，現場的管理人員不能隨時調閱施工圖紙，技術人員各行其是編制項目文件，項目文件出現不規(guī)范，不統(tǒng)一，甚至會因人員變動，項目文件會出現遺失；項目文件流轉審查只靠工程秘書“跑腿”傳遞等原因，影響了項目齊全完整性，規(guī)范性，項目管理信息無法及時傳遞。然而，隨著計算機和信息技術迅速發(fā)展，我國電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強，所以，總承包項目應建立現代化的檔案管理信息技術和先時的管理理念，來改善檔案管理中不合適的方法和手法，通過項目檔案信息化管理，建立項目檔案標準體系，將檔案信息輸入計算機數據庫，實現項目管理無縫連接，提高檔案管理工和效率，使檔案管理工作標準化，規(guī)范化。

三、結束語

工程總承包檔案是建設工程的歷史記錄見證，是工程竣工驗收，交付使用、維護、改造等的重要依據。因此，總承包項目應以人為本，以顧客為至上的管理理念，重視項目檔案管理工作，提供高檔案管理水平，促進電力企業(yè)管理水平發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展打下更好的基礎。

[1]《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》（DL/T5229）.

[2]《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）.

[3]《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）.

[4]《火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范》（DL/T241-2012）.

[5]《火電工程達標投產驗收規(guī)程》 （DL 5277-2012）.